Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

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Sommaire du poste

Sous la direction du superviseur immédiat, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations de l’unité, agit à titre de personne-ressource pour les politiques et procédures, administre les comptes de l’unité, participe à l’organisation des activités de l’unité, assure la gestion des documents et dossiers, et maintient les systèmes d’information informatisés.

Principales responsabilités

Coordonner le traitement des nominations non titularisées, notamment en recueillant les CV mis à jour et en envoyant des rappels pour les approbations en attente. Planifier les promotions et les renouvellements de nomination avec les réunions des comités de permanence (Tenure Committees), assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux; diffuser les avis relatifs aux soumissions de dossiers de promotion et demander les dossiers de renouvellement. Rechercher des conférenciers et coordonner leur participation avec les responsables concernés. Organiser la logistique nécessaire : équipement audiovisuel, Zoom, accompagnement et accueil des conférenciers invités. Effectuer les réservations de voyage et traiter les remboursements de dépenses pour le recrutement de conférenciers provenant de l’extérieur. Coordonner les services liés aux annonces de recrutement : traduction, publication en ligne et diffusion auprès des universités canadiennes. Planifier les rencontres avec les candidats universitaires, en mode virtuel et en personne. Organiser les déplacements, les itinéraires d’entrevue et de visite, ainsi que l’accueil des candidats durant leur séjour. Coordonner les réunions du comité de recrutement du département selon les demandes du directeur; assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux portant sur l’évaluation du rendement académique. Recueillir les questionnaires de recherche/professionnels des professeurs menant à la permanence, permanents et CAS pour le rapport annuel. Préparer les communications destinées aux membres du département (réunions, annonces, comité exécutif du département); organiser les réunions à la demande du directeur, y assister et rédiger les procès-verbaux. Mettre à jour et maintenir l’information sur le site Web du département. Préparer les rapports de dépenses liés aux activités académiques du département (soupers de recrutement, événements annuels, etc.). Fournir un soutien logistique pour les événements en présentiel, notamment en commandant des rafraîchissements et des services de traiteur. Assurer la gestion du courrier du département, effectuer les réservations de salles pour les réunions et événements, et commander les fournitures nécessaires.

La liste ci-dessus est représentative des fonctions du poste et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être confiées à la personne occupant cette fonction.

Qualifications Et Compétences Requises

Capacité à établir les priorités parmi de multiples demandes et à évaluer efficacement les situations afin de déterminer les actions prioritaires. Capacité démontrée à faire preuve d’un grand professionnalisme et d’une discrétion exemplaire. Expérience dans la planification et l’organisation de réunions et d’événements. Aptitude à travailler de façon autonome et en équipe. Flexibilité démontrée pour s’adapter à des échéanciers serrés, à des changements fréquents et à des demandes variées. Souci du détail dans le suivi et la documentation des dossiers en cours. Solide maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et SharePoint. Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Professeur

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-08-31

Date Limite Pour Postuler

2026-08-09

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.