Coordonnateur(trice) Administratif / Administrative Coordinator

Résumé :

Le coordonnateur administratif est principalement chargé de soutenir l'administration du bureau et d'assurer le bon déroulement des activités quotidiennes au siège social. Ce poste consiste à gérer les tâches administratives, notamment l'organisation du bureau, la coordination des fournisseurs, l'organisation des déplacements et la planification d'événements, tout en apportant son soutien aux ressources humaines dans des domaines tels que la paie pour le Canada et la République tchèque, le recrutement, l'intégration et l'administration des ressources humaines. Le coordonnateur administratif joue un rôle clé dans le maintien de l'efficacité, de la précision et du professionnalisme dans les fonctions administratives et RH.

Responsabilités :

Bureau et administration

• Veiller à ce que le bureau présente un aspect professionnel et une atmosphère accueillante.
• Gérer les tâches quotidiennes du bureau, notamment répondre aux courriels, préparer la correspondance et saisir les données.
• Superviser les systèmes de classement, les archives et les dossiers électroniques et papier.
• Maintenir un stock adéquat de fournitures de bureau et veiller au bon fonctionnement du matériel de bureau.
• Coordonner les préparatifs de voyage, les horaires et les réservations pour les employés.
• Planifier et organiser les événements d'entreprise, les activités sociales et les initiatives de reconnaissance.
• Aider à la gestion des fournisseurs, notamment en apportant un soutien pour les renouvellements et le traitement des factures.
• Gérer la petite caisse et les notes de frais des employés.
• Fournir un soutien interdépartemental et faciliter la communication entre les équipes internes et les parties prenantes externes.
• Effectuer des tâches administratives ponctuelles à la demande de la direction.

Soutien aux ressources humaines

• Traiter et gérer la paie pour les bureaux du Canada et de la République tchèque, en veillant à l'exactitude et à la conformité avec les réglementations locales.
• Soutenir les efforts de recrutement en planifiant les entretiens, en coordonnant la communication avec les candidats et en aidant à la publication des offres d'emploi.
• Diriger l'administration de l'intégration, préparer la documentation et assurer un processus d'intégration harmonieux pour les nouveaux employés.
• Tenir à jour et mettre à jour les dossiers des employés et les bases de données des ressources humaines, en garantissant la confidentialité et le respect des réglementations en matière de conformité.
• Traduire, mettre à jour et distribuer la documentation interne des ressources humaines en anglais et en français.
• Soutenir l'administration des avantages sociaux des employés et répondre aux demandes de renseignements des employés.

Qualifications et compétences :

• 2 à 3 ans d'expérience dans un poste administratif ou de soutien aux ressources humaines.
• Diplôme d'études postsecondaires dans un domaine connexe.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais.
• Maîtrise de MS Office Suite et Google Suite.
• Solides compétences organisationnelles, capacité à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front.
• Souci du détail et de la précision dans tout le travail.
• Orientation vers le service à la clientèle et l'esprit de collaboration.
• Créativité et capacité à résoudre des problèmes, avec la souplesse nécessaire pour s'adapter à l'évolution des priorités.

Rémunération et avantages:

• Assurance collective complète (santé, dentaire et assurance-vie).
• Régime de retraite avec contributions de l’employeur.
• Trois semaines de vacances payées dès la première année.
• Subvention pour le transport en commun.
• Programme de bien-être.
• Journées de congé maladie et jours personnels payés.

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Summary:

The Administrative Coordinator is primarily responsible for supporting office administration and ensuring the smooth operation of day-to-day activities at the head office. This role manages administrative tasks, including office organization, vendor coordination, travel arrangements, and event planning, while also providing support to Human Resources in areas such as payroll for Canada and Prague, recruitment, onboarding, and HR administration. The Administrative Coordinator plays a key role in maintaining efficiency, accuracy, and professionalism across administrative and HR functions.

Responsibilities and Duties:

Office & Administration

• Ensure a professional appearance and welcoming atmosphere in the office.
• Manage day-to-day office duties, including responding to emails, preparing correspondence, and data entry.
• Oversee filing systems, archives, and both electronic and hard-copy records.
• Maintain a suitable inventory of office supplies and ensure the smooth functioning of office equipment.
• Coordinate travel arrangements, schedules, and reservations for employees.
• Plan and organize company events, social activities, and recognition initiatives.
• Assist with vendor management, including support for renewals and invoice processing.
• Manage petty cash and employee expense reports.
• Provide interdepartmental support and facilitate communication between internal teams and external stakeholders.
• Perform ad hoc administrative tasks as requested by leadership.

Human Resources Support

• Process and manage payroll for Canada and Prague, ensuring accuracy and compliance with local regulations.
• Support recruitment efforts by scheduling interviews, coordinating candidate communication, and assisting with job postings.
• Lead onboarding administration, preparing documentation and ensuring a smooth integration process for new hires.
• Maintain and update employee records and HR databases, ensuring confidentiality and adherence to compliance regulations.
• Translate, update, and distribute internal HR documentation in both English and French.
• Support the administration of employee benefits and respond to employee inquiries.

Qualifications and Skills:

• 2–3 years of experience in an administrative or HR support role.
• Post-secondary education resulting in a degree, diploma, or certificate in a related field.
• Excellent written and verbal communication skills in both French and English.
• Proficiency in MS Office Suite and Google Suite.
• Strong organizational skills with the ability to prioritize and multitask.
• Attention to detail and accuracy in all work.
• Customer-service orientation and a collaborative mindset.
• Creativity and problem-solving skills, with the flexibility to adapt to changing priorities.

Benefits:

• Three weeks' paid vacation starting in the first year.
• Paid sick days and personal days.
• Comprehensive group insurance (health, dental and life insurance).
• RRSP Matching Program.
• Exercise Subsidy (Gym, Sports, Wellness, etc.).