Poste : coordonnateur administratif en aviation

Lieu de travail : Dorval, QC (mode hybride) Salaire : 60 000 $ - 65 000 $ Type de poste : permanent

Brève description du poste

Vous recherchez un poste dynamique où chaque journée apporte son lot de nouveaux défis ? Rejoignez un milieu dynamique de gestion immobilière dans le secteur de l'aviation et devenez un partenaire clé des gestionnaires immobiliers chargés de superviser un portefeuille de hangars, d'entrepôts et d'installations liées à l'aviation partout au Canada.

En tant que coordonnateur administratif en aviation, vous jouerez un rôle essentiel pour soutenir l'excellence opérationnelle, la satisfaction des locataires et le rendement financier. Votre capacité à gérer plusieurs priorités, à coordonner les parties prenantes et à maintenir des processus administratifs précis contribuera directement au succès du portefeuille.

Responsabilités

• Préparer, coordonner, suivre et tenir à jour les ententes de service, les contrats de projet et les bons de commande.
• Appuyer la préparation et l'administration des appels d'offres (AO) pour les services liés à l'immobilier.
• Participer aux projets d'aménagement des locaux, aux emménagements, aux déménagements, aux inspections et aux activités générales liées à l'occupation des locaux.
• Établir et entretenir de solides relations de travail avec les locataires, les fournisseurs, les entrepreneurs et les intervenants internes.
• Vérifier l'exactitude des factures et veiller à leur traitement en temps opportun.
• Tenir à jour les bases de données, les dossiers immobiliers et la documentation.
• Surveiller et assurer le suivi des certificats d'assurance afin de garantir le respect des exigences de conformité.
• Gérer et mettre à jour les demandes de service et les ordres de travail via les plateformes Yardi Elevate et Building Engines.
• Fournir un soutien administratif aux gestionnaires immobiliers dans le cadre d'initiatives opérationnelles et financières.
• Assurer la relève pour les tâches d'accueil au besoin.
• Participer à des projets spéciaux et contribuer à l'amélioration continue des processus.

Exigences

• Expérience préalable dans un poste de coordination administrative, d'administration immobilière ou dans un rôle de soutien similaire.
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
• Grand souci du détail et solides capacités de résolution de problèmes.
• Maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Word, Excel et Outlook.
• Aisance à apprendre et à utiliser des systèmes de gestion immobilière et de gestion des demandes de service tels que Yardi Elevate et Building Engines.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe.
• Attitude professionnelle dans les interactions avec les clients, les locataires, les entrepreneurs et les fournisseurs.

Avantages

• Salaire concurrentiel de 60 000 $ à 65 000 $.
• Modèle de travail hybride offrant une flexibilité entre le télétravail et le bureau de Dorval.
• Deux semaines de vacances.
• Environnement de travail collaboratif et solidaire au sein de l'équipe.
• Possibilité de travailler au sein d'un portefeuille immobilier unique et passionnant lié à l'aviation.
• Exposition à un large éventail d'activités opérationnelles, administratives et de gestion immobilière.
• Un rôle significatif au service d'environ 200 locataires partout au Canada.

Prêt à décoller ?

Si vous vous épanouissez dans un environnement dynamique, que vous aimez coordonner plusieurs projets et que vous tirez fierté d'offrir un soutien administratif exceptionnel, nous serions ravis de vous rencontrer. Postulez dès aujourd'hui à l'adresse sofia.naranjo@quantum.ca et devenez un membre essentiel d'une équipe de gestion immobilière dans le secteur de l'aviation en pleine croissance. RECOMMANDEZ UNE PERSONNE EMBAUCHÉE POUR UN POSTE PERMANENT ET OBTENEZ UNE PRIME ! Pour plus d'informations, cliquez ici.

Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d'intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.

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Position: Aviation Administrative Coordinator

Location: Dorval, QC (Hybrid) Salary: $60,000 - $65,000 Job Type: Permanent

Brief Description of the Role

Are you looking for a dynamic role where every day brings new challenges? Join a fast-paced aviation property management environment and become a key partner to Property Managers overseeing a portfolio of hangars, warehouses, and aviation-related facilities across Canada.

As an Aviation Administrative Coordinator, you will play a critical role in supporting operational excellence, tenant satisfaction, and financial performance. Your ability to manage multiple priorities, coordinate stakeholders, and maintain accurate administrative processes will contribute directly to the success of the portfolio.

Responsibilities

• Prepare, coordinate, track, and maintain service agreements, project contracts, and purchase orders.
• Support the preparation and administration of Requests for Proposals (RFPs) for property-related services.
• Assist with tenant improvement projects, move-ins, move-outs, inspections, and general occupancy activities.
• Build and maintain strong working relationships with tenants, vendors, contractors, and internal stakeholders.
• Review invoices for accuracy and ensure timely processing.
• Maintain databases, property records, and documentation.
• Monitor and track insurance certificates to ensure compliance requirements are met.
• Manage and update service requests and work orders through Yardi Elevate and Building Engines platforms.
• Provide administrative support to Property Managers on operational and financial initiatives.
• Act as a backup for reception duties when required.
• Participate in special projects and contribute to continuous process improvements.

Requirements

• Previous experience in an administrative coordination, property administration, or similar support role.
• Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• High attention to detail and strong problem-solving abilities.
• Proficiency with Microsoft Office applications, particularly Word, Excel, and Outlook.
• Comfortable learning and using property management and service ticketing systems such as Yardi Elevate and Building Engines.
• Ability to work independently while collaborating effectively within a team environment.
• Professional approach when interacting with clients, tenants, contractors, and vendors.

Benefits

• Competitive salary of $60,000 to $65,000.
• Hybrid work model offering flexibility between remote work and the Dorval office.
• Two weeks of vacation.
• Collaborative and supportive team environment.
• Opportunity to work within a unique and exciting aviation-related real estate portfolio.
• Exposure to a diverse range of operational, administrative, and property management activities.
• Meaningful role supporting approximately 200 tenants across Canada.

Ready for Takeoff?

If you thrive in a fast-paced environment, enjoy coordinating multiple projects, and take pride in delivering exceptional administrative support, we'd love to hear from you. Apply today to sofia.naranjo@quantum.ca and become an essential contributor to a growing aviation property management team.

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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