Afin de simplifier votre mise en candidature, il n’est pas nécessaire de remplir toutes les sections du formulaire (expérience professionnelle, scolarité, aptitudes, comportements, motivations, licences et certifications, liens).
Joignez simplement votre CV et, au besoin, tout autre document que vous jugez pertinent (lettre de présentation, portfolio, diplôme, etc.).

Si vous éprouvez des difficultés lors de la mise en candidature, nous vous invitons à transmettre votre dossier par courriel à l’adresse suivante : Information.RH@parcolympique.ca. Veuillez préciser le titre de l’emploi pour lequel vous postulez.

Joignez-vous à la grande famille du Parc olympique où les possibilités et les défis sont à l’image de l’immensité de ces installations emblématiques, où la créativité et la collaboration forment le béton de l’organisation et où chacune, chacun, participe à sa façon à la création de moments mémorables.

On n’attend que vous au Parc olympique!

EN TANT QUE JOUEUSE, JOUEUR D’ÉQUIPE

Nous sommes à la recherche d’une personne talentueuse et motivée pour se joindre à l’équipe de la gestion immobilière à titre de coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif.

Dans ce rôle clé, vous serez au cœur des opérations en assurant la coordination, la planification et l’organisation du suivi administratif des activités du service. Par votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous contribuerez à garantir le respect des normes, politiques et procédures, tout en mettant en place des méthodes efficaces pour soutenir le bon fonctionnement de l’équipe.

Envie de relever le défi et de faire partie de l’équipe?

VOTRE AIRE DE JEU

• Supporter les opérations quotidiennes du service ou de sa direction;

• coordonner, planifier, organiser et participer aux dossiers administratifs ainsi qu’au suivi des activités ou programmes de son service ou de sa direction en s’assurant de bien comprendre le besoin et supporter l’équipe en ce sens;

• agir comme personne-ressource, coordonner les interfaces administratives avec les autres services ou directions de l’organisation (fourniture de service, respect des obligations contractuelles et administratives);

• analyser les besoins, planifier les services et les ressources requises et faire le lien avec son département et les clients et fournisseurs internes ou externes;

• coordonner et participer à divers projets, programmes ou toute autre activité connexe pour supporter la direction dans la bonne marche de ses opérations et l’atteinte de ses objectifs. Mettre à jour et effectuer un suivi des échéanciers, identifier les risques et émettre des recommandations d'optimisation et de redressement le cas échéant;

• effectuer ou supporter l’équipe dans des analyses de faisabilité de divers projets ou programmes en faisant des liens avec les départements concernés (juridique, services techniques, logistique, etc.);

• traiter, colliger, valider, consolider diverses informations et alimenter les systèmes informatisés appropriés et s’assurer de leur mise à jour;

• produire divers documents notamment pour tout ce qui a trait aux rapports de suivi d’avancement des activités ou travaux, des rapports financiers, rapports de gestion, des projections, des analyses, des études statistiques, le suivi d’indicateurs de performance des activités ou services et tableaux de bord, afin de faire des recommandations visant la prise de décision auprès de la direction. De plus, produire des présentations, du contenu de conférence, tout autre document professionnel ou exécutif requis par la direction;

• développer les outils nécessaires au bon partage des informations pertinentes entre les départements, participer à la mise à jour des banques de données, et aux activités de communications entre les départements et avec les clientèles internes et externes;

• collaborer à l'élaboration de nouvelles mesures ou procédures en vue d'améliorer les systèmes et méthodes de travail;

• s’assurer du respect des politiques tarifaires et au besoin justifier et rédiger des dérogations;

• développer, implanter et mettre à jour un processus de contrôle qualité des documents produits et assurer la révision technique ainsi que l’édition professionnelle des documents en fonction des destinataires cibles;

• coordonner et participer avec les services concernés, aux initiatives et planification de développement, à l’élaboration de propositions concurrentielles, à l’implantation des services offerts ainsi qu’au développement et au maintien des outils de gestion, incluant ceux informatisés. Au besoin, émettre des recommandations, gérer et résoudre des problèmes en mettant en place des solutions novatrices et collaborer à l’amélioration continue et à l’optimisation des services;

• participer à la préparation, et effectuer le suivi et le contrôle des budgets de fonctionnement des opérations ou des projets sous sa responsabilité, consolider l’information concernée, valider régulièrement les données saisies dans les différents outils organisationnels, identifier et analyser les écarts et les risques de dépassements et émettre des recommandations d'optimisation et de redressement le cas échéant;

• coordonner le suivi et le contrôle des demandes de biens et services, des factures et des imputations comptables et assurer un contrôle qualité des procédures administratives. Tenir à jour la conciliation des opérations et s’assurer de la réconciliation des rapports.

• encadrer et participer à la réalisation des audits internes de conformité (reddition de comptes gouvernementales, reddition de compte et de gestion contractuelle, activités de fin d’année financière, etc.);

• assurer la tenue et le contrôle des inventaires et équipements requis lors des opérations, planifier leur utilisation et voir à obtenir les services nécessaires à leur entretien, réparation et fourniture;

• s’assurer de maintenir un service à la clientèle de qualité à la hauteur des exigences du Parc olympique, répondre aux demandes des clients relativement à leurs besoins en autre en matière de ressources techniques, logistiques, documentaires, ou de production additionnelle d’activités et suivre l’évolution de son secteur afin de faire les correctifs et /ou recommandations nécessaires;

• assurer un suivi auprès de la clientèle, partenaires, fournisseurs et des personnes responsables des dossiers à l’interne quant à l’évolution des activités, programmes ou projets; et s’assurer de la bonne marche des opérations et de la production ou de la collecte des rapports, données et documents prévus aux ententes. Au besoin, faire le suivi des demandes d’autorisation au dirigeant et de toute autre demande d’approbation;

• effectuer les demandes de biens et services (DBS) selon les besoins et en assurer le suivi dans le système et auprès de la direction des ressources matérielles;

• assurer, au besoin, la préparation et la logistique de diverses réunions, les convocations et les comptes-rendus;

• participer et/ou coordonner, au besoin, les visites des espaces avec les clients, en invitant les personnes concernées et en accompagnant les visiteurs au besoin;

• accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

VOS QUALIFICATIONS, EXIGENCES, CONDITIONS PARTICULIÈRES ET APTITUDES REQUISES

• Diplôme d’études collégiales en administration (DEC);

• plus de 3 ans d'expérience pertinente reliée aux attributions de l’emploi;

• maîtrise de la langue française;

• maîtrise de la langue anglaise;

• maîtrise des outils bureautiques, y compris Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, etc.);

• sens de l’organisation et gestion des priorités;

• capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément;

• esprit d’analyse et de rigueur;

• habiletés relationnelles et communicationnelles;

• autonomie et proactivité;

• esprit d’équipe et de collaboration.

VOTRE POSITION

Titre d’emploi :

Coordonnateur administratif

Fonction :

Coordonnateur administratif – Gestion immobilière

Échelle salariale :

Classe 9 / 28,76 $ à 50,98 $ de l’heure (52 343 $ à 92 783 $) selon l’expérience pertinente (15 échelons)

Horaire :

35 heures par semaine

Statut :

Régulier

Catégorie :

Professionnels syndiqués

Unité administrative :

Direction – Gestion immobilière

LES AVANTAGES

Vacances annuelles :

4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s'accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu. Possibilité de financer de 1 à 2 semaines de vacances additionnelles.

Congés fériés :

13 jours fériés et chômés, dont 6 utilisés durant le temps des fêtes.

Congé mobile :

Un jour par année.

Congés maladie :

Crédit de 5,25 heures par mois travaillé jusqu'à un maximum de 63 heures pour la période allant du 1er avril au 31 mars.

Régime d’assurances collectives :

Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de santé et les soins dentaires le tout conformément au contrat en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale. Comprend aussi un Programme d’aide aux employés et leur famille.

Régime de retraite :

Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP).

Avantages écoresponsables* :

Compensation monétaire de 365 $ par année pour les employés se déplaçant à pied ou à vélo;

Abonnement saisonnier gratuit à BIXI;

Remboursement à 100 % pour les programmes OPUS (STM et ARTM).

Autres avantages* :

Stationnement avec tarif préférentiel;

Abonnement au Centre sportif avec tarif préférentiel.

Stationnement :

Tarif préférentiel.

• Certaines conditions s’appliquent.

POUR FAIRE PARTIE DE L’ÉQUIPE

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues.

Le Parc olympique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature et à remplir le questionnaire d’auto-identification lors de leur mise en candidature.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent être assistées pour le processus de présélection ou de sélection.

Conformément aux consignes ministérielles émises par le Secrétariat du Conseil du trésor concernant le gel de recrutement dans la fonction publique en vigueur, seules les candidatures des personnes salariées du Parc olympique pourront être considérées.

À PROPOS DU PARC OLYMPIQUE

Créé le 1er novembre 2020, le Parc olympique (Société de développement et de mise en valeur du Parc olympique) remplace et modernise la mission de la Régie des installations olympiques (1975-2020). Il a le double mandat de développer, gérer, promouvoir et exploiter ses installations en plus de mettre en valeur son patrimoine et son héritage olympique.

Le Parc olympique gère cinq actifs principaux : le Stade olympique, plus vaste amphithéâtre au pays, la Tour de Montréal, plus haute tour inclinée au monde, le Centre sportif, principal centre aquatique et d’entraînement sportif au Canada, l’Esplanade et les aires extérieures, haut lieu de rassemblement et d’événements de la métropole, ainsi que l’un des plus grands stationnement automobile souterrain au pays.

Création architecturale audacieuse de Roger Taillibert, le Parc olympique a été construit à la fois pour la présentation des Jeux d’été de 1976 et comme lieu de résidence du club de baseball les Expos de Montréal (1977-2004). Depuis son inauguration, il a été l’hôte de plusieurs milliers d’événements sportifs, culturels, sociaux, civiques et grand public, façonnant ainsi l’histoire événementielle du Québec, avec plus de cent millions de visiteurs depuis son inauguration.

À l’aube de son cinquantième anniversaire d’existence, ce grand parc de l’est de la métropole possède une valeur patrimoniale incontestable, se déclinant notamment sous quatre principaux aspects : historique, architectural, urbain et emblématique.