Coordonnateur(rice) administratif(ve) – Affaires étudiantes
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Le Département de médecine familiale offre un programme de formation postdoctorale de deux ans entièrement accrédité, basé sur un modèle de formation en soins primaires dispensé dans 12 unités d’enseignement clinique. Il s’agit du plus grand programme de résidence à McGill, accueillant environ 110 nouveaux résidents chaque année. Le département offre également des prolongations optionnelles de formation (jusqu’à 6 mois) ainsi qu’une troisième année de formation en compétences avancées dans 7 programmes (d’une durée de 6 à 12 mois). En réponse à la demande croissante pour des médecins de famille au Québec, le programme a connu une croissance importante au cours des dernières années, tant dans la taille des cohortes de résidents et le nombre de sites d’enseignement que dans le contenu global et la durée du programme.
Relevant de l’administratrice du programme, Affaires des résidents et sites, la personne titulaire soutient les résidents, les directeurs de site et les administrateurs des sites cliniques dans leurs activités quotidiennes, afin d’assurer une communication claire et une collaboration efficace entre les sites et McGill.
###Responsabilités principales
- Agir comme premier point de contact administratif pour les résidents, les directeurs de site du DPC (DMEP), les administrateurs de sites cliniques et toute autre personne impliquée dans la prestation de l’éducation médicale postdoctorale en médecine familiale dans les sites d’enseignement (GMF-U) à travers la province, afin d’assurer le bon fonctionnement du programme dans l’environnement clinique, sous la direction administrative de leaders non affiliés à McGill.
- Favoriser des relations collaboratives et positives avec les membres de l’équipe qui ne sont pas affiliés à McGill, mais qui jouent un rôle essentiel dans la qualité uniforme de l’expérience des résidents.
- Participer à la formation et au soutien continu des administrateurs de sites cliniques et des directeurs de sites situés dans les GMF-U.
- Tenir des réunions régulières avec les administrateurs de site pour évaluer les dossiers des résidents, traiter les préoccupations et fournir des informations sur les politiques et systèmes de McGill. En cas de besoin d’escalade, prendre les mesures appropriées.
- Recevoir les demandes de congés — y compris congés annuels, congés d’étude, congés médicaux et congés pour conférences — provenant des résidents et des administrateurs de site.
- Suivre et rapprocher les comptes, relevés et rapports.
- Coordonner le remboursement des dépenses liées aux activités du programme pour les résidents ainsi que pour les directeurs du programme et de sites.
- Enregistrer les dépenses et fournir, au besoin, des relevés de compte.
- Résoudre les questions et préoccupations liées à One45 et offrir le soutien nécessaire. Collaborer avec l’équipe PGME One45 pour régler tout problème éventuel.
- Servir de principal point de contact pour les nouveaux résidents entrant dans le programme à McGill. Répondre aux questions, fournir de l’information et de l’orientation, et diriger vers les ressources appropriées pour faciliter leur intégration dans le programme de résidence en médecine familiale.
- Offrir un soutien administratif à l’administratrice du programme, Affaires des résidents et des sites, durant le processus d’admission CaRMS : planification des entrevues, communications avec les candidats, organisation des dates d’entrevue, etc.
- Participer à l’organisation et au déroulement des activités et événements du programme lorsque requis, tels que l’orientation, l’agrément, les événements promotionnels, etc.
- Planifier des réunions, contacter les participants et réserver les salles. Aider à préparer l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions relevant de son domaine de responsabilité.
- Agir comme membre de l’équipe du département et aider d’autres programmes à respecter leurs échéances au besoin.
La liste des tâches et responsabilités ci‑dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être effectuées par une personne dont le poste correspond à cette description.
###Autres compétences et aptitudes requises
La personne retenue doit posséder d’excellentes compétences en gestion du temps et le désir de travailler dans un environnement dynamique, ainsi qu’une capacité à prioriser et à mener plusieurs projets simultanément afin de respecter des échéances régulières. Capacité démontrée de travailler de façon autonome et en équipe. Aptitudes exceptionnelles en communication interpersonnelle et capacité à interagir avec des universitaires, des résidents, des fellows et du personnel à tous les niveaux. Capacité à coordonner les communications entre divers départements, à planifier des réunions, à distribuer des rapports et à tenir les parties informées des activités générales. Compétences en planification d’événements. Sens de l’organisation, compétence en rédaction administrative, esprit d’innovation, capacité à rester calme sous pression, excellentes compétences en résolution de problèmes et en gestion des priorités, débrouillardise. Capacité à résoudre les problèmes en analysant l’information, en identifiant et en communiquant des solutions. Grande attention aux détails et capacité démontrée à réviser et corriger des documents, en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Aptitude à prendre des procès-verbaux. À l’aise dans un environnement PC utilisant Microsoft Office et des bases de données spécialisées, Minerva, Oracle et One45. Une expérience préalable en milieu clinique est considérée comme un atout. Excellentes compétences de communication orale et écrite en français et en anglais. Un test peut être administré.
- Des déplacements occasionnels vers nos sites peuvent être requis (à Montréal et vers des sites situés à l’extérieur de l’île).
- Poste financé à même des fonds non récurrents.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Program Administrator
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-01-03
Date limite pour postuler :
2026-04-03
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
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About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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Le Département de médecine familiale offre un programme de formation postdoctorale de deux ans entièrement accrédité, basé sur un modèle de formation en soins primaires dispensé dans 12 unités d’enseignement clinique. Il s’agit du plus grand programme de résidence à McGill, accueillant environ 110 nouveaux résidents chaque année. Le département offre également des prolongations optionnelles de formation (jusqu’à 6 mois) ainsi qu’une troisième année de formation en compétences avancées dans 7 programmes (d’une durée de 6 à 12 mois). En réponse à la demande croissante pour des médecins de famille au Québec, le programme a connu une croissance importante au cours des dernières années, tant dans la taille des cohortes de résidents et le nombre de sites d’enseignement que dans le contenu global et la durée du programme.
Relevant de l’administratrice du programme, Affaires des résidents et sites, la personne titulaire soutient les résidents, les directeurs de site et les administrateurs des sites cliniques dans leurs activités quotidiennes, afin d’assurer une communication claire et une collaboration efficace entre les sites et McGill.
###Responsabilités principales
- Agir comme premier point de contact administratif pour les résidents, les directeurs de site du DPC (DMEP), les administrateurs de sites cliniques et toute autre personne impliquée dans la prestation de l’éducation médicale postdoctorale en médecine familiale dans les sites d’enseignement (GMF-U) à travers la province, afin d’assurer le bon fonctionnement du programme dans l’environnement clinique, sous la direction administrative de leaders non affiliés à McGill.
- Favoriser des relations collaboratives et positives avec les membres de l’équipe qui ne sont pas affiliés à McGill, mais qui jouent un rôle essentiel dans la qualité uniforme de l’expérience des résidents.
- Participer à la formation et au soutien continu des administrateurs de sites cliniques et des directeurs de sites situés dans les GMF-U.
- Tenir des réunions régulières avec les administrateurs de site pour évaluer les dossiers des résidents, traiter les préoccupations et fournir des informations sur les politiques et systèmes de McGill. En cas de besoin d’escalade, prendre les mesures appropriées.
- Recevoir les demandes de congés — y compris congés annuels, congés d’étude, congés médicaux et congés pour conférences — provenant des résidents et des administrateurs de site.
- Suivre et rapprocher les comptes, relevés et rapports.
- Coordonner le remboursement des dépenses liées aux activités du programme pour les résidents ainsi que pour les directeurs du programme et de sites.
- Enregistrer les dépenses et fournir, au besoin, des relevés de compte.
- Résoudre les questions et préoccupations liées à One45 et offrir le soutien nécessaire. Collaborer avec l’équipe PGME One45 pour régler tout problème éventuel.
- Servir de principal point de contact pour les nouveaux résidents entrant dans le programme à McGill. Répondre aux questions, fournir de l’information et de l’orientation, et diriger vers les ressources appropriées pour faciliter leur intégration dans le programme de résidence en médecine familiale.
- Offrir un soutien administratif à l’administratrice du programme, Affaires des résidents et des sites, durant le processus d’admission CaRMS : planification des entrevues, communications avec les candidats, organisation des dates d’entrevue, etc.
- Participer à l’organisation et au déroulement des activités et événements du programme lorsque requis, tels que l’orientation, l’agrément, les événements promotionnels, etc.
- Planifier des réunions, contacter les participants et réserver les salles. Aider à préparer l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions relevant de son domaine de responsabilité.
- Agir comme membre de l’équipe du département et aider d’autres programmes à respecter leurs échéances au besoin.
La liste des tâches et responsabilités ci‑dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être effectuées par une personne dont le poste correspond à cette description.
###Autres compétences et aptitudes requises
La personne retenue doit posséder d’excellentes compétences en gestion du temps et le désir de travailler dans un environnement dynamique, ainsi qu’une capacité à prioriser et à mener plusieurs projets simultanément afin de respecter des échéances régulières. Capacité démontrée de travailler de façon autonome et en équipe. Aptitudes exceptionnelles en communication interpersonnelle et capacité à interagir avec des universitaires, des résidents, des fellows et du personnel à tous les niveaux. Capacité à coordonner les communications entre divers départements, à planifier des réunions, à distribuer des rapports et à tenir les parties informées des activités générales. Compétences en planification d’événements. Sens de l’organisation, compétence en rédaction administrative, esprit d’innovation, capacité à rester calme sous pression, excellentes compétences en résolution de problèmes et en gestion des priorités, débrouillardise. Capacité à résoudre les problèmes en analysant l’information, en identifiant et en communiquant des solutions. Grande attention aux détails et capacité démontrée à réviser et corriger des documents, en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Aptitude à prendre des procès-verbaux. À l’aise dans un environnement PC utilisant Microsoft Office et des bases de données spécialisées, Minerva, Oracle et One45. Une expérience préalable en milieu clinique est considérée comme un atout. Excellentes compétences de communication orale et écrite en français et en anglais. Un test peut être administré.
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Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Program Administrator
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-01-03
Date limite pour postuler :
2026-04-03
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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