Bras droit stratégique de la direction générale, l’Adjoint·e exécutif·ve assure la coordination, la préparation et le suivi administratif, documentaire et décisionnel liés à la gouvernance institutionnelle. Cette personne veille à la conformité légale, à la qualité des communications avec les cabinets politiques et à la rigueur des processus internes.

Responsabilités principales

Gouvernance et conformité

• Exceller dans l’organisation des conseils d’administration et comités : convocations, ordres du jour, logistique, préparation stratégique.
• Rédiger, réviser et maintenir à jour les procès-verbaux, résolutions, suivis décisionnels et registres institutionnels.
• Assurer l’intégrité, la confidentialité, la traçabilité et l’archivage conforme de tous les documents de gouvernance.
• Garantir le suivi systématique des actions entérinées par le CA et les comités.
• Veiller au respect des règlements généraux, politiques internes, processus décisionnels et exigences de conformité documentaire.

Soutien stratégique à la direction générale

• Préparer présentations, analyses, notes de breffage, recommandations, argumentaires et plans d’action.
• Transmettre les informations stratégiques aux membres du conseil, en étroite collaboration avec la direction générale.
• Produire les communications officielles : lettres, notes d’enjeux, demandes de soutien, réponses formelles, rapports justificatifs.

Relations gouvernementales et reddition

• Coordonner les échanges entre la direction générale et les instances gouvernementales municipales, provinciales et fédérales.

• Préparer, compiler et vérifier les documents requis pour les redditions annuelles et périodiques selon les normes légales, administratives et financières.

• Assurer le respect des échéanciers, indicateurs, paramètres de conformité et exigences de performance (statistiques, audits, bilans financiers et narratifs, retombées culturelles et touristiques).

• Assurer le suivi des ententes, conventions d’objectifs, engagements financiers, subventions et rapports d’utilisation des fonds.

• Contribuer à l’actualisation des politiques internes, cadres de performance et indicateurs en lien avec les exigences gouvernementales.

Compétences et requis essentiels

• Excellente maîtrise des principes de gouvernance au Québec , des règles d’éthique, et des normes de gestion documentaire.
• Habiletés rédactionnelles avancées, précision terminologique impeccable.
• Rigueur, diplomatie, discrétion, sens aigu de l’éthique et excellent jugement stratégique.
• Très bonne compréhension des milieux culturel, patrimonial et des normes muséales.
• Maîtrise des exigences gouvernementales municipales, provinciales et fédérales en matière de reddition de comptes.

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Nota : le genre féminin est utilisé comme générique et dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

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