Sommaire du poste – Description du poste

En tant que gestionnaire de projet adjoint, vous jouerez un rôle clé dans l’administration, la planification, la coordination et l’exécution des projets, tout en agissant comme bras droit du gestionnaire/directeur de projet. Vous serez responsable de veiller à ce que les projets soient livrés conformément aux exigences contractuelles, aux budgets et aux échéanciers, tout en assurant une coordination efficace entre les équipes internes et les parties prenantes externes.
Vous combinerez des responsabilités opérationnelles concrètes en coordination et en gestion administrative avec un rôle de leadership de projet, incluant le suivi de performance, la gestion financière et la résolution proactive des enjeux.

Principales responsabilités

• Soutenir le gestionnaire/directeur de projet dans l’élaboration des plans de projet, des échéanciers, des budgets et des stratégies d’exécution, en assurant leur alignement avec les exigences contractuelles et opérationnelles ;
• Suivre l’avancement des projets en fonction des jalons, des budgets et des livrables, et veiller au respect des échéanciers ;
• Coordonner et faciliter la communication et la collaboration entre les équipes d’ingénierie, d’approvisionnement, de finance, des opérations et les parties prenantes externes ;
• Maintenir et superviser les systèmes de documentation de projet, incluant les comptes rendus de réunions, les rapports d’avancement, les registres de risques et la documentation contractuelle ;
• Préparer et présenter des rapports d’état d’avancement des projets, incluant la performance des échéanciers, les mises à jour financières, les risques et les enjeux clés ;
• S’assurer que les livrables respectent les standards organisationnels, les exigences contractuelles et les attentes de qualité, en effectuant des validations et suivis réguliers ;
• Soutenir et suivre le contrôle budgétaire et la performance financière, incluant la facturation, le suivi des coûts, les prévisions et les suivis de paiements ;
• Participer à la coordination des ressources dans un environnement matriciel afin de répondre efficacement aux besoins du projet ;
• Identifier de manière proactive les risques, retards et enjeux, mettre en place des plans d’atténuation et de redressement, et escalader les éléments critiques au besoin ;
• Organiser, préparer et animer les réunions de projet, incluant la préparation des ordres du jour, la documentation et le suivi des actions ;
• Contribuer aux activités d’administration contractuelle, incluant la révision de la documentation technique et commerciale ;
• Gérer les aspects administratifs du projet, incluant la planification, le contrôle documentaire, les rapports et la coordination des livrables ;
• Préparer, réviser et traduire des documents et rapports au besoin ;
• Rédiger et diffuser des communications, correspondances, rapports et présentations pour les parties prenantes internes et externes ;
• Soutenir la préparation des livrables clients et des présentations internes ;
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire à la réussite des projets.

Compétences et qualifications

Formation – Expérience

• Baccalauréat en ingénierie, en gestion de projet ou dans un domaine connexe ;
• Minimum de 4 ans d’expérience en coordination ou gestion de projets, idéalement dans un environnement technique ou industriel ;
• Expérience en contrôle de projet (échéancier, coûts, gestion des risques) ;
• Expérience dans les secteurs ferroviaire, manufacturier, MRO ou en industrie lourde constitue un atout important ;
• Membre de l’OIQ (atout) ;
• Certification en gestion de projet (ex. PMP) (atout).

Connaissances – Maîtrises techniques

• Maîtrise des plateformes de gestion documentaire telles que SharePoint ou Google Drive ;
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Teams, Outlook, Word, PowerPoint, Excel) ;
• Expérience avec des outils de planification de projet (ex. MS Project).

Compétences – Aptitudes

• Maîtrise fonctionnelle du français et de l’anglais ;
• Excellente capacité à gérer les priorités, les échéanciers et plusieurs parties prenantes ;
• Capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions concrètes de façon proactive ;
• Leadership et capacité d’influencer des équipes multidisciplinaires sans lien d’autorité direct ;
• Solides compétences analytiques et organisationnelles ;
• Capacité à travailler efficacement sous pression dans un environnement dynamique.

Qualités

• Souci du détail ;

• Esprit analytique ;

• Excellentes compétences en communication ;

• Rigueur et discipline ;

• Esprit d’équipe ;

• Orientation vers la résolution de problèmes ;

• Sens des responsabilités et imputabilité ;

• Capacité d’adaptation et flexibilité.

Job Summary – Job Description

As Deputy Project Manager, you will play a critical role in the administration, planning, coordination, and execution of projects, while acting as the second-in-command to the Project Manager/Director. You will be responsible for ensuring projects are delivered in accordance with contractual requirements, budgets, and schedules, while maintaining strong coordination between internal teams and external stakeholders.
You will combine hands-on coordination and administrative oversight with project leadership responsibilities, including performance tracking, financial monitoring, and proactive issue resolution.

Main Responsibilities

• Support the Project Manager/Director in developing project plans, schedules, budgets, and execution strategies, ensuring alignment with contractual and operational requirements ;
• Monitor project progress against milestones, budgets, and deliverables, and ensure adherence to project timelines ;
• Coordinate and facilitate communication and collaboration between engineering, procurement, finance, operations, and external stakeholders ;
• Maintain and oversee project documentation systems, including meeting minutes, progress reports, risk registers, and contract documentation ;
• Prepare and present project status reports, including schedule performance, financial updates, risks, and key issues to stakeholders ;
• Ensure project deliverables meet organizational standards, contractual requirements, and quality expectations, performing regular validations and follow-ups ;
• Support and monitor budget control and financial performance, including invoicing, cost tracking, forecasting, and follow-up on payments ;
• Assist in resource coordination in a matrix environment to ensure project needs are met efficiently ;
• Identify risks, delays, and issues proactively, implement mitigation and recovery plans, and escalate critical items as required ;
• Organize, prepare, and lead project meetings, including agenda preparation, documentation, and follow-up on action items ;
• Contribute to contract administration activities, including review of technical and commercial documentation ;
• Manage administrative aspects of the project, including scheduling, document control, reporting, and coordination of deliverables ;
• Prepare, review, and translate documents and reports as required ;
• Draft and distribute communications, correspondence, reports, and presentations for internal and external stakeholders ;
• Support preparation of client deliverables and internal presentations ;
• Perform other related duties as required to support successful project delivery.

Competencies and Qualifications

Education – Experience

• Bachelor’s degree in engineering, project management, or a related field ;
• Minimum of 4 years of experience in project coordination or project management, preferably in a technical or industrial environment ;
• Experience in project controls (schedule, cost, risk management) ;
• Experience in railway, manufacturing, MRO, or heavy industry is a strong asset;
• OIQ membership is an asset ;
• Project Management certifications (e.g., PMP) are an asset.

Knowledge – Proficiencies

• Proficiency with project documentation platforms such as SharePoint or Google Drive ;
• Strong knowledge of Microsoft Office Suite (Teams, Outlook, Word, PowerPoint, Excel) ;
• Experience with project planning tools (e.g., MS Project).

Skills – Aptitudes

• Working proficiency in both French and English ;
• Strong ability to manage priorities, deadlines, and multiple stakeholders ;
• Ability to identify issues and implement practical solutions proactively ;
• Leadership capability with the ability to influence cross-functional teams without direct authority ;
• Strong analytical and organizational skills ;
• Ability to work effectively under pressure in a fast-paced environment ;

Qualities

• Attention to detail ;
• Analytical mindset ;
• Strong communication skills ;
• Rigor and discipline ;
• Team-oriented ;
• Problem-solving mindset ;
• Sense of ownership and accountability ;
• Adaptability and flexibility.