Le ou la Représentant(e) de soutien sur le terrain est responsable d’appuyer les opérations quotidiennes d’un ou de plusieurs sites de Services gérés, incluant la production de copies, d’impression et de numérisation, les opérations de courrier et de messagerie, ainsi que la tenue des registres et rapports de facturation. Le poste soutient la région lors des mises en œuvre et remplace le personnel absent ou en vacances dans les sites Ricoh de Services gérés. Il ou elle est responsable de soutenir les objectifs opérationnels à tous les sites clients situés dans un territoire géographique désigné.

Responsabilités :

• Maintenir des Guides de procédures du site, formulaires et registres précis, complets et à jour
• Recueillir les données pour le rapport mensuel de gestion tel que dirigé par le gestionnaire/superviseur de site
• Commander le papier, le toner et autres fournitures de bureau
• Appuyer le gestionnaire ou superviseur de site en proposant des améliorations aux processus et procédures
• Participer à la formation des nouveaux employés et du personnel existant
• Se présenter et travailler à divers sites clients de Services gérés selon l’horaire établi, ainsi que soutenir l’équipe du centre d’assistance (Help Desk)
• Toute autre tâche assignée par le gestionnaire

**En l’absence du personnel sur place, la personne peut être appelée à effectuer les tâches suivantes :**COURRIER :

• Traiter tout le courrier entrant et sortant
• Effectuer les fonctions de salle de courrier, incluant le tri, le classement, l’emballage et la préparation des envois
• Classer et étiqueter les documents et matériaux pour l’entreposage et la récupération
• Effectuer l’expédition et la réception, incluant la manutention de boîtes ou d’équipement
• Fournir un service de messagerie pour la cueillette et la livraison du courrier et des travaux de copie (sur site et hors site)

COPIE :

• Assister au Centre de copies et compléter toutes les demandes (reliure, pliage, plastification, etc.)
• Réaliser la numérisation et l’indexation des documents clients
• Effectuer le dépannage de base sur l’équipement (ex. : dégagement de bourrages papier)

GÉNÉRAL :

• Effectuer les tâches de réception
• Aider à coordonner les mandats de travail pour respecter les échéanciers et exigences de service
• Gérer tous les aspects du Centre Ricoh en l’absence du gestionnaire/superviseur de site

Qualifications :

• Diplôme d’études secondaires ou expérience de travail équivalente
• Minimum de 1 an d’expérience dans une salle de courrier, un centre de copies ou un rôle en service à la clientèle

Compétences :

• Expérience avec les photocopieurs, numériseurs, imprimantes, équipements de reliure, perceuses, agrafeuses électriques, balances, assembleurs et autres équipements connexes
• Excellentes habiletés interpersonnelles avec la capacité d’établir rapidement des relations professionnelles
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Forte motivation personnelle et orientation vers les résultats
• Excellentes habiletés de communication verbale et écrite
• Connaissance de base de Microsoft Office 365
• Apparence professionnelle en tout temps

Autres exigences :

• Capacité de soulever jusqu’à 50 lb Présenter une image professionnelle auprès des clients et fournisseurs en tout temps

The Field Support Representative is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including copy, print and scanning production, mail and courier operations, and maintaining billing logs and reports. The position supports the region during implementation and fills in for absences and vacations across Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all customer sites within a geographic territory.

Field Support Representative

Responsibilities:

• Maintains accurate, complete and up-to-date Site Procedure Guides, forms and logs
• Collects data for the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor
• Orders paper, toner and other office supplies
• Assists Site Manager or Supervisor with suggestions for improving processes and procedures
• Assists in the training of new and existing employees
• Reports to and works at various Managed Services client locations as scheduled as well as supporting Help Desk team
• Other duties as assigned by manager

In the absence of onsite personnel, may perform any of the following duties:

MAIL:

• Process all incoming and outgoing mail
• Perform mailroom functions including sorting, filing, packaging and preparing shipments
• File and label documents and material for storage and retrieval
• Shipping and receiving, including movement of boxes or equipment
• Provide courier service for pickup and delivery of mail and copy jobs (on/offsite)

COPY:

• Assist in the Copy Centre and complete all copy requests (binding, folding, laminating, etc.)
• Perform scanning and indexing of client documents
• Perform basic troubleshooting on equipment (e.g., clearing paper jams)

GENERAL:

• Perform front desk receptionist duties
• Assist in coordinating work assignments to meet deadlines and service deliverables
• Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor

Qualifications:

• High School Diploma or equivalent work experience
• Minimum 1 year experience in a mailroom, copy centre, or customer service role

Skills:

• Experience with photocopiers, scanners, printers, bindery equipment, hole drillers, electric staplers, scales, collators and related equipment
• Excellent interpersonal skills with ability to quickly build business relationships
• Ability to multitask
• Strong self-motivation and results-driven mindset
• Excellent verbal and written communication skills
• Basic knowledge of Microsoft Office 365
• Professional appearance at all times

Other Requirements:

• Ability to lift up to 50 lbs
• Present a professional image to customers and vendors at all times