Titre interne officiel:

Adjoint administratif

Statut:

Temporaire (Durée déterminée)

Sommaire:

En tant qu’adjoint(e) de direction, vous aurez à assister directement le vice-président adjoint, les directeurs principaux, de même que les directeurs de la direction principale du développement des affaires de L’Unique. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l’accomplissement des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et de l’initiative.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Apporter un support direct aux membres du comité de gestion de la vice-présidence (1 Vice-Président adjoint, 3 Directeurs principaux, 2 Directeurs au développement des affaires) :

• Tenir à jour l’agenda et prise en charge de certains courriels.

• Effectuer les réservations auprès des transporteurs, des restaurateurs et des établissements hôteliers.

• Préparer les bons de commande, les paiements de factures à des fournisseurs

• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des réunions relevant des directeurs au développement des affaires (internes ou externes) :

• Planifier le calendrier, proposer l’ordre du jour, assister aux réunions internes et rédiger les comptes rendus et points de suivi.

• Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des participants ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités relevant de l’un ou l’autre des Directeurs principaux ou des Directeurs au développement des affaires.

• Rédiger des lettres, rapports, présentations, discours et autres documents.

• Gérer les participants (internes et externes) lors de la distribution de billets pour des spectacles ou autres évènements, rédiger les invitations et les inscriptions, faire les convocations et assurer le suivi auprès des participants avant et après l’événement.

• Organiser la venue d’invités à nos bureaux, être sur place pour assurer leur accueil et leur accès.

Vos talents et qualifications :

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique
• Minimum de 5 années d’expérience comme adjoint(e) de direction
• Maîtrise avancée de la suite Office, Word (version avancée), PowerPoint (avancé) et Excel
• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes
• Maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit et une maîtrise fonctionnelle de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise dû à la nature des tâches, les interactions avec les collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones ainsi que la croissance de l’entreprise à l’extérieur du Québec

#LI-Hybrid

#LI-JD1

L'Unique et Unica souscrivent au programme d’accès à l’égalité en emploi et encouragent les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les minorités visibles, à soumettre leur candidature.

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