Job Description Titre du poste: Coordonnateur(trice) de l’expérience de client Kinark Services pour enfants et familles œuvre depuis plus de 50 ans auprès des enfants et des jeunes, en offrant une gamme complète de services de santé mentale fondés sur des données probantes, incluant du counseling individuel, familial et en groupe. Notre mission est d’aider les enfants et les jeunes ayant des besoins complexes à améliorer leur qualité de vie, avec une vision globale d’un avenir sain pour les jeunes de l’Ontario.

Nous comptons sur une équipe passionnée de plus de 700 employés qui soutiennent plus de 9 000 enfants et jeunes chaque année dans nos trois volets de services : santé mentale communautaire, autisme et santé mentale médico-légale.

Nos employés sont au cœur de notre organisation. « Placer les enfants, les jeunes et les familles au centre de tout ce que nous faisons » est l’une des valeurs fondamentales qui guident notre travail.

Dans le cadre de notre engagement à devenir un employeur de choix dans notre secteur, nous sollicitons régulièrement les commentaires de notre personnel afin d’améliorer l’expérience de travail.

Si vous souhaitez contribuer à un changement positif dans la vie des enfants et des jeunes ayant des besoins complexes, joignez-vous à notre équipe!

Pour en savoir plus au sujet de Kinark, nos valeurs, nos priorités stratégiques et nos programmes, visitez notre site web : www.kinark.on.ca ou consultez notre rapport annuel.

Ce que nous offrons :

• Salaire concurrentiel, avantages sociaux complets (santé et soins dentaires), et autres bénéfices*
• Horaire de travail flexible favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle
• Régime de retraite à cotisations déterminées avec contribution équivalente de l’employeur jusqu’à 6 %*
• Programme de bien-être pour les employés
• Accès à des formations et du perfectionnement professionnel
• Milieu de travail collaboratif avec supervision et rétroaction régulières
• Programmes cliniques accrédités et reconnus
• Selon les heures travaillées, l’ancienneté et/ou la convention collective applicable

Kinark a mis en place un avantage permettant aux employés occupant des postes admissibles de travailler partiellement ou entièrement à distance, s’ils choisissent d’y adhérer. Ce poste de coordonnateur/coordonnatrice de l’expérience client est classé comme un poste mobile (Roamer), nécessitant une présence au bureau quelques jours par semaine (3 jours), sauf si les besoins opérationnels exigent autrement.

Poste à pourvoir :

Le poste de Coordonnateur(trice) Clinique sera basé à notre bureau de Simcoe. La personne retenue travaillera 35 heures par semaine.

Les responsabilités du poste incluront : l’accueil des clients potentiels à la réception, le soutien administratif et clinique, ainsi qu’une communication et une collaboration fluides entre les cliniciens, les familles et les partenaires externes.

Vous pourriez être appelé(e) à travailler en soirée, les fins de semaine, selon des quarts fractionnés ou des quarts plus courts de moins de 7 heures par jour. Vous devrez également travailler dans d’autres sites de Kinark à l’occasion, en fonction des besoins opérationnels. De plus, vous pourriez être affecté(e) à différents programmes et services au sein de la division de l’autisme de Kinark, et votre lieu de travail principal pourrait être réassigné dans un rayon de 50 kilomètres, selon les besoins opérationnels.

Responsabilités :

• Offrir un service d’accueil professionnel et efficace aux clients nouveaux et existants :
• Répondre aux questions, expliquer les frais et les options de paiement, et compléter les documents contractuels
• Servir de lien de communication entre les clients et les cliniciens
• Fournir des renseignements sur les services offerts et collaborer avec l’équipe de mobilisation communautaire pour orienter les familles vers les services payants
• Recueillir les informations nécessaires à l’admission, obtenir les consentements, gérer les listes d’attente, traiter les plaintes, orienter les services et collaborer avec les partenaires communautaires
• Répondre aux courriels, appels et autres communications externes de manière respectueuse et efficace
• Participer à des événements communautaires en tant que représentant(e) de Kinark
• Contribuer à la création et à la diffusion de matériel promotionnel pour faire connaître les services offerts

Exigences :

• Diplôme universitaire, collégial ou certificat dans un domaine lié aux services sociaux
• Bilingue en français et en anglais (oral, écrit et lecture). Les candidats devront passer une évaluation de compétence linguistique en français.**
• Minimum d’un an d’expérience dans un rôle de coordination clinique ou d’assistance
• Connaissance du Programme ontarien des services en autisme (POSA) et des rôles des professionnels de la santé
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word)
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, souci du détail
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Souplesse, capacité d’adaptation et aptitude à gérer plusieurs priorités
• Sens de l’organisation et de la gestion du temps
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Expérience avec un CRM (atout)
• Vérification du casier judiciaire satisfaisante, incluant le secteur vulnérable

Remarque : La direction examinera les candidatures pour tous les postes liés à l’autisme afin de coordonner les candidatures multiples.

Les conditions d’emploi incluent une vérification du casier judiciaire (secteur vulnérable), et un certificat médical pré-emploi.

Kinark valorise l’inclusion et la diversité. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous les horizons. Nous nous engageons à offrir des pratiques d’emploi accessibles, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’accommodement durant le processus de recrutement, veuillez contacter l’équipe des ressources humaines à kinark.jobs@kinark.on.ca ou au (905) 474-9595.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Toute information recueillie sera utilisée uniquement à des fins de recrutement.

Position Title: Client Experience Coordinator

Kinark has introduced a benefit that gives employees in eligible roles the opportunity to work partially or fully remote if they choose to opt-in for this benefit. This role (Client Experience Coordinator) is assessed as a Roamer position requiring a few days in the office (3 days per week) unless business demands require.

Job Summary: The Client Experience Coordinator position will be located out of our Simcoe office. The successful candidate will work 35 hours per week. Job duties will include providing: front door service to prospective clients; administrative and clinical support; and seamless communication and collaboration between clinicians, families, and external partners.

You may be scheduled to work evenings, weekends, split shifts, or shorter shifts of less than 7 hours per day. You will be required to work out of other Kinark sites from time to time based on operational needs. As well, you may be assigned to work in different programs and services within the Autism division of Kinark and your primary work location may be reassigned within a 50 kilometer radius based on operational needs.

Duties & Responsibilities:

• Providing seamless, efficient, client experience service to prospective and recurring clients including but not limited to:
• Answering questions, educating, articulating fees, payment options and completing contract documents for caregiver review and completion.
• Acting as the communication conduit between clients and clinicians;
• Providing information about service offerings and collaborating with the Community Engagement Lead team to converting families to fee for service programs at Kinark;
• Gathering intake information to help determine client suitability for service including obtaining consents and collateral client information; waitlist management and triaging; fielding client complaints and concerns; providing service navigation & liaising with community partners; supporting the completion of Service Contracts, funding applications, referral forms, etc.
• Responding to emails, phone calls, and other correspondence from external parties (community partners, insurance agencies, etc.) in an effective, respectful, and timely manner and helping to build and maintain collaborative relationships with community partners
• Active participation in community events as a service representative and ambassador of Kinark Supporting the development and distribution of advertising and marketing materials to clients and other relevant community partners to enhance community awareness of program service offerings.

Qualifications:

• Undergraduate degree, college degree, or diploma in a field related to the social services.**
• Bilingual in French and English (spoken, written, and reading). Candidates will be required to complete a French language proficiency assessment.
• Must have some practical or position related experience (minimum of one year) working in a clinical coordination/assistant role.
• Should have familiarity with Ontario Autism Program (OAP) funding, as well as the roles/job profiles of various health professionals.
• Proficient in Microsoft Office (ie., Outlook, Excel and Word).
• Excellent verbal and written communication and interpersonal skills with attention to detail.
• Ability to work both independently and in a team setting with good attendance and work performance.
• Ability to adapt to change, flexibility and problem-solving skills are an asset as well as an ability to manage multiple and competing priorities.
• Superior organizational and time management skills.
• Excellent customer service skills.
• Experience with CRM an Asset
• Satisfactory Criminal Record Check (including a Vulnerable Sector Screening).

Please note that the Senior Management team will be reviewing applicants for all roles in Autism in an effort to appropriately coordinate applicants who apply to more than one posting