Agente administrative ou agent administratif
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Contexte :
Le Collectif Nkabom est une communauté de pratique qui lutte contre le chômage chez les jeunes dans les secteurs de la nutrition et de l’agroalimentaire au Ghana au moyen d’apprentissage expérientiel, de pratiques inclusives de recherche communautaire et d’entrepreneuriat mené par les jeunes. Ce partenariat novateur, qui réunit neuf organisations ghanéennes et canadiennes de premier plan, vise la transformation de l’écosystème agroalimentaire et la création de possibilités d’emploi pour les jeunes, en particulier les femmes et les communautés marginalisées au Ghana.
L’équipe du Secrétariat (composée de six à huit personnes) servira aussi de catalyseur pour les activités de toutes les organisations partenaires. Le Secrétariat appliquera les principes de collaboration communs adoptés par les organisations partenaires dans l’élaboration collaborative des programmes et des livrables du collectif ainsi que dans la gestion quotidienne des activités du Secrétariat du collectif Nkabom.
Résumé du poste
L’agente administrative ou l’agent administratif, qui relève de la directrice associée, Administration et exploitation, Secrétariat du collectif Nkabom, fournit un soutien administratif et opérationnel efficace et efficient au Secrétariat. Le ou la titulaire du poste met en place et actualise des normes, des pratiques et des mécanismes administratifs pour le Secrétariat. Cette personne joue également le rôle d’agent(e) de liaison entre le Secrétariat et les partenaires mcgillois du Collectif, ainsi qu’avec des organisations externes au Canada et au Ghana. En étroite collaboration avec l’équipe de direction du Secrétariat, elle s’occupe de la gestion générale du bureau, de la gestion des ressources matérielles, de la planification des événements et des réunions, de l’organisation des déplacements et de la gestion des documents.
Principales responsabilités
- Administrer le Secrétariat, notamment en établissant et en mettant en œuvre des pratiques exemplaires.
- Recommander, créer et mettre en œuvre des processus en adéquation avec l’orientation stratégique de l’unité récemment constituée et en plein essor.
- Appuyer le directeur associé ou la directrice associée, Administration et exploitation, dans toutes les activités liées à la mise en œuvre des programmes et des initiatives du Collectif, ainsi qu’à l’atteinte des résultats du programme.
- Assurer la liaison et le suivi avec les partenaires de l’Université McGill et les partenaires du Collectif au Ghana afin de veiller à ce que les rapports d’étape soient remis dans les délais prévus.
- Organiser de grandes réunions et des événements spéciaux : logistique, déplacements, invitations, service de traiteur, matériel, réservation de salles, programme et instructions, communications avec les participants (de l’Université et de l’extérieur), préparation des lieux et démontage après l’événement.
- Dresser un procès-verbal détaillé des réunions, prendre les décisions qui s’imposent et veiller à la mise à exécution des décisions arrêtées et des mesures adoptées.
- Planifier et gérer l’horaire de l’équipe de direction du Secrétariat; organiser les réunions en fonction des priorités et aménager l’horaire en tenant compte des urgences et des situations délicates. Le ou la titulaire du poste doit savoir gérer des horaires chargés avec doigté et de façon autonome, et bien connaître le contexte dans lequel ils s’inscrivent.
- Organiser le transport et l’hébergement pour des voyages au pays et à l’étranger effectués pour le compte du Secrétariat et des partenaires du Collectif, notamment à l’occasion de conférences et d’événements de réseautage liés aux activités du Collectif.
- Veiller à ce que les demandes de remboursement des frais de déplacement et autres dépenses soient soumises dans les délais prévus.
- Acheter le matériel et l’équipement de bureau nécessaires aux membres du Secrétariat.
- Tenir à jour un inventaire détaillé des immobilisations, du matériel informatique et des logiciels achetés par le Secrétariat et les partenaires de l’Université McGill grâce aux fonds versés par les donateurs et destinés au Collectif.
- Superviser le personnel de soutien.
Autres compétences et aptitudes
- Personne motivée, autonome, capable de travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision, mais aussi au sein d’une équipe.
- Sens de l’organisation avéré, capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches de front et à respecter des délais multiples et des priorités changeantes.
- Rigueur et souci du détail dans la rédaction de documents et de présentations, ainsi que dans le traitement des transactions dans Minerva et McGill MarketPlace (MMP).
- Entregent et aptitudes exceptionnelles pour le renforcement de l’esprit d’équipe.
- Excellente connaissance des applications de la suite Microsoft Office 365 : SharePoint, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et OneNote.
- Excellentes compétences en communication en anglais (à l’oral et à l’écrit) et en français (à l’oral) pour collaborer efficacement avec des collègues de l’Université McGill et des partenaires externes.
- L’Université McGill est une université de langue anglaise où l’exécution des tâches quotidiennes peut nécessiter l’utilisation de l’anglais oral et écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste est de 4, sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $64,770.00 - $80,960.00 - $97,150.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director, Administration and Operations
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-09-29
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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Contexte :
Le Collectif Nkabom est une communauté de pratique qui lutte contre le chômage chez les jeunes dans les secteurs de la nutrition et de l’agroalimentaire au Ghana au moyen d’apprentissage expérientiel, de pratiques inclusives de recherche communautaire et d’entrepreneuriat mené par les jeunes. Ce partenariat novateur, qui réunit neuf organisations ghanéennes et canadiennes de premier plan, vise la transformation de l’écosystème agroalimentaire et la création de possibilités d’emploi pour les jeunes, en particulier les femmes et les communautés marginalisées au Ghana.
L’équipe du Secrétariat (composée de six à huit personnes) servira aussi de catalyseur pour les activités de toutes les organisations partenaires. Le Secrétariat appliquera les principes de collaboration communs adoptés par les organisations partenaires dans l’élaboration collaborative des programmes et des livrables du collectif ainsi que dans la gestion quotidienne des activités du Secrétariat du collectif Nkabom.
Résumé du poste
L’agente administrative ou l’agent administratif, qui relève de la directrice associée, Administration et exploitation, Secrétariat du collectif Nkabom, fournit un soutien administratif et opérationnel efficace et efficient au Secrétariat. Le ou la titulaire du poste met en place et actualise des normes, des pratiques et des mécanismes administratifs pour le Secrétariat. Cette personne joue également le rôle d’agent(e) de liaison entre le Secrétariat et les partenaires mcgillois du Collectif, ainsi qu’avec des organisations externes au Canada et au Ghana. En étroite collaboration avec l’équipe de direction du Secrétariat, elle s’occupe de la gestion générale du bureau, de la gestion des ressources matérielles, de la planification des événements et des réunions, de l’organisation des déplacements et de la gestion des documents.
Principales responsabilités
- Administrer le Secrétariat, notamment en établissant et en mettant en œuvre des pratiques exemplaires.
- Recommander, créer et mettre en œuvre des processus en adéquation avec l’orientation stratégique de l’unité récemment constituée et en plein essor.
- Appuyer le directeur associé ou la directrice associée, Administration et exploitation, dans toutes les activités liées à la mise en œuvre des programmes et des initiatives du Collectif, ainsi qu’à l’atteinte des résultats du programme.
- Assurer la liaison et le suivi avec les partenaires de l’Université McGill et les partenaires du Collectif au Ghana afin de veiller à ce que les rapports d’étape soient remis dans les délais prévus.
- Organiser de grandes réunions et des événements spéciaux : logistique, déplacements, invitations, service de traiteur, matériel, réservation de salles, programme et instructions, communications avec les participants (de l’Université et de l’extérieur), préparation des lieux et démontage après l’événement.
- Dresser un procès-verbal détaillé des réunions, prendre les décisions qui s’imposent et veiller à la mise à exécution des décisions arrêtées et des mesures adoptées.
- Planifier et gérer l’horaire de l’équipe de direction du Secrétariat; organiser les réunions en fonction des priorités et aménager l’horaire en tenant compte des urgences et des situations délicates. Le ou la titulaire du poste doit savoir gérer des horaires chargés avec doigté et de façon autonome, et bien connaître le contexte dans lequel ils s’inscrivent.
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- Veiller à ce que les demandes de remboursement des frais de déplacement et autres dépenses soient soumises dans les délais prévus.
- Acheter le matériel et l’équipement de bureau nécessaires aux membres du Secrétariat.
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Autres compétences et aptitudes
- Personne motivée, autonome, capable de travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision, mais aussi au sein d’une équipe.
- Sens de l’organisation avéré, capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches de front et à respecter des délais multiples et des priorités changeantes.
- Rigueur et souci du détail dans la rédaction de documents et de présentations, ainsi que dans le traitement des transactions dans Minerva et McGill MarketPlace (MMP).
- Entregent et aptitudes exceptionnelles pour le renforcement de l’esprit d’équipe.
- Excellente connaissance des applications de la suite Microsoft Office 365 : SharePoint, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et OneNote.
- Excellentes compétences en communication en anglais (à l’oral et à l’écrit) et en français (à l’oral) pour collaborer efficacement avec des collègues de l’Université McGill et des partenaires externes.
- L’Université McGill est une université de langue anglaise où l’exécution des tâches quotidiennes peut nécessiter l’utilisation de l’anglais oral et écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste est de 4, sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $64,770.00 - $80,960.00 - $97,150.00
Profil d'emploi:
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Superviseur :
Associate Director, Administration and Operations
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-09-29
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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