DESCRIPTION DU POSTE
Relevant du Directeur général, l’agent(e) d’administration joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de la Direction générale et de l’organisation dans son ensemble. Au cœur des activités administratives et de gouvernance du centre de services scolaire, cette personne agit comme ressource centrale, conseillère et point de coordination pour la haute direction, les établissements, les services et les partenaires externes.
Ce rôle requiert une personne hautement compétente, capable d’exercer un jugement sûr, de gérer des dossiers sensibles et complexes, et d’assurer une circulation efficace de l’information et des priorités. L’agent(e) d’administration contribue directement à l’efficacité organisationnelle en soutenant la prise de décision, en maintenant des canaux de communication efficaces et en assurant un fonctionnement rigoureux, réactif et professionnel de la Direction générale.

NATURE DU TRAVAIL
L’agent(e) d’administration coordonne et supervise les opérations quotidiennes de la Direction générale, en assurant une gestion efficace de l’information, des priorités et des processus administratifs. Cette personne agit comme point de contact central pour un large éventail d’intervenants, fournit des orientations, répond aux demandes et dirige les dossiers vers les ressources appropriées. Le rôle exige une capacité à analyser les situations, à en évaluer l’urgence et la sensibilité, et à résoudre les enjeux de façon autonome ou en soutien, tout en respectant les priorités organisationnelles.

Le poste consiste à soutenir le Directeur général et les directeurs généraux adjoints par une coordination administrative de haut niveau, la gestion des communications et le soutien aux instances décisionnelles. Cela comprend la gestion d’informations confidentielles, la rédaction de correspondance, la coordination de réunions et d’événements, le soutien aux travaux du Conseil des commissaires et des comités, ainsi que la production de documents précis et le suivi des décisions. L’agent(e) supervise du personnel de soutien, contribue à l’amélioration des processus et assure des pratiques administratives efficaces et cohérentes. Le rôle comprend également des interactions avec les services, les établissements et des partenaires externes, la gestion de situations sensibles et le soutien aux processus de collecte de données et de reddition de comptes. Toute autre tâche confiée par le supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, administration publique ou dans un domaine pertinent
• ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent
• Minimum de 4 à 6 années d’expérience pertinente en coordination administrative, soutien à la direction ou opérations organisationnelles
• Expérience de soutien auprès de gestionnaires ou de la haute direction dans un environnement complexe
• Expérience en coordination des processus administratifs, des priorités et des flux d’information
• Expérience en supervision ou coordination de personnel de soutien (atout)
• Bonne connaissance des प्रक्रdures administratives, des mécanismes de gouvernance et des pratiques organisationnelles
• Capacité démontrée à gérer des informations confidentielles avec discrétion
• Jugement solide et capacité à évaluer les priorités, l’urgence et les besoins d’escalade
• Excellentes habiletés de communication et relations interpersonnelles
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités de façon autonome
• Expérience en coordination de réunions, rédaction de procès-verbaux et logistique d’événements
• Connaissance du secteur public ou de l’éducation (atout)
• Maîtrise des outils numériques et des systèmes bureautiques
• Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit, requis

CLASSIFICATION
Ce poste est classé niveau 3, avec un traitement et des conditions de travail conformément au Règlement déterminant certaines conditions de travail des cadres des centres de services scolaires.

Le processus d’entretien peut se dérouler, en tout ou en partie, conformément aux mesures de contrôle de l’effectif en vigueur (mesures de gel des embauches). Toute décision de nomination, offre d’emploi et date d’entrée en fonction sont subordonnées au respect des exigences applicables, y compris, le cas échéant, les autorisations requises.