Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Bureau des relations avec les diplômés

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/18

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/09/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59 038,00 - $74 574,00

Raison d’être du poste
Offrir un soutien administratif et coordonner divers projets récurrents et spéciaux au sein de l’équipe de mobilisation des diplômés. Sous l’autorité du directeur ou de la directrice, Mobilisation des diplômés, planifier, organiser et exécuter tous les aspects des projets assignés en collaboration avec divers partenaires internes et externes, dont les membres du conseil d’administration bénévoles de l’Association des diplômés.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Agir comme premier point de contact pour la communauté diplômée en gérant les boîtes de réception génériques, en répondant aux appels et en coordonnant les demandes de cartes de l’Association des diplômés afin d’assurer un service à la clientèle rapide, efficace et de haute qualité.
• Soutenir les activités quotidiennes liées à la mobilisation de la communauté diplômée et fournir un soutien administratif en contribuant à la coordination et à la mise en œuvre d’activités, de programmes et d’initiatives de rayonnement, ainsi qu’en gérant la documentation, la saisie des données et les communications internes afin de veiller au bon déroulement des activités de mobilisation de la communauté.
• Offrir un soutien administratif à l’Association des diplômés en organisant et en coordonnant les réunions et les événements afin de veiller à leur bon déroulement. À cette fin, réserver les salles de réunion et les services de traiteur, au besoin, produire les ordres du jour des réunions et tout autre document, rédiger les procès-verbaux, gérer les données relatives aux membres et coordonner les communications afin d’assurer une gouvernance et une collaboration efficaces. Organiser les déplacements des participants et participantes et traiter les demandes de remboursement de frais liés aux déplacements et réunions, au besoin.
• Planifier, coordonner et mettre en œuvre des projets cycliques et spéciaux liés à la mobilisation des diplômées et diplômés, et de la communauté, ainsi que des événements à grande échelle (p. ex., l’assemblée générale annuelle de l’Association des diplômés, les programmes de mentorat, les nouvelles activités pour les Retrouvailles et le processus de nomination pour l’obtention d’un prix d’excellence). Gérer les activités, les échéanciers, les livrables et les ressources au sein d’équipes multidisciplinaires pour que les projets soient réalisés efficacement et dans les délais prescrits. Surveiller les budgets et l’avancement des projets en faisant un suivi des étapes clés, des échéances et des livrables afin d’assurer le bon déroulement des opérations et l’achèvement des projets. Obtenir des devis auprès de divers fournisseurs et négocier les prix.
• Gérer les dossiers de projet avec rigueur afin d’assurer une gestion efficace des événements récurrents et de faciliter la planification et l’exécution des événements futurs.
• Développer et maintenir des relations harmonieuses avec la communauté diplômée et les partenaires communautaires en soutenant les stratégies d’engagement, en assurant le suivi des interactions et en cernant les occasions de renforcer les liens et d’encourager la participation.
• Participer à l’élaboration et à la distribution de matériel de communication et de promotion (p. ex., invitations à des événements, bulletins d’information et messages sur les médias sociaux) afin de faire connaître les initiatives pour la communauté diplômée et d’accroître le taux de participation à celles-ci en rédigeant des documents qui seront révisés et traduits par l’équipe responsable des communications et du marketing.
• Recueillir et analyser les données sur la participation et les commentaires (p. ex., participation à des événements, résultats de sondages, mesures de participation) et en rendre compte afin d’évaluer l’efficacité des programmes et de soutenir l’amélioration continue.
• Achats et contrôle des stocks : Effectuer les achats décentralisés des biens et des services pour le service, le programme ou l’événement, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. Faire l’inventaire des diverses fournitures, suivre les demandes d’approvisionnement et réapprovisionner les stocks pour répondre aux besoins de la clientèle interne.
• Assurer la conformité avec les objectifs d’avancement institutionnels en collaborant avec des collègues de différents services (p. ex., communications, développement, services étudiants) afin de soutenir les stratégies de mobilisation intégrées.
• Coordination des bénévoles : Recruter et diriger des bénévoles pour un éventail d’événements et d’activités.

Ce que vous apportez :

• Grade universitaire en administration des affaires, en communication ou en relations publiques, ou combinaison équivalente acceptable d’études et d’expérience.
• Au moins trois années d’expérience dans le domaine des relations publiques ou des communications.
• Expérience de travail reconnue en coordination de projets, notamment en collaborant avec diverses équipes et parties prenantes.
• Excellentes compétences analytiques, organisationnelles et en gestion du temps; et capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances fermes.
• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais, et capacité à rédiger du contenu promotionnel.
• Capacité à résoudre des problèmes et à faire preuve d’un bon jugement et de discrétion professionnelle.
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles; capacité à établir et à entretenir de bonnes relations et à communiquer avec respect, tact et discrétion.
• Sens de l’initiative et capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Maîtrise de la rédaction et de la révision de rapports et de présentations à l’aide de logiciels de bureautique tels que la suite Microsoft Office.
• Expérience de l’utilisation de bases de données, du courriel, d’Internet et des plateformes de médias sociaux.
• Capacité à définir et à suivre des indicateurs de rendement clés pour favoriser l’amélioration continue.
• Disposition à travailler en dehors des heures normales, y compris occasionnellement le soir et la fin de semaine, surtout en période de pointe.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.