SUPERBE OPPORTUNITÉ! MANDAT JUSQU’AU 31 MAI 2027 AVEC POSSIBILITÉ DE PROLONGATION!

Titre du poste : Commis de soutien à la gestion des programmes (SBG05)
Unité organisationnelle | Secteur de travail : Faculté de communication | École de langues (1700)

Groupe d'emploi : Bureau
Statut : Mandat jusqu’au 31 mai 2027 avec possibilité de prolongation
Horaire : Régulier 35 heures / semaine – POSSIBILITÉ DE FAIRE UN MAXIMUM DE 2 JOURS DE TÉLÉTRAVAIL PAR SEMAINE

Pavillon : V : Sainte-Catherine

EXIGENCES NORMALES :

Scolarité : Diplôme d'études secondaires (DES)
Expérience : Six (6) mois d’expérience pertinente
Autres :

• Connaissance d'un logiciel de traitement de textes (Word 60 %).
• Minimum de 65 % au test de français.
• Connaissance d’un logiciel de traitement de données (Excel 60%).
• Aisance avec l'utilisation de divers logiciels de gestion
• Connaissance de base de l’anglais oral (un atout)

Salaire : Entre 24.31 $ et 28.81 $
Classement salarial : 3

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne accueille et renseigne la clientèle étudiante et effectue certaines tâches relatives à la vérification et à la mise à jour des dossiers étudiants.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BG05 et au Syndicat.

L’École de langues

Partie intégrante de la Faculté de communication de l’UQAM, l’École de langues (ÉDL) offre depuis plus de trente ans des programmes et des cours qui abordent les compétences langagières, culturelles, professionnelles et universitaires tant à l’écrit (lecture et écriture) qu'à l’oral (compréhension et expression).

Forte d’une équipe de professeur.es qualifié.es ayant une solide expérience en enseignement des langues secondes, elle se distingue par son offre élargie de cours et de programmes en allemand, anglais, arabe, chinois, espagnol, français, italien, japonais, langue des signes québécoise, portugais et russe.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Cette personne:

• En étroite collaboration avec l’équipe d’agentes de gestion aux études de l’École de langues, accueille et renseigne, par courriel, par téléphone ou en personne, la clientèle étudiante sur les programmes d'études ainsi que sur les politiques et procédures qui y sont associées, dont la nécessité de passer un test de classement obligatoire préalablement à son inscription à un cours de langue;

• Vérifie l'adéquation entre les dossiers informatisés et les dossiers des étudiantes, étudiants et tient quotidiennement à jour les registres de suivi des résultats obtenus aux tests de classement obligatoires et des inscriptions aux cours de langues associés, apporte les correctifs nécessaires directement dans les systèmes d’information de gestion ou en remplissant différents formulaires administratifs;

• Effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à la production de divers documents tels que tableaux et listes de suivis, commande de cours, lettres, courriels et notes de service;

• Participe aux inscriptions et aux modifications d'inscriptions en effectuant l'envoi de la documentation requise et en vérifiant les choix de cours et les contraintes relatives aux cours (résultats aux tests de classement obligatoires);

• Photocopie et classe différents documents devant être insérés au dossier de l'étudiante, l'étudiant tels que relevés de notes et diplôme; reçoit, trie et distribue le courrier;

• Vérifie différents formulaires administratifs remplis par les étudiantes, étudiants; s'assure que les pièces justificatives sont annexées à la demande et les achemine aux personnes concernées;

• Tient à jour et compile différentes statistiques tels que nombre d'inscriptions par cours, par session et par programme;

• Assiste aux journées d'accueil organisées à l'intention des nouvelles étudiantes, nouveaux étudiants; participe à la préparation et à l'expédition ou à la distribution de la documentation requise;

• Effectue des tâches de support à l'organisation des réunions associées aux activités de programmes telles que convocation, réservation de salle, préparation matérielle et distribution des documents;

• Prend les mesures appropriées pour solutionner les dossiers dont elle a la responsabilité ou, s'il y a lieu, avise la personne désignée;

• Utilise différents appareils de bureautique;

• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis;

• La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une salariée, un salarié occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l’évaluation.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.