Aperçu L'Assistant(e) administratif( ve ), qui relève du CFO Canada, fournit un soutien administratif essentiel à plusieurs départements, y compris les finances, l'AO et le développement. L'Assistant(e) administratif( ve ) coordonne les horaires, gère la correspondance et s'occupe de la préparation des documents pour assurer l'efficacité des flux de travail. De plus, ce rôle aide aux rapports financiers, à la coordination des projets et à la gestion générale du bureau , agissant comme une ressource centrale pour faciliter la communication et l'efficacité opérationnelle dans l'ensemble de l'organisation.

Responsabilités

• Traiter les demandes des nouveaux fournisseurs et les PRs /Pos (bons de commande) et faire le suivi avec les demandeurs.

• Analyse le traqueur PR-PO, enquête sur les demandes bloquées et garantit l'efficacité du processus.

• Effectue un examen annuel des bons de commande, remet une liste à l'acheteur et demande la fermeture.

• Gérer le parrainage de la municipalité.

• Gérer les factures, y compris, mais sans s'y limiter, les taxes municipales, la SAAQ, etc.

• Gérer le courrier entrant, numériser toutes les factures reçues par courrier ordinaire et les transmettre aux payable@edf-re.com (y compris l'envoi des plaques d'immatriculation des véhicules aux sites)

• Gérer la comptabilité corporative d'EDF à l'Hôtel Lévesque, y compris le renouvellement de l'entente.

• Préparer des lettres et des dossiers de paiement pour le Land Management.

• Maintien du statut d'EDF auprès de la Régie du bâtiment du Québec et d'Industrie Canada

• Organise des événements AO (par exemple, Comm Meeting )

• Organiser des événements pour les Actifs (p. ex., Stakeholder BBQ)

• Gère la plateforme de gestion de location de véhicules (Enterprise)

• Gère le compte WEX pour tous les utilisateurs.

• Traduit des documents ou révise des documents traduits.

• Obtient des signatures pour des contrats ou des documents (sur papier ou via DocuSign)

• Gère le MIGO mensuel pour les contributions volontaires.

• Vérifie et rapproche les heures entre différents systèmes et entre divers projets pour les membres de l'équipe.

• Organiser et coordonner des réunions de projet ainsi que d'autres voyages d'affaires et des voyages pour le département offshore.

• Soutenir l'organisation d'événements spéciaux (p. ex., séminaire annuel, atelier, voyages à l'étranger) et collaborer avec d'autres assistants administratifs.

• Négocie des tarifs préférentiels pour la location de voitures, les hôtels, les vols, l'hébergement et les repas.

• S'assurer du respect des politiques de l'entreprise en matière de voyages et de voyages d'affaires.

• Gérer et conserver les lettres de crédit reçues (dans un coffre- fort).

• Remettre les reçus d'impôt pour les dons au service des impôts.

• Gère l'accès au bureau, de la commande des fournitures à l'émission, au remplacement et à l'annulation de l'accès aux bâtiments.

Qualification Études/Expérience –

• Diplôme d'études secondaires, diplôme universitaire de préférence.
• 2 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) Administratif( ve )
• Expérience de la gestion des factures, des notes de frais et de la tenue des dossiers des employés.

Compétences/connaissances/aptitudes –

• Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à suivre les échéances, à organiser des réunions et à assurer une communication fluide.
• Solides compétences en rédaction, en relecture et en tenue de dossiers.
• Capacité à naviguer dans les bases de données, les logiciels comptables, etc.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à préserver la confidentialité et à traiter des informations sensibles.
• Solides compétences interpersonnelles pour collaborer efficacement avec les parties prenantes.
• Proactivité, motivation et capacité de travailler de manière indépendante.
• Adaptabilité à un environnement en évolution rapide. Exigences physiques : N/A

Conditions De Travail 100 % du temps est passé dans l'environnement de bureau, à utiliser des ordinateurs (utilisation fréquente de divers logiciels/programmes Microsoft), des téléphones et du matériel de bureau général. 0 % du temps est passé à l'extérieur du bureau à visiter les sites des fournisseurs et/ou des clients internes en plus d'assister à diverses conférences et réunions.