Job Description Pourquoi rejoindre notre équipe? Innergex énergie renouvelable inc. est un producteur indépendant d'énergie renouvelable qui gère un important portefeuille d’actifs au Canada, aux États-Unis, en France et au Chili. La Société développe, acquiert, détient et exploite des centrales hydroélectriques, parcs éoliens, des parcs solaires et des installations de stockage d’énergie.

Innergex croit en un monde dans lequel de l’énergie renouvelable abondante favorise des communautés plus saines et encourage le partage de la prospérité depuis plus de 30 ans. Nous sommes convaincus que la production d’énergie à partir de sources renouvelables ouvrira la voie à un monde meilleur. Nous avons toujours à cœur de soutenir une croissance durable qui crée un rapport équilibré entre les personnes, notre planète et la prospérité. Nous croyons en la nécessité de proposer un environnement de travail motivant, inclusif et positif dans lequel chaque membre de l’équipe peut s’épanouir.

Ta contribution! L’adjoint·e administriati·f·ve assumera un rôle clé en fournissant un soutien administratif complet au Vice-Président Optimisation des actifs et approvisionnement et son équipe directe, tout en veillant à la gestion efficace et fluide de son emploi du temps. Il ou elle sera notamment responsable de la gestion d’un agenda complexe, de la coordination des réunions, du traitement de renseignements confidentiels, ainsi que de diverses tâches administratives. En plus de ces responsabilités, la personne sera responsable de la réception et représentera le premier point de contact de l’entreprise. Son rôle inclut également un soutien administratif général, essentiel au bon fonctionnement du bureau de Longueuil.

Ton quotidien! Soutien exécutif (33 %)

• Fournir un soutien administratif de haut niveau aux cadres supérieur·e·s, notamment en gérant les agendas, en planifiant les réunions et en organisant les déplacements;
• Préparer et relire la correspondance, les rapports et les présentations;
• Assurer la liaison entre les cadres supérieur·e·s et les parties prenantes internes/externes, en garantissant une communication efficace et des réponses rapides;
• Traiter les informations confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion;
• Servir de point de contact pour les parties prenantes internes et externes, en entretenant des relations professionnelles et positives;
• Coordonner et planifier les réunions, les conférences téléphoniques et les événements, en veillant à ce que toute la logistique soit gérée efficacement;
• Préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus de réunion et distribuer les documents pertinents;
• Aider à la préparation des présentations et des rapports.

Réception (67 %)

• Annoncer les personnes qui se présentent au bureau et annoncer les visiteurs;
• Recevoir les messagers et aviser les gens des envois reçus;
• Recevoir et coordonner les appels à la réception générale (0);
• Transférer les messages téléphoniques par courriels à qui de droit;
• Gérer les envois internes et externes par Purolator et par messager;
• Maintenir et faire les commandes de papeterie, café, jus et autres produits pour les cuisines et pour certains secteurs d’affaires (comme les communications);
• Faire le déchiquetage au besoin;
• Aller chercher le courrier au rez-de-chaussée, l’ouvrir, le trier et le distribuer;
• Gérer l’approvisionnement de la timbreuse, timbrer le courrier et le déposer dans la boîte aux lettres;
• Gérer la cuisine traiteur et la cuisine du Président (remplissage de produits et lave-vaisselle);
• Gérer le réfrigérateur et les équipements de la cuisine des employé·e·s;
• Gérer les ajouts, retraits et remplacement des cartes d’accès;
• Supporter le système et les demandes de réservations de bureaux et de salles de conférences;
• Remettre les cartes d’accès et le sac de bienvenue des nouv·eaux·elles employé·e·s aux gestionnaires;
• Gérer les appels de services de l’équipement des cuisines (machine à café, machine à eau, etc.);
• Gérer et coordonner les correspondances, avis et mémo du gestionnaire de l’immeuble (Beneva);
• Gérer et coordonner les demandes de travaux et d’entretien du bureau à la Tour Beneva (Vizu);
• Soutenir administrativement le service des communications, notamment dans la préparation et lors d’événements ou réceptions ains que la réception et l’envoi d’items promotionnels;
• Attribuer un casier aux nouv·eaux·elles employé·e·s (9e et 10 e étages).

Tes compétences, nos exigences!

• Minimum de 5 ans d’expérience en tant qu'adjoint·e exécuti·f·ve ou dans une fonction similaire, de préférence auprès de cadres supérieur·e·s;
• DEC en administration ou toute autre discipline équivalente; un DEP jumelé à une longue expérience pertinente sera jugé comme équivalent;
• Bonne gestion des priorités et grand sens de l’organisation;
• Capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés;
• Diplomatie, débrouillardise, rigueur et minutie et haut degré d’autonomie;
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision;
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser les tâches et de gérer plusieurs projets simultanément;
• Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles avec professionnalisme et discrétion;
• Solides aptitudes sociales;
• Excellentes compétences organisationnelles;
• Aptitudes à travailler avec des personnalités variées;
• Attitude professionnelle et apparence soignée;
• Maîtrise de la Suite Microsoft Office;
• Bilinguisme (français et anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit) requis pour assurer la collaboration avec différents intervenants à l’extérieur du Québec sur une base récurrente.

Considérations complémentaires!

• Le poste est basé au siège social de l'entreprise situé à Longueuil, à deux pas de la station de métro Longueuil-Université de Sherbrooke.
• Ce poste est un niveau S3CH.

Nos avantages!

• Salaire compétitif et bonus annuel ;
• Trois semaines de vacances au cours de la première année d'emploi et des congés payés pendant la période des fêtes ;
• Assurance médicale financée à 100 % par Innergex dès le premier jour d'emploi, y compris les services de soins primaires via télémédecine.
• Régime collectif avec participation de l'employeur ;
• Programme d'incitation à l'achat de véhicules électriques (E-VIP) ;
• Modèle de travail hybride ;
• Possibilités de développement de carrière ;
• Bureaux accessibles par les transports en commun.

Innergex est un employeur qui offre des chances d’emploi égales pour tous et qui valorise les antécédents, la diversité, les expériences, les perspectives et les talents uniques de chaque personne. Innergex s’engage à fournir aux employés un environnement de travail sans discrimination ni harcèlement et fonde toutes les décisions en matière d’emploi sur les besoins de l’entreprise, les exigences de l’emploi et les qualifications individuelles. La clé de notre succès en tant qu’entreprise internationale est de recruter, de développer et de retenir les personnes les plus talentueuses parmi un bassin de candidats diversifié.

www.innergex.com Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.