Temps complet - permanent – 35 h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Relevant du directeur de la Gouvernance de l’information, le titulaire du poste contribue à assurer une saine gestion de l’actif informationnel, permettant à l'OACIQ d’exploiter efficacement les documents et les informations indispensables à la prise de décisions et à la réalisation de ses activités.

Responsabilités clés

• Veiller à l’application, à la mise à jour et au respect du plan de classification, du calendrier de conservation et de la convention de nommage.
• Gérer les logiciels de gestion électronique des documents, notamment Constellio, Sharepoint et Librex.
• Traiter et analyser les demandes d'accès aux documents.
• Effectuer les tâches relatives au cycle de vie des documents et des données : archivage, destruction annuelle, gestion de l’inventaire des dossiers semi-actifs.
• Collaborer à divers projets organisationnels et conseiller les équipes en matière de gestion de l’information et de protection des renseignements personnels.
• Accompagner les employés dans l'application des normes, politiques et outils de gestion documentaire, notamment par la tenue d’ateliers, la production de matériel audiovisuel et la rédaction de guides, procédures et aide-mémoires.
• Donner des formations aux nouveaux utilisateurs sur les principes de gestion de l’information et l’utilisation des outils de gestion documentaire.
• Collaborer à la configuration des sites Sharepoint et des équipes Teams, en conformité avec les les politiques et directives organisationnelles.

Connaissance et formation

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de la documentation ou combinaison d’un certificat en gestion des documents et des archives, accompagné et d’expérience jugée pertinente.
• Bonne connaissance du logiciel Constellio ou Sharepoint
• Bonne connaissance de Microsoft 365
• Connaissance de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (un atout)
• Très bonne connaissance du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l'anglais écrit

Expérience minimale requise

• 2 à 4 ans d’expérience dans un poste similaire

Habiletés et aptitudes essentielles

• Capacité à collaborer efficacement au sein d’une équipe
• Grande capacité d'adaptation
• Rigueur professionnelle et souci du détail
• Esprit d’analyse
• Initiative et proactivité
• Sens aigu du service à la clientèle
• Aptitude à communiquer de façon claire et précise
• Forte capacité d’apprentissage et d’intégration de nouvelles connaissances

Gouvernance de l'information

Le Service de la Gouvernance de l’information assure la saine gestion des actifs informationnels de l’Organisme en veillant à leur utilisation optimale, sécurisée et conforme à la législation. Il établit les politiques, processus, normes et contrôles nécessaires à la saine gouvernance de l’information tout au long de son cycle de vie. Le Service encadre également la sécurité, la confidentialité et l’accès à l’information, tout en assurant une gestion efficace des projets et des méthodes utilisées, dans une perspective d’amélioration continue et d’anticipation des besoins futurs.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre Organisme :

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes qui nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.

• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.

• Santé et bien-être : journées mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym, vestiaires et douches sur place, groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.

• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.

• Large gamme d**’avantages sociaux compétitifs** (assurances collectives, programme collectif d'épargne retraite, programme d’aide aux employés, remboursement de votre cotisation professionnelle).

• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les possibilités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.