Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sous la direction de la direction associée, la personne titulaire du poste de coordonnateur(trice) administratif(ve) coordonne un large éventail d’activités liées à la gestion des horaires, à l’organisation de réunions et d’événements, tout en agissant comme personne-ressource principale auprès des parties prenantes internes et externes. Elle soutient les activités quotidiennes en veillant à l’efficacité des processus administratifs et à leur alignement avec les objectifs et les priorités du service.

Principales responsabilités

Coordonner les activités administratives liées au recrutement, aux travaux de comités, aux processus de sélection, aux retraites stratégiques et à toute autre tâche opérationnelle assignée. Assurer le suivi des dossiers en cours, surveiller les questions en suspens, résoudre les problèmes rencontrés et contribuer à la mise en œuvre de solutions. Fournir du soutien à la coordination et à l’administration des programmes et initiatives du service, notamment en préparant la documentation requise et en effectuant le suivi des mesures à prendre. Veiller à répondre aux demandes dans des délais appropriés et offrir un service de grande qualité à l’ensemble des contacts internes et externes. Collaborer étroitement avec les collègues et les autres unités afin de s’assurer que les personnes responsables disposent d’informations exactes et à jour pour la préparation des réunions et des événements. Recueillir et compiler les renseignements requis pour les besoins du service. Contribuer à la préparation et à la production de rapports ainsi que de divers documents du service. Compiler des statistiques et des données, assurer la gestion documentaire et mettre à jour les rapports du service ou le contenu Web. Participer aux communications internes et soutenir la mise à jour des sites Web et des canaux de communication du service. Veuillez noter qu’en raison de l’horaire de certaines réunions du service, la personne titulaire du poste devra occasionnellement travailler en dehors des heures normales de travail, avec un préavis raisonnable.

Autres compétences et aptitudes requises

Capacité démontrée à gérer et à prioriser plusieurs demandes simultanément, notamment en évaluant de façon approfondie les enjeux afin d’établir les priorités appropriées. Capacité à faire preuve en tout temps d’un haut niveau de professionnalisme, de jugement et de discrétion. Expérience en organisation et en coordination de réunions et d’événements. Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe. Souplesse et adaptabilité démontrées pour répondre à des échéanciers serrés, à des changements fréquents et à des exigences variées. Grand souci du détail dans la documentation et le suivi des dossiers en cours. Maîtrise des outils informatiques et des applications de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint. Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Associate Director, Administration

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-08-31

Date Limite Pour Postuler

2026-08-13

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.