VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Service à la communauté étudiante

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la responsabilité du supérieur immédiat, élabore, documente, met à jour et applique des politiques, des procédures et des processus administratifs. Étudie et analyse différents processus, collabore à la création d'outils permettant une meilleure gestion des demandes de services des étudiants et participe à l'amélioration des opérations sous sa responsabilité. Propose des recommandations, en assure le suivi et participe à la gestion administrative efficace. Avec la participation d'autres services, contribue au développement d'un service de télésurveillance des examens numériques.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Élabore, rédige, applique, interprète et met à jour les politiques, la réglementation, les directives, les procédures et les processus administratifs. Œuvre soit dans des secteurs d'activités faisant appel à des connaissances multidisciplinaires, soit dans un secteur spécifique exigeant des connaissances spécialisées.

• Effectue des études et des analyses de dossiers, de contrats, d'ententes, de rapports statistiques et d'autres documents; donne des avis et fait des recommandations afin d'apporter des corrections et des mises à jour.

• Dirige les opérations courantes, prépare des contrats et conçoit différents rapports statistiques.

• Assure la gestion et les liens avec les fournisseurs externes, à titre de représentant de l’Université TÉLUQ.

• Recueille les renseignements pertinents à la préparation et à la rédaction de réponses, de rapports, de contrats et toute autre correspondance requise se rapportant aux dossiers sous sa responsabilité et en assure le suivi.

• Prépare, assiste et participe à différentes réunions. Rédige des procès-verbaux et comptes rendus et prend les dispositions s'y rattachant.

• Collabore au développement, à l'implantation et à la mise à jour des programmes et des systèmes informatiques reliés à son champ d'activités.

• Planifie, organise, coordonne et encadre des projets et des activités connexes en lien avec son secteur d’activités.

• Assure le lien entre divers organismes gouvernementaux et universitaires; peut représenter l'établissement auprès de divers organismes et comités.

• Communique avec divers intervenants internes et externes afin de les informer, de les conseiller ou d'obtenir des renseignements sur des politiques, des procédures ou des processus en vigueur.

• Assume des tâches de nature budgétaire. Évalue les besoins, élabore le budget de son secteur d'activités et en assure le suivi selon les normes en vigueur. Approuve des dépenses dans le respect des règles établies et des politiques budgétaires.

• Identifie les besoins en ressources humaines et matérielles dans son secteur et effectue certaines démarches en vue de l'engagement ou de l'acquisition de celles-ci.

• Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail, en vérifie l'exécution et, à la demande du notateur ou de la notatrice, donner son avis lors de la notation.

• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la catégorie.

EXIGENCES

• Baccalauréat dans une discipline appropriée, notamment en administration;

• 3 ans d'expérience pertinente.

AUTRES

• Connaissance et maîtrse des outils informatiques et des systèmes administratifs informatisés;

• Capacité démontrée à comprendre et documenter des processus administratifs et technologiques;

• Capacités de coordonner, d'organiser et de planifier le travail de son équipe;

• Bonne connaissance de la langue française autant à l'écrit qu'à l'oral (60 %).

MODE DE TRAVAIL

Possibilité de télétravail à 100 %, sauf besoins en présentiel occasionnels (en autres pour les rencontres d'équipe)

TYPE DE POSTE

Poste régulier

MILIEU INCLUSIF

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.

Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com