Le ou la coordonnateur(trice) – services aux clients joue un rôle important dans le soutien

des services destinés aux clients et veille au bon déroulement des opérations quotidiennes

des salles de réunion et des espaces communs du cabinet.

Ce poste combine des responsabilités liées au service à la clientèle, à la coordination des

salles de réunion et au soutien opérationnel. La personne retenue contribuera à maintenir

un environnement professionnel, organisé et orienté vers le service tout en soutenant les

réunions, les événements et les espaces internes du bureau.

Une participation occasionnelle à des événements en début de soirée peut être requise.

Responsabilités principales

Expérience client et gestion des salles de réunion

• Préparer et installer les salles de réunion avant les rencontres et les remettre en ordre par

la suite afin d’assurer un environnement professionnel et accueillant

• Ajuster la configuration du mobilier modulaire selon les besoins des réunions
• Coordonner les services de traiteur et superviser la présentation et le

réapprovisionnement des rafraîchissements

• Effectuer des tests techniques et assister avec les équipements audiovisuels et de

vidéoconférence afin d’assurer le bon déroulement des réunions

• Maintenir la propreté et l’organisation des espaces destinés aux clients, incluant les

cuisines de service, cabines téléphoniques, vestiaires et salles de bain universelles

Soutien à la réception

• Assurer la couverture de la réception pendant les pauses, les repas, les vacances ou

autres absences

• Accueillir les clients et visiteurs de manière professionnelle et courtoise
• Répondre aux appels entrants, les diriger vers les bonnes personnes, prendre des

messages précis et fournir des informations de base au besoin

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les livraisons par messagerie

Gestion des espaces internes

• Surveiller et réapprovisionner quotidiennement les fournitures et rafraîchissements dans

la salle des employés

• Assurer le bon fonctionnement et l’entretien des équipements de cuisine, notamment les

machines à café

• Maintenir la propreté et l’organisation des espaces internes tels que la salle des

employés, la salle de bien-être, les bureaux et les espaces partagés

• Veiller à ce que les avocats visiteurs disposent du matériel nécessaire avant leur arrivée

(stylos, surligneurs, papier, etc.) et aider à l’installation d’équipement ou au remplacement

de claviers au besoin

Qualifications

• Bilingue Français et Anglais (requis)
• Une expérience en hospitalité, service à la clientèle, soutien administratif ou

coordination d’événements constitue un atout

• À l’aise d’apprendre et d’utiliser différents équipements de bureau tels que les systèmes

de présentation, de vidéoconférence, de téléconférence, les microphones et les

photocopieurs

• Connaissance de base de Microsoft Office (Outlook, Word, etc.) ou capacité d’apprendre

rapidement de nouveaux outils

Compétences clés

• Forte orientation service à la clientèle avec la capacité de gérer plusieurs demandes

simultanément

• Excellentes habiletés de communication verbale et écrite en français et en anglais
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps avec la capacité

d’établir les priorités et de respecter les échéanciers avec un minimum de supervision

• Personne flexible, fiable et capable de travailler de façon autonome ou en équipe
• Bon jugement et capacité de traiter des informations confidentielles avec discrétion
• Flexibilité pour travailler occasionnellement en soirée ou la fin de semaine lorsque requis
• Capacité à déplacer et réorganiser le mobilier des salles de réunion et à soulever du

matériel