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Job details

Devenez un actif pour la collectivité ! Faites partie de l’équipe de La Caisse et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois et Québécoises en créant un monde plus durable. À La Caisse : On valorise votre apport unique au sein d’une équipe d’envergure mondiale. On vous confie un travail qui vous permet de vous épanouir et de vous dépasser. On vous offre des occasions d’apprendre aux côtés de spécialistes généreux de leur savoir. On s’investit pleinement pour vous qui, chaque jour, réalisez notre mission. Au fil des années, nous avons bâti une culture forte qui repose sur quatre piliers : l'ambition pour se dépasser, l'imputabilité pour concrétiser nos convictions, l'ouverture pour s'enrichir grâce à des idées créatives et la collaboration pour nous propulser vers les meilleurs résultats pour la population du Québec. Description d'emploi * Le niveau du poste peut varier en fonction du profil de la personne retenue. Au sein de l’équipe de la gestion des risques de la Caisse, la personne titulaire du poste contribue à la réalisation des objectifs d’affaires de l’équipe. Dans ce rôle, elle apporte un soutien administratif, assure une gestion rigoureuse des dossiers qui lui seront confiés et est amenée à travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe. Ce que vous ferez Gérer l’agenda de certains membres de l’équipe en organisant des rencontres complexes, en gérant les conflits d’horaire et en assurant les suivis nécessaires; Planifier et organiser les déplacements d’affaires : autorisations, réservations, logistique, etc.; Préparer et réviser les comptes de dépenses et faire les suivis nécessaires; Effectuer des réservations et inscriptions variées (restaurants, conférences et tout autre événement interne ou externe); Coordonner l’obtention de signatures de documents légaux via DocuSign et faire les suivis nécessaires; Effectuer la coordination et l’organisation des réunions d’équipe; Effectuer l’inscription des visiteurs externes et les accueillir; Collaborer à la mise à jour des processus et procédures internes et participer à divers dossiers en collaborant avec les ressources de l’équipe administrative; Soutenir l’équipe dans la révision de traductions de documents (anglais-français) ou de présentations PowerPoint; Coordonner la réalisation de projets facilitant la collaboration en équipe, par exemple organisation du SharePoint d’équipe, suivi de l’avancement des projets de l’équipe; Travailler avec aisance auprès de nos collaborateurs des bureaux de la Caisse à l’international; Maintenir des relations d’affaires cordiales avec les partenaires internes et externes; Collaborer à la gestion des activités relatives au comité exécutif de gestion des risques opérationnels ou autres comités (planification des comités, préparation, relecture et envoi des documents de présentation aux membres, envoi des invitations aux membres et invités, etc.); Être disponible de manière ponctuelle en dehors des heures normales de travail pour gérer une situation urgente. Ce qui vous distingue Travail d'équipe et d’entraide Rigueur et souci de la qualité Sens développé de l’organisation, de la priorisation et du suivi Autonomie et sens de l’initiative Bonnes habiletés relationnelles et interpersonnelles Discrétion, diplomatie et professionnalisme Ce que vous apportez Diplôme d’études collégiales en administration ou autres études pertinentes; Minimum de dix (10) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif; Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération; Fortes connaissances et intérêt pour les différents outils technologiques; Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office et connaissance du système Concur (atout); Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.* *Interactions fréquentes en anglais à l’oral et à l’écrit avec des partenaires externes basés à l’extérieur du Québec tels que des fournisseurs de services, des cabinets avocats, des pairs, des banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit et agences de crédit, etc. #LI-DNI Sentir que mon rôle est important. Avoir du plaisir au quotidien. Pouvoir évoluer au rythme de mes ambitions. Obtenir une rémunération à la hauteur de ma contribution. C’est l’expérience professionnelle que m’offre La Caisse! Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue. La Caisse offre des chances d’emploi égales à tous et toutes. Elle invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, contactez-nous quand même! La Caisse s’engage également à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion comme valeur clé et à en faire une source d’enrichissement et de fierté pour tous les membres de l’organisation. Veuillez nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement. La Caisse représente la Caisse de dépôt et placement du Québec et ses filiales.

What you’ll do

The incumbent will provide comprehensive administrative support to the risk management team, including calendar management, travel planning, and meeting coordination. They will also assist in document preparation, process updates, and project coordination to facilitate team collaboration.

Requirements

Candidates must possess a college diploma in administration or a related field and at least ten years of experience in an administrative support role. Proficiency in the Microsoft Office Suite and fluency in both French and English are required.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Calendar management
• Travel coordination
• Expense reporting
• Document management
• Meeting coordination
• Microsoft Office Suite
• Concur
• DocuSign
• SharePoint
• Bilingualism
• Risk management support
• Professionalism
• Diplomacy
• Time management
• Communication
• Calendar Management
• Document Management
• Administrative Support
• DocuSign (Software)
• Expense Reports
• SAP Concur (Travel And Invoice Software)
• Bilingual (French/English)
• Multilingualism
• Data Management
• Document Preparations
• Expense Management
• Risk Management
• Microsoft Office
• Operational Risk
• Project Coordination
• Microsoft SharePoint
• Time Management
• Travel Arrangements
• Travel Planning
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Management & Leadership
• Risk Management Administrative Assistant
• Risk Manager
• Management and Organization Analysts
• Financial Risk Specialists