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Faculty of Science

Affaires académiques

Sommaire du poste

Sous la direction de la directrice de l’administration et des opérations, la personne titulaire du poste fournit un soutien complet en matière d’affaires académiques à la doyenne, notamment en préparant la documentation et les rapports liés au recrutement professoral, aux renouvellements de nomination et au personnel académique contractuel. Le rôle constitue une ressource clé pour les directeur(trice)s de département, directeur(trice)s et administrateur(trice)s en ce qui concerne les politiques et procédures académiques tout au long du cycle d’emploi, y compris le recrutement, la permanence et la promotion, les congés, la rémunération et l’immigration.

Responsabilités principales

Administration des affaires académiques et soutien aux politiques:

• Agir à titre de personne-ressource principale entre la Faculté, les départements/unités et les bureaux centraux de l’Université, en offrant des conseils sur les politiques académiques, les procédures et les processus de recrutement.
• Assurer la conformité aux règlements de l’Université et de la Faculté, et superviser le suivi, la préparation et la révision des documents et dossiers académiques.
• Collaborer avec les parties prenantes internes afin d’assurer le traitement rapide des dossiers académiques.

Nominations académiques et processus RH:

• Administrer le recrutement professoral, les nominations, l’octroi de la permanence, les renouvellements de nomination et les promotions (y compris au rang de professeur titulaire) pour le personnel enseignant menant à la permanence et le personnel académique contractuel, en veillant à la conformité des processus et à l’exactitude et à l’exhaustivité de la documentation soumise dans les délais prescrits.
• Gérer les processus de congés du corps professoral (p. ex. congés sabbatiques, congés parentaux, départs), en s’assurant que les demandes sont examinées, approuvées et traitées conformément aux politiques de l’Université.
• Agir à titre de personne-ressource principale pour les questions RH académiques, y compris les processus d’immigration, en collaboration avec les départements et les bureaux centraux afin d’assurer le respect des exigences et l’exhaustivité des dossiers.
• Traiter et maintenir à jour les transactions RH académiques dans Workday, en assurant l’intégrité des données et une tenue de dossiers rigoureuse.

Rapports et soutien:

• Appuyer l’administration des processus à l’échelle de la Faculté, y compris les évaluations du rendement académique et les exercices liés à la politique salariale, en collaboration avec la direction facultaire.
• Préparer des rapports, des données statistiques et de la documentation à l’intention de la doyenne, et contribuer aux exigences de reddition de comptes annuelles de la Faculté.
• Fournir un soutien opérationnel au bureau de la doyenne, y compris la coordination des réunions, des événements et des processus de recrutement, ainsi qu’un soutien de remplacement pour la planification et les arrangements de voyage.
• Contribuer à des projets spéciaux et à d’autres initiatives facultaires, selon les besoins.

Qualifications requises:

• Éducation: Diplôme minimal de niveau DEC III.
• Expérience: Expérience en administration des ressources humaines; une expérience en affaires académiques au niveau facultaire est un atout.

Compétences clés:

• Bilinguisme; excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Solide connaissance des politiques, règlements et procédures en matière d’affaires académiques, notamment en ce qui concerne les nominations, la permanence, les promotions, les congés, la rémunération et l’immigration tout au long du cycle d’emploi académique.
• Compétences analytiques éprouvées et bon jugement pour interpréter et appliquer des politiques et procédures complexes de l’Université et de la Faculté, et en assurer la conformité.
• Une expérience des politiques et procédures d’immigration académique est un atout.
• Excellentes compétences organisationnelles, de gestion du temps et de priorisation, avec la capacité de gérer plusieurs dossiers, échéances et processus simultanés.
• Grande attention aux détails et souci de l’exactitude dans la préparation, la révision, le suivi et la gestion de la documentation académique.
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome sur des tâches complexes avec un minimum de supervision, tout en faisant preuve de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication, avec la capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec les responsables académiques, les administrateur(trice)s et les bureaux centraux de l’Université.
• Capacité à gérer des situations sensibles et sous pression avec tact, diplomatie et professionnalisme.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel). La connaissance de Minerva, Banner (FIS) et Workday est un atout.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
  Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici***.***

Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire annuel :

(MPEX – Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00

Profil d'emploi:

MPEX-HRM1G - Affaires professorales – Professionnel 1 (exclu)

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Director of Administration and Operations

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-06-10

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***