Dermalogica is looking for a Front Desk & Student Coordinator who will support and assist our Montreal Retail and Education teams. As the first point of contact, the Front Desk coordinator plays a vital role in delivering a welcoming, professional, and seamless experience for clients. This position combines customer service, administrative support, and retail responsibilities to ensure the smooth day-to-day operation of the skincare retail environment and our Education student experience.

What You’ll Do

Client Experience:

• Greet clients warmly and ensure a professional, personalized, and friendly atmosphere
• Check clients in/out efficiently and accurately
• Answer phone calls and respond to emails and inquiries in a timely, professional manner
• Offer refreshments and ensure clients feel comfortable while waiting
• Manage client flow to ensure timely service and minimal wait times

Appointment Scheduling & Coordination:

• Manage POS booking software (Booker)
• Schedule, reschedule, or cancel appointments with accuracy
• Handle follow-ups for no-shows or cancellations
• Coordinate with skin therapists to ensure schedule alignment

Student Registrar:

• Ensure student numbers are monitored and report with a consistent focus on meeting targets
• Proactively promote classes via the phone and direct student contact
• Be responsible for weekly & monthly student number analysis reports
• Identify trends affecting student attendance and implement marketing strategies to promote classes
• Update class booking system and departments online website
• Assist with coordinating the distribution of class calendars
• Identify trends affecting student attendance and implement marketing strategies to promote classes
• Update class booking system and departments online website
• Assist with coordinating the distribution of class calendars

Retail Sales Support:

• Educate clients about skincare products and recommend purchases
• Process retail transactions and maintain up-to-date knowledge of promotions and loyalty programs and membership
• Process payments, issue receipts, and handle gift card sales
• Balance cash, and manage the daily deposit
• Maintain retail displays: cleanliness, organization, and restocking
• Support inventory with management

Facility Maintenance:

• Ensure front desk and reception area are clean, organized, and fully stocked
• Monitor cleanliness of waiting areas and treatment rooms as needed and report any maintenance

Key Skills & Requirements:

• Marketing experience (an advantage)
• Skin Therapy qualification and industry experience (preferred)
• Strong communication skills, written and verbal
• Superior multi-tasking skills
• Fluently Bilingual French/English is a must
• Knowledge of Windows 365, spa booking software and POS systems
• Detail-oriented with excellent organizational skills
• Ability to multitask in a fast-paced environment
• Passion for skincare, wellness, and customer service
• Exceptional analytical and problem-solving skills
• The ability to be proactive and use initiative
• Dynamic, friendly and outgoing personality, with a high level of communication skills
• Demonstrated ability to work as part of a team as well as being self-motivated and able to work unsupervised
• Flexible scheduling availability (including evenings/weekends) a must

Dermalogica continues to dominate the professional skin care industry with distribution in over 90 countries. Known worldwide as the premiere Skin Therapist’s choice for offering the most respected professional skin care line, we are also recognized for our renowned postgraduate education. Our entrepreneurial spirit, hands-on environment and fast-paced culture encourages employees to be their best, bringing innovative solutions to reach the skin care professional and consumer. We are highly energetic, passionate, and results oriented. You will find that Dermalogica is a very special place, with tremendous opportunities ahead for us, all building upon a record of achievement.

We thank all candidates for applying but only those that are qualified will be contacted. No agencies. Dermalogica is an equal opportunity employer. It prohibits discrimination based on age, ethnicity, disability, national origin, race, religion, gender, family status, sexual orientation, and any other legally protected class in accordance with applicable federal, provincial, and local laws. Dermalogica is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace. If you are contacted for an interview and require accommodation during the interview process, please let us know.

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Dermalogica est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) à la réception et aux étudiants pour soutenir nos équipes de vente au détail et d’éducation à Montréal. En tant que premier point de contact, le/la coordonnateur(trice) à la réception joue un rôle essentiel en offrant une expérience accueillante, professionnelle et fluide aux clients. Ce poste combine le service à la clientèle, le soutien administratif et les responsabilités liées à la vente au détail afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de notre environnement de soins de la peau et de l’expérience étudiante en formation.

Ce que vous ferez

Expérience client :

• Accueillir chaleureusement les clients et assurer une atmosphère professionnelle, personnalisée et conviviale
• Effectuer l’enregistrement et le départ des clients de manière efficace et précise
• Répondre aux appels téléphoniques, courriels et demandes de renseignements de façon rapide et professionnelle
• Offrir des rafraîchissements et veiller au confort des clients en salle d’attente
• Gérer le flux de clients pour assurer un service ponctuel et minimiser les temps d’attente

Planification et coordination des rendez-vous :

• Gérer le logiciel de réservation POS (Booker)
• Planifier, replanifier ou annuler les rendez-vous avec précision
• Assurer le suivi des absences ou annulations
• Coordonner avec les thérapeutes de la peau pour assurer l’alignement des horaires

Registraire des étudiants :

• Surveiller le nombre d’étudiants et produire des rapports réguliers en vue d’atteindre les objectifs
• Promouvoir activement les cours par téléphone et contact direct avec les étudiants
• Produire des rapports hebdomadaires et mensuels sur les statistiques de fréquentation
• Identifier les tendances influençant la présence des étudiants et mettre en œuvre des stratégies marketing pour promouvoir les cours
• Mettre à jour le système de réservation des cours et le site web du département
• Aider à la coordination et à la distribution des calendriers de cours

Soutien aux ventes au détail :

• Informer les clients sur les produits de soins de la peau et recommander des achats
• Traiter les transactions de vente au détail et rester informé(e) des promotions, programmes de fidélité et adhésions
• Traiter les paiements, émettre les reçus et gérer la vente de cartes-cadeaux
• Faire la balance de la caisse et gérer le dépôt quotidien
• Maintenir les présentoirs de vente : propreté, organisation et réapprovisionnement
• Soutenir la gestion des stocks

Entretien des installations:

• Veiller à ce que la réception soit propre, organisée et bien approvisionnée
• Surveiller la propreté des salles d’attente et de traitement et signaler tout besoin d’entretien

Compétences clés et exigences :

• Expérience en marketing (un atout)
• Qualification en thérapie de la peau et expérience dans l’industrie (préféré)
• Excellentes compétences en communication, à l’oral et à l’écrit
• Capacité supérieure à gérer plusieurs tâches à la fois
• Bilinguisme parfait (français/anglais) requis
• Connaissance de Windows 365, des logiciels de réservation pour spas et des systèmes POS
• Souci du détail et excellentes compétences organisationnelles
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique
• Passion pour les soins de la peau, le bien-être et le service à la clientèle
• Compétences exceptionnelles en analyse et en résolution de problèmes
• Capacité à être proactif(ve) et à faire preuve d’initiative
• Personnalité dynamique, amicale et sociable, avec un excellent sens de la communication
• Capacité démontrée à travailler en équipe tout en étant autonome
• Disponibilité flexible (incluant soirs et fins de semaine) requise

Dermalogica continue de dominer l’industrie des soins de la peau professionnels avec une distribution dans plus de 90 pays. Reconnue mondialement comme le choix numéro un des thérapeutes de la peau pour sa gamme de soins professionnels respectée, Dermalogica est également renommée pour sa formation postgraduée. Notre esprit entrepreneurial, notre environnement pratique et notre culture dynamique encouragent les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes en apportant des solutions innovantes aux professionnels et aux consommateurs. Dermalogica est un endroit unique, avec de formidables opportunités à venir, bâties sur une solide histoire de succès.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais seuls les candidats retenus seront contactés. Aucune agence svp. Dermalogica est un employeur garantissant l’égalité des chances. Nous interdisons toute forme de discrimination fondée sur l’âge, l’origine ethnique, le handicap, la nationalité, la race, la religion, le genre, la situation familiale, l’orientation sexuelle ou toute autre classe protégée par les lois fédérales, provinciales ou locales applicables. Dermalogica s’engage à créer et maintenir un milieu de travail inclusif et accessible. Si vous êtes contacté(e) pour une entrevue et avez besoin d’un accommodement, veuillez nous en informer.