Top Benefits
About the role
Job Description:
FLEXEIR Facilities Services are seeking a skilled and experienced Facilities Administrator/Helpdesk Support to join our growing, dynamic team. In this role, you will play a key part in ensuring the smooth operation of our facilities by managing daily activities, coordinating maintenance tasks, and supporting health and safety compliance.
###IE - Help Desk Administrator
Workplace:
Shannon
Contract type:
Permanent contract
Activity rate:
100%
Entry date:
To be agreed
Publication date:
08/03/2026
Your role will include the following:
- Report on outstanding Work Order and PPMs, following up with sub-contractors on the status of works
- Prepare client quotes for reactive and follow-up works
- Assist in scheduling PPMs and reactive works
- Review contractor documents and ensure all documents are up to date
- Authorize and manage Permit to Work systems
- Compile RAMs as required
- Assist management with supplier invoicing
- Source and request PO’s for works in a timely manner
- Draft Supplier Level Agreements for approval by the Facilities Manager
- Coordinate Subcontractor maintenance visits with Supplier and Client requirements
- Oversee the employee schedule for support cover
- Financial reporting
- Compile service reports, upload to the CAFM system and issue to customers
- Assist management with the mobilisation of new contracts
Requirements
- Experience working in a professional team-based office environment
- Experience communicating with Clients/Customers and providing excellent customer service
- High level of computer literacy including an excellent working knowledge of MS Office software (Word, Excel, Powerpoint and Outlook)
- Experience working with CMMS and CAFM software
- Experience working in a similar role within Facilities Management is preferred
- Strong administrative and coordination skills
- Strong attention to detail
- Highly numerate and analytical skills
**Job Type:**Full-time
Benefits:
Bike to work scheme
Company events
Employee assistance program
On-site parking
Wellness program
Schedule:
8 hour shift
Day shift
Monday to Friday
Experience:
Facilites Management: 2 years (preferred)
Work authorisation:
Ireland (required)
Work Location: In person
About Flexim Netherlands
Flexim geeft energie aan bedrijven!
Als facilitaire dienstverlener helpen wij organisaties bij het creëren van een energierijke werkomgeving, aantrekkelijk voor toptalent en potentiële klanten. Door onze dienstverlening hebben jouw medewerkers dagelijks een schone, veilige, gezonde en sfeervolle werkplek.
Flexim is dé partner voor basis facilitaire voorzieningen en luxe facilitaire concepten. Wij groeien mee met jouw organisatie, zelfs over landsgrenzen heen. Wij lossen jouw complexe facilitaire vraagstukken op. Door het leveren van maatwerk spelen wij in op de energiebehoefte van jouw organisatie. Zo blijft de energie stromen.
Positieve energie is heilig voor Flexim. Daarom zorgen wij voor mooie ervaringen die bijdragen aan werkgeluk. Daarom ben jij bij ons altijd kwalitatief beter, efficiënter en goedkoper uit in vergelijking met voorheen. Daarom betaal jij bij ons niet voor onnodige zaken. Daarom geven wij jou een transparantieverklaring op ons verdienmodel, zodat jij altijd kunt zien waarvoor jij betaalt.
Onze facilitaire professionals staan 24×7 voor jou klaar. Waar heeft jouw organisatie op dit moment behoefte aan? Laat het ons weten.
Similar jobs you might like
Top Benefits
About the role
Job Description:
FLEXEIR Facilities Services are seeking a skilled and experienced Facilities Administrator/Helpdesk Support to join our growing, dynamic team. In this role, you will play a key part in ensuring the smooth operation of our facilities by managing daily activities, coordinating maintenance tasks, and supporting health and safety compliance.
###IE - Help Desk Administrator
Workplace:
Shannon
Contract type:
Permanent contract
Activity rate:
100%
Entry date:
To be agreed
Publication date:
08/03/2026
Your role will include the following:
- Report on outstanding Work Order and PPMs, following up with sub-contractors on the status of works
- Prepare client quotes for reactive and follow-up works
- Assist in scheduling PPMs and reactive works
- Review contractor documents and ensure all documents are up to date
- Authorize and manage Permit to Work systems
- Compile RAMs as required
- Assist management with supplier invoicing
- Source and request PO’s for works in a timely manner
- Draft Supplier Level Agreements for approval by the Facilities Manager
- Coordinate Subcontractor maintenance visits with Supplier and Client requirements
- Oversee the employee schedule for support cover
- Financial reporting
- Compile service reports, upload to the CAFM system and issue to customers
- Assist management with the mobilisation of new contracts
Requirements
- Experience working in a professional team-based office environment
- Experience communicating with Clients/Customers and providing excellent customer service
- High level of computer literacy including an excellent working knowledge of MS Office software (Word, Excel, Powerpoint and Outlook)
- Experience working with CMMS and CAFM software
- Experience working in a similar role within Facilities Management is preferred
- Strong administrative and coordination skills
- Strong attention to detail
- Highly numerate and analytical skills
**Job Type:**Full-time
Benefits:
Bike to work scheme
Company events
Employee assistance program
On-site parking
Wellness program
Schedule:
8 hour shift
Day shift
Monday to Friday
Experience:
Facilites Management: 2 years (preferred)
Work authorisation:
Ireland (required)
Work Location: In person
About Flexim Netherlands
Flexim geeft energie aan bedrijven!
Als facilitaire dienstverlener helpen wij organisaties bij het creëren van een energierijke werkomgeving, aantrekkelijk voor toptalent en potentiële klanten. Door onze dienstverlening hebben jouw medewerkers dagelijks een schone, veilige, gezonde en sfeervolle werkplek.
Flexim is dé partner voor basis facilitaire voorzieningen en luxe facilitaire concepten. Wij groeien mee met jouw organisatie, zelfs over landsgrenzen heen. Wij lossen jouw complexe facilitaire vraagstukken op. Door het leveren van maatwerk spelen wij in op de energiebehoefte van jouw organisatie. Zo blijft de energie stromen.
Positieve energie is heilig voor Flexim. Daarom zorgen wij voor mooie ervaringen die bijdragen aan werkgeluk. Daarom ben jij bij ons altijd kwalitatief beter, efficiënter en goedkoper uit in vergelijking met voorheen. Daarom betaal jij bij ons niet voor onnodige zaken. Daarom geven wij jou een transparantieverklaring op ons verdienmodel, zodat jij altijd kunt zien waarvoor jij betaalt.
Onze facilitaire professionals staan 24×7 voor jou klaar. Waar heeft jouw organisatie op dit moment behoefte aan? Laat het ons weten.