Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Cabinet de la rectrice ou du recteur

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

N/A

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/11/20

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/12/01

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

Personnel non syndiqué, classe NC7 - 35 heures

Échelle salariale :

$83,815.00 - $104,769.00

Raison d’être du poste

Apporter un soutien administratif et opérationnel complet au Cabinet de la rectrice, en répondant efficacement aux besoins de la haute direction de l’Université. Agir à titre de point de coordination, et permettre à la rectrice et à la haute direction de se concentrer sur les priorités institutionnelles en anticipant les besoins, en gérant des flux de travail complexes et en assurant une communication fluide avec les parties prenantes internes et externes au plus haut niveau.

Offrir un soutien général à la haute direction en ce qui a trait aux communications, à la coordination à la gouvernance ainsi qu’à la gestion des systèmes numériques afin que le Cabinet de la rectrice exerce ses activités avec précision, professionnalisme et impact. Jouer un rôle central dans le renforcement de la réputation de l’établissement, le soutien des processus décisionnels et la promotion de l’alignement au sein de la communauté universitaire grâce à une communication efficace, à la gestion d’événements et à la mobilisation des parties intéressées. Au nom de l’Université, servir de point de contact clé pour les visiteuses et visiteurs de niveau supérieur, les dignitaires et les personnalités importantes, en leur offrant une expérience accueillante et professionnelle à l’image des valeurs et de la réputation de l’établissement.

Contribuer au perfectionnement professionnel et à la coordination de l’ensemble de la communauté des adjoints et adjointes de direction, en plus d’offrir un soutien direct, en favorisant des normes d’excellence, de collaboration et d’innovation cohérentes dans les pratiques administratives à l’échelle de l’établissement.

Responsabilités particulières

• Gérer des calendriers complexes et confidentiels afin d’optimiser le temps de la rectrice et du chef de cabinet en fonction de priorités stratégiques. Faire preuve de discernement, de discrétion, de célérité et d’autonomie en ce qui concerne la gestion de l’agenda de la rectrice, notamment lorsqu’il doit être modifié. Reconnaître les répercussions potentielles de l’annulation ou du déplacement de réunions avec les parties prenantes au plus haut niveau et gérer stratégiquement les demandes des personnes prioritaires, en minimisant les perturbations et en visant des résultats productifs. Gérer des calendriers flexibles et s’adapter à des changements d’horaire imprévus, p. ex., pour des réunions ou événements.
• Coordonner des itinéraires de voyage complexes pour des membres de la haute direction, y compris des déplacements à l’étranger. Veiller à ce que les documents nécessaires à l’obtention d’un visa pour la rectrice soient obtenus et conformes aux exigences du pays de destination. Communiquer avec les autorités compétentes et les prestataires de services de voyage pour faciliter les déplacements transfrontaliers. Préparer des dossiers de remboursement et veiller au respect des règlements de l’établissement. Saisir et valider des données dans des systèmes comme Workday, en s’assurant de leur exactitude et de leur pertinence pour garantir un traitement adéquat et rapide.
• Veiller à ce que la rectrice soit parfaitement préparée pour toutes les réunions importantes, sans exception, en anticipant les besoins et en coordonnant les documents d’information. Coordonner des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunion pour les membres de la haute direction qui synthétisent des informations essentielles pour la prise de décision, et coordonner la participation de la rectrice aux réunions de gouvernance (p. ex., Comité d’administration, Bureau des gouverneurs et Sénat), en veillant à ce que la documentation soit préparée et que les lectures préalables et les suivis soient effectués en temps voulu et avec exactitude.
• Diriger la conception et la mise en page de présentations et de rapports pour les membres de la haute direction, en intégrant les normes en matière d’accessibilité et d’image de marque. Rédiger la correspondance à l’intention de la haute direction, y compris les présentations et les discours, et coordonner la traduction et assurer la cohérence des documents bilingues.
• Faciliter l’élaboration de l’ordre du jour, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des actions pour les comités exécutifs. Fournir des informations contextuelles, politiques et biographiques à la haute direction avant les réunions pour que les personnes en poste soient bien préparées et informées.
• Superviser la planification et la logistique des réunions et événements à fort impact en assurant la liaison avec les parties prenantes de haut niveau, internes et externes, incluant les représentantes et représentants gouvernementaux au plus haut niveau, les membres du corps diplomatique, les personnes qui font des dons transformateurs et les partenaires universitaires cadres pour assurer la bonne gestion de l’agenda du Cabinet de la rectrice. Veiller à ce que toutes les demandes d’habilitation de sécurité soient remplies avec exactitude et soumises à temps afin que la rectrice et son équipe puissent remplir leur rôle sans retard ni perturbation.
• Établir et gérer des systèmes d’archivage numérique structurés à l’aide de plateformes comme SharePoint et Microsoft Teams pour soutenir la gouvernance, la conformité et la gestion des connaissances organisationnelles. Appliquer des protocoles sécurisés d’archivage et de contrôle des accès conformément aux normes institutionnelles, en veillant à ce que les autorisations, les politiques de conservation et la confidentialité soient respectées sur l’ensemble des plateformes prises en charge.
• Diriger le triage de l’ensemble des demandes adressées au Cabinet de la rectrice, en veillant à ce qu’elles soient acheminées rapidement aux parties prenantes concernées. Trier les demandes entrantes sous leurs différentes formes (en personne, par courriel, par téléphone, par courrier).
• Superviser le processus de traitement de la correspondance et veiller à ce que les réponses soient communiquées en temps opportun. Servir de point de contact de confiance pour les parties prenantes internes et externes en gérant les demandes sensibles avec professionnalisme et en toute confidentialité.
• Maintenir et entretenir des canaux de communication interne, y compris le site Web interne et les canaux Teams, pour faciliter les communications entre le personnel et la direction en recueillant, en synthétisant et en transmettant les commentaires, points de vue et préoccupations émergentes de l’organisation, et ainsi permettre une prise de conscience et améliorer la réactivité de la direction. Élaborer et tenir à jour des répertoires et des listes de personnes-ressources afin de simplifier la recherche à l’interne.
• Faire progresser le perfectionnement professionnel de la communauté des adjoints et adjointes de direction en mettant en œuvre des initiatives qui renforcent les compétences, le partage des connaissances et le mentorat. De manière non officielle, agir en tant que leader des professionnelles et professionnels de soutien à la haute direction, en favorisant le partage des connaissances, l’amélioration continue et l’adoption de pratiques avant-gardistes. Diriger des initiatives de groupe pour relever des défis communs et générer des solutions créatives qui profitent à l’ensemble du réseau administratif.
• Établir et faire respecter des normes administratives cohérentes à l’échelle de l’établissement, en encourageant la collaboration et l’innovation dans les pratiques de soutien aux cadres.

Connaissances, expérience et compétences

• Études postsecondaires en administration, bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Expérience reconnue dans un rôle de soutien à la haute direction dans une organisation complexe, idéalement dans un établissement d’enseignement supérieur, un gouvernement ou un grand établissement. (Une expérience manifeste équivalente à au moins sept années dans un rôle semblable.)
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités, à anticiper les besoins et à bien travailler sous pression.
• Expérience du milieu universitaire (un atout).
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale; capacité à rédiger, réviser et synthétiser des documents destinés à des cadres et à des professionnels et professionnelles de la gouvernance.
• Solides compétences en gestion des relations et capacité à travailler efficacement avec des membres de la haute direction, des représentants et représentantes du gouvernement et des parties prenantes externes.
• Discrétion, jugement et capacité à traiter des renseignements très sensibles et confidentiels éprouvés.
• Bon sens politique et organisationnel; capacité à travailler dans des structures de gouvernance et des dynamiques institutionnelles complexes.
• Maîtrise d’outils de productivité et de plateformes de collaboration numériques (p. ex., MS Office 365, Teams, Zoom, Workday et bases de données).
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision au sein d’une équipe et de composer avec la pression tout en respectant des échéances fermes.
• Capacité à faire preuve d’adaptation, de résilience et de professionnalisme dans la gestion de priorités changeantes et de demandes urgentes.
• Solides compétences en organisation et en gestion de projet.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.