Company: ClaimsPro LP (Bilingue) Agent(e) à la réception et soutien administratif (À temps plein) / (Bilingual) Receptionist / Administrative Support (Full-time) (Laval, QC Canada) En tant que membre à part entière de l'équipe, vous incarnerez l'image de l'entreprise et contribuerez au professionnalisme du bureau grâce à votre expertise administrative et à un service client bilingue de qualité supérieure. Le candidat retenu pour ce poste aura l'opportunité de faire partie d’une équipe dynamique qui fournit un service bilingue de qualité aux clients internes et externes. Il fera preuve d'un sens aigu du service client au quotidien et jouera un rôle clé dans le succès du bureau en apportant un soutien administratif exemplaire à toutes les équipes. Nous recherchons actuellement un(e) réceptionniste / assistant(e) administratif(ve) bilingue à temps plein pour rejoindre notre équipe! Il s'agit d'un poste en au cabinet, et vous devez être bilingue (français et anglais) pour pouvoir postuler à ce poste. Responsabilités principales Accueil et réception Accueillir les visiteurs et clients en personne, de manière professionnelle et bilingue (français/anglais), cinq (5) jours par semaine. Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques. Assister les assurés ou fournisseurs se présentant au bureau afin de les diriger vers les experts en sinistre ou les responsables appropriés. Gérer l’émission de bons de stationnement. Effectuer la réservation et la coordination des salles de réunion. Assurer le relais des appels pour d’autres succursales en cas de fermeture des bureaux des clients (jours fériés ou journées internes). Gestion des livraisons et services généraux Recevoir, vérifier et accuser réception des livraisons (Postes Canada, messageries, fournisseurs, matériel TI). Assurer la distribution interne et informer les destinataires des colis reçus. Acheminer les livraisons destinées aux équipes (Indemnipro, BBCG, NAU, BELL, TI, etc.). Traiter certaines factures intersuccursales (ex. entretien ménager). Gestion des dossiers – ISB Effectuer les demandes de rapports de police. Assurer le suivi des demandes et transmettre les documents reçus aux experts en sinistre. Classer les documents dans les dossiers électroniques et consigner les notes appropriées. Procéder au paiement des factures ISB via Concur. Gestion du courrier Réceptionner, ouvrir, dater et numériser le courrier entrant. Associer les documents aux dossiers concernés et inscrire des notes pour les experts. Préparer et expédier le courrier sortant (Indemnipro, BBCG, BELL, NAU), en français et en anglais. Gérer les envois recommandés (préparation et dépôt au bureau de poste). Préparer les expéditions Purolator (création d’étiquettes, suivi et saisie des dépenses dans Concur). Préparer et distribuer des enveloppes préaffranchies aux équipes internes et aux employés en télétravail. Soutien administratif aux équipes Envoyer des chèques, correspondances et documents légaux aux équipes internes (notamment NAU et BELL). Remettre les chèques aux assurés, obtenir les signatures requises, numériser les preuves et les intégrer aux dossiers. Numériser et traiter les documents remis en main propre (factures, documents judiciaires, etc.). Assurer la transmission des documents aux experts et leur intégration dans les systèmes. Effectuer diverses tâches administratives : numérisation, montage de documents, envoi de rapports, etc. Environnement et conditions de travail Nous encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des aménagements sont possibles sur demande tout au long du processus de recrutement et d'évaluation. Candidatures spontanées – Agences de recrutement Nous n'acceptons pas les candidatures spontanées d’agences de recrutement et demandons à ces dernières de ne pas contacter directement nos employés ou nos gestionnaires pour nous présenter des candidats. Veuillez noter que nous NE verserons AUCUNE commission pour un placement résultant de la réception d'une candidature spontanée et que toute candidature spontanée sera considérée comme une information publique. Nous accueillons favorablement les candidatures envoyées directement par les candidats. #ClaimsPro/IndemniPro ______________________________________________________________________________ Overview As an integral member of the team, you will be the face of the company, adding to the professionalism of the corporate office by bringing the highest level of expertise in administrative skills and demonstrating a superior level of (bilingual) customer service. The successful candidate for this position will have the opportunity to participate as part of a dynamic team that provides quality (bilingual) service to internal and external clients. They will display their customer service centric approach inherent in their day-to-day activities and will be a key contributor to the success of the office by providing excellent administrative support to all teams. We have an existing opportunity to add a Full-time Bilingual Receptionist / Administrative Support member to our team! This is an in-office position, and you must be bilingual in French and English to qualify for this role. Key Responsibilities Reception and Front Desk Welcome visitors and clients in person in a professional and bilingual manner (French/English), five (5) days per week. Answer, screen, and route phone calls. Assist policyholders or suppliers visiting the office by directing them to claims adjusters or the appropriate contacts. Manage parking pass issuance. Book and coordinate meeting rooms. Handle incoming calls for when client offices are closed (holidays or internal days). Deliveries and General Services Management Receive, verify, and acknowledge deliveries (Canada Post, couriers, suppliers, IT equipment). Ensure internal distribution and notify recipients of received packages. Forward deliveries intended for teams (Indemnipro, BBCG, NAU, BELL, IT, etc.). Process certain inter-branch invoices (e.g., cleaning services). File Management – ISB Request police/fire reports. Follow up on requests and forward received documents to claims adjusters. File documents in electronic records and record appropriate notes. Process ISB invoice payments via Concur. Mail Management Receive, open, date-stamp, and scan incoming mail. Match documents with the appropriate files and add notes for adjusters. Prepare and send outgoing mail (Indemnipro, BBCG, BELL, NAU), in both French and English. Manage registered mail (preparation and drop-off at the post office). Prepare Purolator shipments (label creation, tracking, and expense entry in Concur). Prepare and distribute prepaid envelopes to internal teams and remote employees. Administrative Support to Teams Send cheques, correspondence, and legal documents to internal teams (notably NAU and BELL). Deliver cheques to policyholders, obtain required signatures, scan proof of remittance, and upload to files. Scan and process documents delivered in person (invoices, legal documents, etc.). Ensure documents are forwarded to adjusters and integrated into systems. Perform various administrative tasks: scanning, document assembly, sending reports, etc. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates throughout the recruitment and assessment process. Unsolicited Outreach Statement – Recruitment Agencies We will not accept unsolicited resume submittals from third-party recruiters and hereby request agencies to not contact our employees or managers directly to present candidates. Be advised we will NOT pay a fee for any placement resulting from the receipt of an unsolicited resume and will consider any unsolicited resumes forwarded public information. We welcome resumes submitted directly from candidates. #ClaimsPro/IndemniPro In the rapidly evolving world of risk management services, Davies has distinguished itself as a leader in innovation and excellence. As Canada’s largest privately owned provider of insurance services, our position at the forefront of the industry has been possible due to the quality of our personnel and the depth of their technical abilities. We recruit, train, educate, and support the best and the brightest and we empower them with the tools and technology that they require to provide clients with the highest quality of service. Our firm commitment to continuous learning animates every branch of our organization and drives our success. We work with passion and dedication, and we never compromise on our quest for excellence. Come join the Davies experience! Note: Davies and affiliates welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates throughout the recruitment and assessment process.