Office & Logistics Coordinator
About the role
Anglais à suivre - English to follow
Lieu : Montréal, QC (Sur site)
Type d’emploi : Temps plein
Échelle salariale : 40 000 $ – 55 000 $ par année
À propos de Haply Robotics
Haply Robotics conçoit des dispositifs haptiques avancés qui redéfinissent l’interaction numérique. Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) de bureau et de la logistique proactif(ve) et minutieux(se) pour gérer notre espace de travail de trois étages, superviser toutes les expéditions et réceptions, maintenir les niveaux d’inventaire pour les fournitures et les provisions, et garder le bureau propre, organisé et fonctionnel en tout temps.
• Ce poste est prévu pour 40 heures de travail par semaine, du lundi au vendredi, entre 9 h 00 (HNP) et 18 h 00 (HNP).
• Ce poste peut être basé dans n’importe quelle province du Canada. Veuillez noter que des déplacements peuvent être requis au Canada et aux États Unis.
• À l’heure actuelle, nous ne pouvons considérer que les candidats ayant le statut de résident permanent ou de citoyen canadien.
• Des vérifications des antécédents judiciaires ou un contrôle de sécurité renforcé peuvent être requis comme condition d’emploi.
Responsabilités
Propreté et entretien du bureau
- Maintenir un espace de travail propre, organisé et de haut niveau sur les trois étages
- Remettre en ordre la cuisine, les salles de bain, les salles de réunion et les espaces communs chaque jour
- Ranger les articles immédiatement et garder toutes les zones en ordre
- Repérer et résoudre les problèmes que d’autres pourraient ne pas remarquer
- Vider les poubelles et le recyclage, essuyer les surfaces, gérer la vaisselle et passer l’aspirateur au besoin
- Arroser les plantes, remplacer les ampoules et signaler de manière proactive les besoins en maintenance
- Horaire : 8 h 00 à 16 h 30, du lundi au vendredi
Expédition et réception
- Gérer toutes les expéditions entrantes et sortantes
- Vérifier les livraisons, mettre à jour les registres et entreposer les articles correctement
- Emballer, étiqueter et expédier les unités clients, les kits de démonstration et les colis internes
- Maintenir les zones d’expédition et d’entreposage propres, organisées et prêtes en tout temps
Inventaire
- Prendre en charge les commandes hebdomadaires et le réapprovisionnement
- S’assurer que les articles sont toujours disponibles avant d’être épuisés
- Garder les placards de rangement propres et faciles à organiser
Soutien administratif général
- Préparer les salles de réunion et les espaces de démonstration
- Assister les gestionnaires avec de petites tâches administratives
- Effectuer de petites courses ou des achats locaux au besoin
- Aider à la mise en place des événements internes ou des démonstrations
Exigences
- Plus d’un an d’expérience en administration de bureau
- Plus d’un an d’expérience en expédition et réception
- Grande attention aux détails et standards personnels élevés
- Capacité à travailler de manière autonome sans formation étape par étape
- Solides compétences en gestion du temps et en organisation
- À l’aise dans un environnement de startup au rythme rapide
- Capable de soulever et de déplacer des boîtes
- Maîtrise de Google Workspace et des tableurs de base
- Bilingue en anglais et en français (parlé et écrit) — un atout
Atouts
- Expérience dans une startup ou un environnement au rythme rapide
- Expérience en coordination de fournisseurs ou de fournisseurs de services
- Expérience dans l’entretien ou la gestion de bureaux répartis sur plusieurs étages
Location: Montreal, QC (On-Site)
Job Type: Full-time
Salary Range: $40,000–$55,000 per year
About Haply Robotics
Haply Robotics builds advanced haptic devices that reshape digital interaction. We’re looking for a proactive and detail-oriented Office & Logistics Coordinator to manage our three-floor workspace, oversee all shipping and receiving, maintain inventory levels for supplies and groceries, and keep the office clean, organized, and running efficiently.
• This position will be scheduled for 40 working hours, Monday to Friday, between the operating hours of 9:00 AM (PST) to 6:00 PM (PST).
• This position can be based out of any province in Canada. Please note that travel may be required within Canada and the USA.
• At this time, we can only consider applicants with Canadian permanent residence or citizenship status.
• Criminal record checks or enhanced security screening may be required as a condition of employment.
Responsibilities
Office Cleanliness & Maintenance
- Maintain a clean, organized, high-standard workspace across all three floors
- Reset kitchen, bathrooms, meeting rooms, and shared spaces daily
- Put items away immediately and keep all areas tidy
- Notice and resolve issues that others overlook
- Empty garbage and recycling, wipe surfaces, manage dishes, and vacuum as needed
- Water plants, replace light bulbs, and flag maintenance needs proactively
Shipping & Receiving
- Handle all incoming and outgoing shipments
- Verify deliveries, update records, and store items correctly
- Pack, label, and ship customer units, demo kits, and internal packages
- Keep shipping and storage areas clean, organized, and ready at all times
Inventory
- Take responsibility for weekly ordering and restocking
- Ensure items are always available before they run out
- Keep storage closets neat and easy to navigate
General Office Support
- Prepare meeting rooms and demo spaces
- Support managers with small administrative tasks
- Handle simple errands or local purchases when required
- Assist with setup for internal events or demos
Requirements
- 1+ years of experience in office administration
- 1+ years of experience in shipping and receiving
- Strong attention to detail and high personal standards
- Ability to work independently without step-by-step training
- Strong time management and organizational skills
- Comfortable in a fast-paced startup environment
- Able to lift and move boxes
- Proficient with Google Workspace and basic spreadsheets
- Bilingual in English and French (spoken and written) preferred
Nice-to-Haves
- Experience in a startup or fast-paced environment
- Experience coordinating vendors or suppliers
- Experience maintaining multi-floor office environments
About Haply Robotics
At Haply Robotics, we strive to build amazing things.
We are a team devoted to the vision of a future where the lines are blurred between the physical and virtual world.
We are a group of people that live to create new technologies with a lasting impact. We share a collective dedication to our work, not as an obligation, but as an opportunity. If you feel this way, you are amongst friends.
Our team of engineers and developers at Haply have product design and development in their DNA. We are a group of passionate makers with academic backgrounds in the areas of simulation, robotics, electronics, game dev, and mechanical design. Our specialty lies in the development of emerging technologies, taking things from concept to product through lightning-fast design iterations using state-of-the-art rapid manufacturing principles.
We engineer products grounded in solid physics and engineering principles, with quality at their core.
We are building the next generation of touch enabled interfaces in collaboration with leading gaming companies and research organizations from around the world. These physical consoles will combine force-feedback technologies with submillimeter precision wireless tracking in large environments and VR/AR displays.
Our goal is to forever shape the way we interact with our technology by facilitating the sense of touch to be a part of digital interactions. We envision a world where medical specialists from around the globe can access and train their physical skills with online learning material from leading institutions. In this world, students in a classroom setting will go on virtual reality field trips where they will brush away the dirt and pick through the rock to uncover virtual dinosaur bones. We will shape the way people learn, train, and entertain themselves from those at the peak of their careers to those at the very start.
Office & Logistics Coordinator
About the role
Anglais à suivre - English to follow
Lieu : Montréal, QC (Sur site)
Type d’emploi : Temps plein
Échelle salariale : 40 000 $ – 55 000 $ par année
À propos de Haply Robotics
Haply Robotics conçoit des dispositifs haptiques avancés qui redéfinissent l’interaction numérique. Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) de bureau et de la logistique proactif(ve) et minutieux(se) pour gérer notre espace de travail de trois étages, superviser toutes les expéditions et réceptions, maintenir les niveaux d’inventaire pour les fournitures et les provisions, et garder le bureau propre, organisé et fonctionnel en tout temps.
• Ce poste est prévu pour 40 heures de travail par semaine, du lundi au vendredi, entre 9 h 00 (HNP) et 18 h 00 (HNP).
• Ce poste peut être basé dans n’importe quelle province du Canada. Veuillez noter que des déplacements peuvent être requis au Canada et aux États Unis.
• À l’heure actuelle, nous ne pouvons considérer que les candidats ayant le statut de résident permanent ou de citoyen canadien.
• Des vérifications des antécédents judiciaires ou un contrôle de sécurité renforcé peuvent être requis comme condition d’emploi.
Responsabilités
Propreté et entretien du bureau
- Maintenir un espace de travail propre, organisé et de haut niveau sur les trois étages
- Remettre en ordre la cuisine, les salles de bain, les salles de réunion et les espaces communs chaque jour
- Ranger les articles immédiatement et garder toutes les zones en ordre
- Repérer et résoudre les problèmes que d’autres pourraient ne pas remarquer
- Vider les poubelles et le recyclage, essuyer les surfaces, gérer la vaisselle et passer l’aspirateur au besoin
- Arroser les plantes, remplacer les ampoules et signaler de manière proactive les besoins en maintenance
- Horaire : 8 h 00 à 16 h 30, du lundi au vendredi
Expédition et réception
- Gérer toutes les expéditions entrantes et sortantes
- Vérifier les livraisons, mettre à jour les registres et entreposer les articles correctement
- Emballer, étiqueter et expédier les unités clients, les kits de démonstration et les colis internes
- Maintenir les zones d’expédition et d’entreposage propres, organisées et prêtes en tout temps
Inventaire
- Prendre en charge les commandes hebdomadaires et le réapprovisionnement
- S’assurer que les articles sont toujours disponibles avant d’être épuisés
- Garder les placards de rangement propres et faciles à organiser
Soutien administratif général
- Préparer les salles de réunion et les espaces de démonstration
- Assister les gestionnaires avec de petites tâches administratives
- Effectuer de petites courses ou des achats locaux au besoin
- Aider à la mise en place des événements internes ou des démonstrations
Exigences
- Plus d’un an d’expérience en administration de bureau
- Plus d’un an d’expérience en expédition et réception
- Grande attention aux détails et standards personnels élevés
- Capacité à travailler de manière autonome sans formation étape par étape
- Solides compétences en gestion du temps et en organisation
- À l’aise dans un environnement de startup au rythme rapide
- Capable de soulever et de déplacer des boîtes
- Maîtrise de Google Workspace et des tableurs de base
- Bilingue en anglais et en français (parlé et écrit) — un atout
Atouts
- Expérience dans une startup ou un environnement au rythme rapide
- Expérience en coordination de fournisseurs ou de fournisseurs de services
- Expérience dans l’entretien ou la gestion de bureaux répartis sur plusieurs étages
Location: Montreal, QC (On-Site)
Job Type: Full-time
Salary Range: $40,000–$55,000 per year
About Haply Robotics
Haply Robotics builds advanced haptic devices that reshape digital interaction. We’re looking for a proactive and detail-oriented Office & Logistics Coordinator to manage our three-floor workspace, oversee all shipping and receiving, maintain inventory levels for supplies and groceries, and keep the office clean, organized, and running efficiently.
• This position will be scheduled for 40 working hours, Monday to Friday, between the operating hours of 9:00 AM (PST) to 6:00 PM (PST).
• This position can be based out of any province in Canada. Please note that travel may be required within Canada and the USA.
• At this time, we can only consider applicants with Canadian permanent residence or citizenship status.
• Criminal record checks or enhanced security screening may be required as a condition of employment.
Responsibilities
Office Cleanliness & Maintenance
- Maintain a clean, organized, high-standard workspace across all three floors
- Reset kitchen, bathrooms, meeting rooms, and shared spaces daily
- Put items away immediately and keep all areas tidy
- Notice and resolve issues that others overlook
- Empty garbage and recycling, wipe surfaces, manage dishes, and vacuum as needed
- Water plants, replace light bulbs, and flag maintenance needs proactively
Shipping & Receiving
- Handle all incoming and outgoing shipments
- Verify deliveries, update records, and store items correctly
- Pack, label, and ship customer units, demo kits, and internal packages
- Keep shipping and storage areas clean, organized, and ready at all times
Inventory
- Take responsibility for weekly ordering and restocking
- Ensure items are always available before they run out
- Keep storage closets neat and easy to navigate
General Office Support
- Prepare meeting rooms and demo spaces
- Support managers with small administrative tasks
- Handle simple errands or local purchases when required
- Assist with setup for internal events or demos
Requirements
- 1+ years of experience in office administration
- 1+ years of experience in shipping and receiving
- Strong attention to detail and high personal standards
- Ability to work independently without step-by-step training
- Strong time management and organizational skills
- Comfortable in a fast-paced startup environment
- Able to lift and move boxes
- Proficient with Google Workspace and basic spreadsheets
- Bilingual in English and French (spoken and written) preferred
Nice-to-Haves
- Experience in a startup or fast-paced environment
- Experience coordinating vendors or suppliers
- Experience maintaining multi-floor office environments
About Haply Robotics
At Haply Robotics, we strive to build amazing things.
We are a team devoted to the vision of a future where the lines are blurred between the physical and virtual world.
We are a group of people that live to create new technologies with a lasting impact. We share a collective dedication to our work, not as an obligation, but as an opportunity. If you feel this way, you are amongst friends.
Our team of engineers and developers at Haply have product design and development in their DNA. We are a group of passionate makers with academic backgrounds in the areas of simulation, robotics, electronics, game dev, and mechanical design. Our specialty lies in the development of emerging technologies, taking things from concept to product through lightning-fast design iterations using state-of-the-art rapid manufacturing principles.
We engineer products grounded in solid physics and engineering principles, with quality at their core.
We are building the next generation of touch enabled interfaces in collaboration with leading gaming companies and research organizations from around the world. These physical consoles will combine force-feedback technologies with submillimeter precision wireless tracking in large environments and VR/AR displays.
Our goal is to forever shape the way we interact with our technology by facilitating the sense of touch to be a part of digital interactions. We envision a world where medical specialists from around the globe can access and train their physical skills with online learning material from leading institutions. In this world, students in a classroom setting will go on virtual reality field trips where they will brush away the dirt and pick through the rock to uncover virtual dinosaur bones. We will shape the way people learn, train, and entertain themselves from those at the peak of their careers to those at the very start.