**Titre du poste :**Administrateur(trice) de bureau

**Relève de :**Directeur(trice) de succursale / Gestionnaire administratif(ve)

**Lieu :**Succursale de Sherbrooke; 260 Rue Léger, Sherbrooke, QC J1L 1Y5

Sommaire du poste

L’Administrateur(trice) de bureau joue un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de la succursale. La personne titulaire du poste assure le soutien administratif quotidien, agit à titre de représentant(e) en santé et sécurité, effectue les entrées de paie, et assure le suivi des soumissions, estimations et documents clients.

Ce rôle exige un haut niveau d’organisation, de rigueur, de professionnalisme et une capacité à collaborer efficacement avec les équipes des opérations, des ventes, de la finance et des ressources humaines.

Responsabilités principales

Administration générale

• Assurer la gestion quotidienne des activités administratives du bureau

• Maintenir une organisation efficace des dossiers, documents et communications

• Gérer le courrier, les appels, les fournitures de bureau et le classement

• Soutenir les équipes internes dans diverses tâches administratives

Paie

• Effectuer les entrées de données de paie de façon précise et dans les délais requis

• Vérifier l’exactitude des informations liées aux heures travaillées, congés et absences

• Collaborer avec les équipes des ressources humaines et de la paie pour assurer la conformité et la résolution des écarts

Santé et sécurité

• L’Administrateur(trice) de bureau exerce ses responsabilités en matière de santé et sécurité conformément à la Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST), aux exigences de la CNESST, ainsi qu’aux politiques internes de l’entreprise

• Le rôle de représentant(e) en santé et sécurité est exercé à titre de soutien administratif et de coordination, sans se substituer aux obligations légales de l’employeur, des gestionnaires ou des travailleurs prévues par la loi

• Agir à titre de représentant(e) en santé et sécurité de la succursale

• Participer à l’application et au suivi des programmes de santé et sécurité

• Maintenir les registres requis (incidents, formations, inspections, documents réglementaires)

• Soutenir la direction dans la promotion d’un environnement de travail sécuritaire et conforme

Soumissions, estimations et suivi client

• Assurer le suivi administratif des estimations et soumissions

• Effectuer le suivi des documents requis par les clients (formulaires, assurances, conformité, etc.)

• Collaborer avec les équipes des ventes et des opérations afin d’assurer la complétude et la conformité des dossiers

• Effectuer les relances nécessaires auprès des intervenants internes ou externes

Soutien aux opérations

• Appuyer les équipes opérationnelles dans la préparation, le suivi et la fermeture des dossiers

• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs

• Effectuer toute autre tâche connexe liée au bon fonctionnement de la succursale

Le présent poste est exercé dans le respect des lois et règlements applicables, incluant notamment les normes du travail, la législation en santé et sécurité, les obligations de la CNESST, ainsi que toute convention collective ou entente applicable.

L’Administrateur(trice) de bureau peut être appelé(e) à effectuer d’autres tâches connexes, compatibles avec la nature du poste, ses compétences, sa formation et son niveau de responsabilité, afin de soutenir les opérations et le bon fonctionnement de la succursale.

Toute tâche additionnelle sera assignée dans le respect des conventions collectives applicables, des lois du travail en vigueur et des normes de santé et sécurité, le cas échéant.

Exigences du poste

Expérience

• Minimum de 5 à 10 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire

• Expérience en environnement de bureau structuré, idéalement dans un contexte opérationnel ou technique

Compétences linguistiques

• Bilinguisme complet requis : français et anglais (oral et écrit). Vous serez en contact avec des clients et des bureaux situés dans d'autres provinces canadiennes où l'on parle anglais.

Compétences et aptitudes

• Excellentes habiletés organisationnelles et souci du détail

• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément

• Autonomie, discrétion et professionnalisme

• Excellentes aptitudes en communication et en collaboration

• Maîtrise des outils informatiques courants (Suite Microsoft Office et systèmes administratifs)

Environnement de travail

• Poste principalement exercé en environnement de bureau

• Interaction régulière avec plusieurs départements et intervenants

• Exigence de confidentialité élevée