Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un(e) réceptionniste pour son client, un réputé cabinet d’avocats basé au centre-ville de Montréal.

Présente à l’accueil du cabinet cette personne assure un service professionnel, chaleureux et attentionné tout en contribuant à des tâches administratives aux activités de marketing, de développement des affaires et d'organisation d'événements. Véritable ambassadeur(rice) du cabinet, la personne embauchée veille au bon fonctionnement de la réception, participe au rayonnement du cabinet et contribue à maintenir un environnement de travail accueillant, organisé et professionnel

. Votre rôle et responsabilit

és Accueil et récept ionAssurer un accueil professionnel, chaleureux et personnalisé des clients, visiteurs, candidats et fournisseu rs.Répondre aux appels téléphoniques et assurer leur traitement effica ce.Assurer le suivi des courriels reçus dans les boîtes générales du cabin et.Fournir les renseignements appropriés aux visiteurs, clients et employ és.Contrôler l'accès des visiteurs conformément aux procédures en vigue ur.Agir comme personne-ressource pour les demandes générales des employés et des visiteu rs.Offrir un soutien au commis au centre de conférences dans la préparation des salles de réunion, au beso in.Appuyer le service de café, de boissons et de collations lors de certaines rencontres clients ou événements, selon les besoins opérationne ls.Collaborer au maintien de la qualité des espaces communs et signaler toute situation nécessitant une intervention afin d'assurer une expérience client professionnel le.Assurer la gestion des réservations de salles de réunion et des espaces communs selon les besoins du cabin

et. Tâches administratives aux activités marke tingParticiper à la mise à jour de l'intranet et des différents outils de communication inte rne.Assurer le suivi du calendrier marketing et des échéanciers liés aux initiatives du cabi net.Soutenir la mise à jour des biographies des avocats, des mandats représentatifs et des contenus institutionn els.Participer à la préparation et à la coordination de diverses activités de développement des affai res.Assurer le suivi administratif des partenariats, commandites, répertoires juridiques et palma rès.Répondre aux demandes marketing provenant des équipes inter nes.Participer à l'organisation logistique des événements internes et externes du cab inetEffectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et partenaires impliqués dans les projets marketing et événementi els.Contribuer à la gestion des articles promotionnels et à la mise à jour de leur inventa ire.Participer à la coordination des arrivées de nouveaux employés sous l'angle marketing et communicat ion.Organiser les séances photo professionnelles et assurer les suivis nécessaires avec les fournisseurs concer nés.Offrir un soutien administratif à diverses initiatives de communication, de visibilité et de rayonnement du cabi net.Participer à la gestion et à la mise à jour des listes de contacts, bases de données et outils de développement des affai res.Soutenir la préparation de présentations, d'invitations, de publications et de diverses communications internes et exter nes.Participer à l'organisation des activités sociales et initiatives de mobilisation du cabi net.Coordonner les anniversaires, reconnaissances, départs, arrivées et autres moments marquants de la vie du cabi

net. Exig

ences Détenir un DEP ou un DEC en administration, bureautique, marketing, communication ou dans un domaine co nnexe.Posséder un minimum de 2 à 4 années d'expérience dans un rôle simi laire.Démontrer un excellent sens du service à la clientèle et de l'ac cueil.Posséder de fortes aptitudes organisationnelles et un souci marqué du d étail.Être reconnu(e) pour son professionnalisme, sa débrouillardise et sa capacité à gérer plusieurs priorités simultan ément.Faire preuve d'autonomie, d'initiative et d'un excellent jug ement.Maîtriser le français et l’anglais tant à l'oral qu'à l' écrit.Posséder une bonne connaissance de la suite Microsoft O ffice.Avoir une aisance avec les outils technologiques et les plateformes collabora tives.Expérience dans un cabinet de services professionnels ou un environnement juridique (a tout).Expérience en organisation d'événements ou en soutien marketing (a

tout). Les av

antages Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;Assurances collectives 100% défrayées par l’e mployeurRégime de retraite avec contribution employé et e mployeurVacances dès l’ embauche8 journées flexibles p ar annéeMode de travail hybrideComp te santéEt beauco

up plus.