Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

2

Faculté/Service - Département :

Registration and Electives Administration

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/08/14

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/08/25

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 10

Échelle salariale :

$80,942.00 - $102,245.00Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste :

Donner des recommandations et des conseils sur les exigences à remplir pour réussir le programme d’études médicales postdoctorales (EMPD). Assumer l’entière responsabilité de la planification et du bon déroulement de divers aspects du programme – admission, inscription, progression et réussite de la formation – pour plus de 1 300 médecins (stagiaires) du Canada et de l’international.Veiller à ce que les dossiers des stagiaires soient à jour et complets, et agir à titre de personne-ressource pour l’ensemble des stagiaires, des administratrices et administrateurs de programme (AP), des directrices et directeurs de programme (DP), du corps professoral, des responsables en milieu hospitalier, des parrains et des organismes externes pour tout ce qui a trait au programme d’EMPD.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Conseils et administration : Orienter les stagiaires, les parrains, les AP, les DP et la haute direction pour tout ce qui concerne l’admission, les règlements académiques et les méthodes. Guider les stagiaires qui ont besoin de soutien supplémentaire et les diriger vers les services appropriés. S’assurer que les stagiaires répondent aux exigences d’inscription avant de commencer leur formation et de passer au prochain niveau. Gérer l’octroi de l’attestation de formation, qui est exigée par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) et le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC), à la suite de la réussite de la formation dans le programme de spécialité ou de sous-spécialité.
• Évaluation du rendement scolaire et planification : Surveiller la réussite de l’évaluation initiale (PVE, PEPA) exigée des apprenantes et apprenants diplômés de l’étranger, pour déterminer si ces personnes peuvent fonctionner au niveau de formation désigné avant d’être pleinement admises dans le programme. Préparer la documentation relative aux stagiaires qui ont des difficultés dans leurs études ou des problèmes dans leur parcours professionnel, qui sera présentée au Sous-comité d’évaluation ou au Comité du professionnalisme. Élaborer des plans, en consultation avec la direction scolaire, pour permettre aux stagiaires d’améliorer leur rendement et d’atteindre les objectifs en vue de leur progression scolaire. Évaluer les cas pouvant nécessiter des exceptions (congé, remise, échec, prolongation, remédiation, probation, etc.).
• Coordination : Travailler en étroite collaboration avec plus de 300 AP et DP dans nos hôpitaux partenaires, au bureau de la gestion du risque, stage clinique, ainsi que dans d’autres organisations (comme l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario [OMCO] et l’Association canadienne de protection médicale [ACPM]) pour assurer la conformité des stagiaires aux exigences d’inscription tout au long de l’année. Collaborer avec les spécialistes de l’immigration à l’Université d’Ottawa pour aider les stagiaires de l’international à obtenir un permis de travail/visa et à entrer au Canada. Collaborer avec le Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale pour assurer l’élaboration, la finalisation, la révision périodique et la signature d’ententes internationales entre l’Université et les parrains de l’étranger, et pour préparer des séances d’orientation et de formation à l’intention des candidates et candidats admis.
• Admission : Analyser les demandes d’admission reçues du CaRMS, d’autres sources et dans le cadre de processus de demande de transfert, et évaluer le diplôme de la personne candidate, sa citoyenneté et son respect des exigences d’admission. Examiner et approuver les descriptions de programme et les listes de classement des programmes, et veiller au respect des politiques du CaRMS et des normes nationales d’admission, dans les délais prescrits. Mettre sur pied et diriger le processus d’admission pour les résidentes, résidents et stagiaires, qu’ils soient nouveaux ou non. Déterminer les dates limites de dépôt des demandes, évaluer l’admissibilité des candidatures sur le plan scolaire et financier, et vérifier le respect de toutes les exigences d’admission. Rejeter les candidatures non admissibles.
• Inscription : Être responsable de l’inscription et veiller au respect de toutes les exigences, notamment l’obtention d’un permis de travail valide délivré par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, l’obtention de permis d’exercice de la médecine en Ontario par l’entremise de l’OMCO, la protection de l’ACPM contre les problèmes médico-légaux, le paiement des droits d’inscription, l’immunisation, et la réussite des modules d’apprentissage pour les résidentes et résidents, les stagiaires du programme d’examen et d’affiliation ainsi que les boursières et boursiers cliniciens et chercheurs.

Ce que vous apportez:

• Grade universitaire en administration, en commerce ou dans un domaine similaire, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins quatre années d’expérience manifeste dans un rôle semblable
• Expérience dans le cadre de travail médical, scientifique ou universitaire, un atout.
• Connaissance de la structure générale des études médicales postdoctorales au Canada et des exigences d’octroi de permis en Ontario, un atout.
• Connaissance des systèmes de santé de l’Ontario et du Canada, un atout.
• Connaissance générale des principes de gestion de projet, ainsi de l’administration, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience de travail.
• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de la mise en application de règlements et de méthodes.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et relationnelles.
• Capacité à communiquer efficacement avec des parties prenantes internes et externes à tous les niveaux.
• Grande précision et minutie.
• Grande capacité à effectuer plusieurs tâches en simultané, excellent sens de l’organisation, et souplesse face aux priorités changeantes.
• Capacité à travailler et à résoudre des problèmes sous pression.
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer sa charge de travail et à établir des priorités pour respecter les échéances dans un milieu fort occupé.
• Connaissance et expérience approfondies de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels comme les systèmes de gestion étudiante et documentaire (uoCampus, Brightspace, Elentra, XTender), les traitements de texte (MS Word), les tableurs (MS Excel), les interfaces de courriel et de calendrier (MS Outlook), les plateformes de vidéoconférence (MS Teams et Zoom), les bases de données et les applications Web.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

#LI-Hybrid

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.