L'emploi d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe principale consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

Pour connaître les tâches et les attributions caractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien : https://cpn.gouv.qc.ca/cpnc/negociations/plan-de-classification/personnel-de-soutien/.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes :

• Gérer le processus d’admission des étudiants et le traitement des demandes de transfert, manipuler les échantillons d’étudiants, envoyer la documentation relative à l’admission et assurer les suivis auprès du SRAM et des APIs;
• Générer et effectuer les suivis de contrats de réussite et d’échecs multiples conformément au respect du règlement 11;
• Facturer les frais de scolarité, étudiants à temps partiel, liste d’étudiants avec cours particuliers, sport-étude et autres activités en conformité avec les règlements 4 et 5;
• Créer les codes de frais nécessaires à la facturation et effectuer les suivis auprès du service des finances;
• Procéder aux désistements massifs des étudiants, effectuer le recalcul des frais et procéder aux remboursements;
• Préparer et émettre les relevés d’impôts des étudiants conformément au respect des règles ministérielles;
• Assurer le suivi des comptes à recevoir concernant les divers frais facturés par le service et procéder à l’envoi d’état de compte, si nécessaire;
• Facturer les frais des cours d’été aux étudiants inscrits via le SRAM et en assurer le suivi;
• Traiter les demandes de commandites et des suivis qui en découlent;
• Créer, mettre à jour et effectuer la révision linguistique de divers documents utilisés par le service ou destinés aux étudiants?tels formulaires, gabarits de lettres, procédures, consignes de la rentrée, guide de programmes, etc;
• Organiser l’épreuve uniforme de français?: créer les groupes, embaucher les surveillants, vérifier et préparer le matériel nécessaire à l’examen fourni par le Ministère, assurer le bon déroulement de l’examen;
• Confirmer l’attribution des tâches d’enseignement au personnel enseignant permanent conformément aux informations fournies par la direction adjointe;
• En collaboration avec la direction adjointe, effectuer l’offre générale de service des tâches enseignantes au personnel enseignant à statut précaire; confirmer celles-ci dans le respect de la liste des priorités du service des ressources humaines;
• Soutenir les opérations du service en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe et la direction adjointe du service de l’organisation et du cheminement scolaires;
• Effectuer le remplacement au comptoir de l’agente à l’accueil pour informer, percevoir des paiements, produire des attestations de fréquentation scolaire et diriger les personnes se présentant au service de l’organisation et du cheminement scolaires.
• Participer aux journées d’accueil des nouveaux admis, aux portes ouvertes et à d’autres activités du service et du Collège. À l’occasion, la personne peut être appelée à travailler en dehors des heures normales de bureau.

Exigences :

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Et

Avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Profil recherché :

• Être capable de travailler sous pression et exécuter plusieurs tâches simultanément.
• Doit démontrer un engagement rigoureux dans l’application des règlements administratifs et dans le respect des échéances des différentes opérations.
• Être soucieuse de la satisfaction des clients et de la qualité des services offerts.
• Avoir un sens logique marqué et une grande facilité à structurer des textes en français.
• Avoir une connaissance du logiciel Clara pédagogie (atout).

Tests requis :

Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test d'Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

RENSEIGNEMENTS UTILES POUR LES CANDIDATS OU CANDIDATES PROVENANT DE L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ET DÉSIRANT TRAVAILLER AU CL :

Il n'est pas nécessaire d'avoir un diplôme québécois, mais vous devez avoir obtenu une évaluation comparative délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. https://www.quebec.ca/immigration/travailler-quebec/faire-reconnaitre-competences-acquises-etranger

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.