Job Title: Coordinator – Recruitment Administration

Coordinateur, Administration du Recrutement

Location: Quebec, 3 days a week in the office

Hours: 40 hours per week, full time

Job type: Permanent

Millions look to us to progress their careers. We look to you.

Global, culturally diverse, inclusive, and innovative - welcome to AMS, where talent is our world. Over the last two decades, AMS has redefined the landscape of talent outsourcing and consulting. From pioneering the concept of RPO to continually revolutionising how organisations approach talent acquisition, AMS stands as a world leader in the industry.

Committed, engaged, and inspired, we feel a real sense of belonging, and all have one thing in common: a real passion for talent. Become part of this world and make a difference with us.

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Des millions de personnes comptent sur nous pour faire progresser leur carrière. Nous comptons sur vous.

Global, culturellement diversifié, inclusif et innovant - bienvenue chez AMS, où le talent est notre monde. Au cours des deux dernières décennies, AMS a redéfini le paysage de l'externalisation des talents et du conseil. De la pionnière du concept de RPO à la révolution continue de l'approche des organisations en matière d'acquisition de talents, AMS se positionne comme un leader mondial dans l'industrie.

Engagés, impliqués et inspirés, nous ressentons un véritable sentiment d'appartenance et avons tous une chose en commun : une véritable passion pour le talent. Rejoignez ce monde et faites la différence avec nous. https://www.weareams.com/

The Role

Our role will give you a chance to build and maintain strong working relationships between all parties including Recruiters, Hiring Managers, and other stakeholders. Ready for a challenge? We would like to talk with you!

As a Recruitment Coordinator you'll play a crucial part in our Talent Acquisition process, ensuring smooth and efficient operations at every step. Your responsibilities will focus on managing candidate databases, scheduling interviews and coordinating communication and facilitating the onboarding process. You'll focus on maintaining candidate records, tracking progress, and providing administrative support to the recruitment team.

Ce poste pourrait être votre opportunité d’exceller dans le monde dynamique de l’administration du recrutement!

En tante que coordinateur(trice) en recrutement, vous jouerez un rôle essentiel au sein du processus d’acquisition de talents, en assurant le bon fonctionnement des opérations à chaque étape. Vos responsabilités seront liées a la gestion de la base de données des candidats, la planification des entrevues ainsi qu’aux communications de coordination. De plus, vous tiendrez à jour les dossiers des candidats, suivrez les progrès et apporterez le soutien administratif à l’équipe de recrutement.

Key Accountabilities

What you’ll be doing:

• Managing account specific administration activities such as CV capturing, requisition management, interview scheduling, updating applicant tracking system and pre-employment screening
• Managing other various ad-hoc administration activities to support the effective running of the recruitment process
• Collaborating on or completing daily, weekly, monthly and quarterly reports accurately as required within the set deadlines
• Building and maintaining strong working relationships between all parties including recruiters, sourcers, hiring managers, vendors, and other account stakeholders
• Ensuring stakeholders are continually appraised and updated on the relevant processes
• Management of day-to-day queries relating their area of responsibility, ensuring all are dealt with in an effective and timely manner and escalated where necessary
• Participating in continuous improvement implementation within the immediate team

Ce que vous ferez

• Gérer les activités d'administration spécifiques au compte telles que la capture de CV, la gestion des demandes, la planification des entretiens, la mise à jour du système de suivi des candidats et le contrôle préalable à l'emploi
• Gérer diverses activités administratives ad hoc pour soutenir le bon déroulement du processus de recrutement
• Collaborer à la réalisation ou compléter les rapports quotidiens, hebdomadaires, mensuels et trimestriels avec précision dans les délais établis
• Établir et maintenir de solides relations de travail entre toutes les parties, y compris les recruteurs, les sourceurs, les responsables du recrutement, les fournisseurs et autres parties prenantes du compte
• S'assurer que les parties prenantes sont continuellement informées et mises à jour sur les processus pertinents
• Gestion des requêtes quotidiennes liées à leur domaine de responsabilité, en s'assurant que toutes sont traitées de manière efficace et rapide et escaladées si nécessaire
• Participer à la mise en œuvre de l'amélioration continue au sein de l'équipe immédiate

Skills & Experience

You’ll need to demonstrate:

• Bilingual French & English
• Effective business communication skills, written and oral
• Working knowledge of Microsoft packages; Outlook, Word, Excel, ms teams
• Systems experience and ability to learn new systems quickly
• Strong organizational skills
• Flexible and adaptable, quick learner
• Ability to work in a fast paced environment
• Proactive and Solutions focused
• Team Player

Vous devrez démontrer :

• Bilinguisme français et anglais
• Compétences efficaces en communication commerciale, écrite et orale
• Connaissance pratique des logiciels Microsoft ; Outlook, Word, Excel
• Expérience des systèmes et capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes
• Compétences organisationnelles solides
• Flexible et adaptable, apprentissage rapide
• Capacité à travailler dans un environnement rapide

Why AMS?

At AMS, we recognise the value of different perspectives and experiences in prompting innovation, sparking creativity, and solving problems.

We come from every walk of life, and our culture is open and inclusive. Our people enjoy flexibility, autonomy, and being trusted to work their way. We offer you career opportunities in every direction you want to explore. It’s our world but you can do it your way.

We offer:

• Full training and support
• High value and challenging work
• A vibrant, diverse, and collaborative culture
• Flexible working
• A competitive reward and benefits package*
• The opportunity to embark on a recruitment career with one of the world’s leading recruitment companies

*Details may vary slightly depending on your location, local labour law, etc.