Category

Administration

City

Ottawa, Toronto, Ontario, Canada

Job Description

Senior Administrative Assistant

Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)

• Retirement Planning Program

• Generous vacation days for permanent and long-term contracts

• Work-life balance

• Career Planning Program

• Learning and Professional Development Program

• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important?
The Senior Administrative Assistant provides advanced administrative and clerical support to senior management and teams within the Health Services Information branch. Using a high level of initiative and judgment, this role coordinates and manages complex calendars, organizes meetings and events, prepares correspondence and reports, and supports special projects. This role ensures efficient office operations, maintains confidentiality, and facilitates communication within and outside the organization.

What you'll do

1. Proactively manage calendars for senior leaders and management teams, scheduling and coordinating meetings, conference calls, and events (virtual and in-person).

2. Manages the Vice President’s and SPC Director’s daily meetings and provides proactive calendar management including organizing and/or coordinating external and internal meetings in the electronic calendar, both virtual and in-person.

3. Organize logistics for internal committees, advisory groups and external meetings. Coordinates logistics including facilities, accommodations, catering, and appropriate audio-visual support.

4. Prepare, format, and process correspondence, briefing materials, presentations, and reports.

5. Respond to and route incoming queries from internal and external clients ensuring timely and appropriate follow-up.

6. Support travel arrangements, expense claims, procurement processing, and budget tracking as required.

7. Maintain and organize filing systems, records management, and document dissemination in compliance with organizational policies.

8. Assist with special projects, including planning, coordination, and follow-up activities.

9. Collaborate with internal and external stakeholders, demonstrating professionalism, discretion, and tact.

10. Maintain and update electronic resources such as SharePoint sites, email distribution lists, and other systems.

What you'll bring to the table

• College diploma or equivalent combination of education and related experience.

• Minimum 1-3 years related administrative experience at a senior level.

• Proven ability to manage multiple priorities and time sensitive tasks in a fast-paced environment.

• Strong organizational skills with exceptional attention to detail, accuracy and confidentiality.

• Demonstrate initiative, discretion, ability to work independently with minimal supervision.

• Strong interpersonal skills and ability to collaborate with both internal and external stakeholders.

• Excellent written and verbal communication skills with the ability to interact effectively at all organizational levels.

• Proficient in Microsoft Office 365 Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS Teams and SharePoint). Experience with CRM, ServiceNow, ERP, or other specialized software is an asset.

• Must comply with all CIHI workplace policies, including privacy and confidentiality.

• Fluency in English required, bilingualism in both official languages is an asset.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI’s applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Adjoint administratif principal, Information sur les services de santé

L'ICIS

L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.

L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

• L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)

• Un programme de planification de la retraite

• Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme

• Un équilibre travail-vie personnelle

• Un programme de planification de carrière

• Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel

• Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il important ?
L’adjoint administratif principal assure un soutien administratif de haut niveau aux membres de la haute direction et aux équipes de la Direction de l’information sur les services de santé. Faisant preuve de beaucoup d’initiative et de jugement, il coordonne et gère des calendriers complexes, organise des réunions et des événements, prépare la correspondance et les rapports, et appuie des projets spéciaux. Il veille à l’efficacité des activités administratives et au respect de la confidentialité, et facilite la communication à l’interne comme à l’externe.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Gérer de façon proactive le calendrier des cadres supérieurs et des équipes de gestion, ce qui comprend la planification et la coordination des réunions, des conférences téléphoniques et des événements (en virtuel ou en personne).

2. Assurer la logistique des comités internes, des groupes consultatifs et des réunions externes en ce qui concerne les locaux, l’hébergement, les services de traiteur et le soutien audiovisuel.

3. Préparer, mettre en forme et traiter la correspondance, les documents d’information, les présentations et les rapports.

4. Répondre aux demandes des clients internes et externes et les rediriger au besoin, afin d’assurer un suivi rapide et approprié.

5. Assurer l’organisation des déplacements, la préparation des demandes de remboursement, la gestion de l’approvisionnement et un suivi budgétaire, au besoin.

6. Assurer l’organisation des systèmes de classement, la gestion des dossiers et la diffusion des documents, conformément aux politiques de l’organisme.

7. Contribuer à des projets spéciaux, notamment aux activités de planification, de coordination et de suivi.

8. Collaborer avec les intervenants internes et externes en faisant preuve de professionnalisme, de discrétion et de tact.

9. Tenir à jour les ressources électroniques, notamment les sites SharePoint, les listes d’envoi de courriels et d’autres systèmes.

Que mettriez-vous à profit ?

• Diplôme d’études collégiales ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• Au moins 1 à 3 ans d’expérience administrative pertinente auprès de cadres supérieurs.

• Capacité manifeste à gérer de multiples priorités et des tâches urgentes dans un environnement dynamique.

• Excellentes aptitudes pour l’organisation et grand souci du détail, de la précision et de la confidentialité.

• Sens de l’initiative, discrétion et capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.

• Entregent et capacité à collaborer avec les intervenants internes et externes.

• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite et capacité d’interagir efficacement avec diverses personnes à tous les niveaux de l’organisme.

• Maîtrise des logiciels Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS Teams et Sharepoint). Expérience de l’utilisation d’un système de gestion des relations avec la clientèle (CRM), de ServiceNow, d’ERP ou d’autres logiciels spécialisés, un atout.

• Capacité de collaborer avec diverses équipes et des partenaires externes.

• Se conformer à toutes les politiques en milieu de travail de l’ICIS, y compris celles relatives au respect de la vie privée et à la confidentialité.

• Maîtrise de l’anglais essentielle; maîtrise du français, un atout.

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.

Skills

Reference

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