Job Description À titre de Coordonnateur(rice) de programme, vous serez responsable de la gestion des tâches administratives et du soutien à la coordination quotidienne avec les clients internes et externes. Vous travaillerez en collaboration avec l’équipe du programme et les équipes fonctionnelles de Davie afin de coordonner tous les aspects administratifs du programme, de manière à garantir que les exigences du projet sont respectées et entièrement consignées dans les registres de l’entreprise

Plus Spécifiquement, Vous Aurez à

• Fournir un soutien confidentiel au Bureau de gestion du programme (BGP) affecté, selon les besoins.
• Planifier et gérer diverses réunions dans les calendriers.
• Fournir un soutien administratif à l’équipe du programme, selon les besoins.
• Soutenir les réunions et les ateliers du programme et y assister pour rédiger les procès-verbaux, y compris les réservations de salles, les laissez-passer pour visiteurs, les notes, les mesures à prendre, la compilation et la distribution, ainsi que la nourriture et les boissons.
• Travailler avec le département du contrôle documentaire pour s’assurer que les documents confidentiels sont sécurisés à l’aide des mesures de protection appropriées.
• Soutenir la préparation et la coordination de la documentation relative au programme, y compris les documents, accords et livrables contractuels, les procédures du programme, les ordres de changement, les instructions sur site et les comptes rendus de réunion.
• Tenir à jour les registres de correspondance du programme. Numériser et classer les documents dans le système approprié, conformément aux processus de gestion documentaire de l’entreprise.
• Développer et tenir à jour des outils de suivi pour les différentes réunions et ateliers du programme.
• Soutenir la réunion mensuelle d’examen des risques en collaboration avec le département du contrôle des projets à l’aide de l’application de suivi des risques de l’entreprise M-Files.
• Organiser des conférences téléphoniques (téléphone et vidéo).
• Coordonner et suivre les demandes de maintenance TI et des espaces de travail.
• Tenir à jour les calendriers annuels des congés et des emplacements du BGP.
• Tenir à jour l’organigramme du programme à l’appui du BGP.
• Gérer et commander les fournitures de bureau nécessaires à l’équipe du programme affectée.
• Coordonner les arrangements de voyage (vols, hôtels, voitures, hébergements temporaires) pour le personnel affecté au programme, conformément à la politique de l’entreprise.
• Enregistrer toutes les dépenses de voyage et veiller au respect de la politique de l’entreprise.
• Coordonner l’intégration des visiteurs affectés au programme, y compris la formation sur l’EPI et la sécurité pour les nouveaux sous-traitants travaillant dans les bureaux.
• Soutenir la saisie des données et la préparation de rapports réguliers identifiant les actions, les décisions et les livrables nécessaires pour respecter le calendrier du programme.
• Aider à répondre aux demandes d’assistance des membres du BGP.
• Identifier les besoins nécessitant une prise de décision rapide, établir et maintenir le contact avec les principaux décideurs et guider les membres de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des opérations.
• Accomplir d’autres tâches à la demande du BGP.

Qualifications

• Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Solides compétences informatiques et connaissance du système TI de Davie.
• Sens des priorités et capacité à mener plusieurs activités simultanément.
• Solides compétences en résolution de problèmes et expérience dans l’élaboration et l’exécution de plans d’action.
• Bilinguisme (français et anglais). La maîtrise de l’anglais est requise, car le titulaire du poste aura à interagir avec nos clients, nos partenaires et nos fournisseurs anglophones.
• Excellente aptitude à communiquer et capacité à synthétiser clairement l’information.
• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision.