12 septembre 2025

Type de poste: Permanent

Horaire : Temps plein (37.5h/semaine)

Mode : Présentiel

Chez Vortex Solution, l’harmonie guide notre approche. Entreprise québécoise fière de ses racines, nous développons des solutions web innovantes qui créent un véritable impact pour nos clients, notre équipe et notre communauté. Certifié Great Place to Work, nous cultivons un environnement de travail collaboratif, respectueux et favorable à l’épanouissement de nos employé(e)s. Si vous désirez mettre votre expertise au service de projets captivants dans un environnement dynamique et humain, rejoignez-nous et contribuez à faire la différence!

RÔLE

Sous la supervision de la Directrice adjointe, Services & Amélioration continue, le/la Responsable Administrative & de Bureau est le premier point de contact de l’entreprise, en personne, par téléphone et par courriel. Il/elle assure un accueil chaleureux, maintient un environnement de travail fonctionnel et organisé, coordonne les fournisseurs et répond aux besoins logistiques. La présence au bureau est requise du lundi au vendredi de 9h à 17h.

RESPONSABILITÉS

Accueil & service à la clientèle

• Appliquer les principes d’harmonie et les valeurs de Vortex dans l’exécution des tâches quotidiennes et dans les interactions avec les équipes.
• Accueillir les visiteurs.euses avec professionnalisme, en veillant à leur enregistrement conformément aux normes ISO 27001 et SOC 2.
• Offrir des rafraichissements (café, thé, eau, etc.) aux visiteurs.euses afin d’assurer une expérience professionnelle et conviviale.
• Prendre les appels entrants et gérer la boîte courriel générale en triant et en redirigeant efficacement les demandes vers les bons interlocuteurs.trices, tout en assurant le suivi nécessaire pour leur prise en charge et leur résolution, dans le respect des procédures internes et de la confidentialité.
• Contribuer activement au soutien du département Expérience client en assurant une gestion efficace et professionnelle des communications.

Gestion du bureau & logistique

• Ouvrir et fermer le bureau chaque jour ouvrable.
• Préparer quotidiennement les salles de réunions (équipements, fournitures, boissons).
• Maintenir un environnement propre, accueillant et bien organisé.
• Gérer les commandes et le réapprovisionnement des fournitures de bureau et des collations, afin de maintenir un environnement de travail confortable et accueillant pour l’équipe et les visiteurs.euses.
• Collaborer avec le Comité Santé, Bien-Être & SST pour assurer le respect des obligations légales en matière de santé et sécurité au travail en effectuant un tour régulier des lieux, en identifiant les risques potentiels d’accidents ou d’incidents à l’aide d’une liste de contrôle interne.
• Participer à la gestion des licences logicielles (accès, renouvellements, suivi des utilisateurs.trices), en appui au Directeur, Cloud & Technologies.
• Assurer la transmission des informations pertinentes à la comptabilité, notamment pour les renouvellements ou achats liés aux licences logicielles.

Gestion des fournisseurs

• Coordonner les fournisseurs externes (entretien, réparations, déneigement), conformément aux normes ISO 27001 et SOC 2.
• Obtenir et suivre les estimations, les faire, approuver et confirmer les interventions.
• Transmettre les factures au service des finances dans les délais requis afin d’assurer un traitement efficace.

Soutien administratif & ponctuel

• Réaliser la mise en page, l’impression et la reliure de documents.
• Préparer des présentations et divers documents selon les besoins, notamment des documents de vente destinés à soutenir le département de l’Expérience client.
• Effectuer certaines entrées de données dans les outils internes avec rigueur et exactitude.

COMPÉTENTES REQUISES

Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).

Bilinguisme (français, anglais) avec d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale.

Aptitude remarquable en service à la clientèle.

Sens de l’organisation, autonomie, rigueur et souci du détail.

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec calme.

Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

FORMATION

Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, comptabilité ou domaine connexe.

EXPÉRIENCE

1 à 3 années d’expérience dans un rôle similaire (réception, soutien administratif ou gestion de bureau).

CE QU’ON VOUS OFFRE

Santé

• Assurance maladie complémentaire.
• Assurance dentaire.
• Assurance vie.
• Assurance invalidité.
• Compte de soins de santé.
• Programme d’aide aux employé.e.s et aux membres de leur famille (PAEF).

Équilibre travail-vie personnelle

• 3 semaines de vacances par année (6%);
• Environ 1 semaine de congé supplémentaire pendant la fermeture des bureaux à la période des Fêtes;
• 5 congés personnels par année (mobiles);
• Horaire de travail flexible.

Mobilité

• Contribution à l’abonnement annuel de transport en commun (STM, Exo);
• Bureaux idéalement situés au cœur de la Petite Italie, à proximité du métro, d’arrêts de bus et de stations BIXI.

Culture et milieu de travail

• Tenue décontractée;
• Environnement stimulant, axé sur la collaboration et l’innovation;
• Accès à des formations et des opportunités de perfectionnement;
• Ambiance conviviale et dynamique;
• Comité social actif et nombreuses activités : 5 à 7, club de course, sorties thématiques, fêtes d’équipe, etc.