About Leyad

Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential, commercial, and industrial properties across Canada. For over a decade, we’ve focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our clients/tenants.

Position Summary

The Leasing Administrator serves as the primary link between the Leasing and Accounting teams, ensuring lease data accuracy in Yardi Voyager across the portfolio. This role is responsible for maintaining complete and accurate tenant, unit, charge, and GLA information, and ensuring that executed lease terms are correctly reflected in the system. The Leasing Administrator plays a key role in acquisitions, tenant onboarding, lease amendments, renewals, expiries, and move-outs, supporting timely and accurate property accounting.

Key Responsibilities

Enter, update, and maintain all lease data in Yardi Voyager, including new leases, renewals, amendments, expiries, and all recurring and non-recurring charges. Abstract leases to ensure system data accurately reflects executed lease documents and key clauses, including rent schedules, escalations, inducements, free rent, options, and other special terms. Identify and communicate any retroactive adjustments clearly. Maintain accurate unit and property-level GLA in Yardi Voyager and reconcile changes resulting from reconfigurations, lease amendments, or acquisitions. Act as the primary point of accountability for leasing data accuracy. Serve as the main point of contact between Leasing and Accounting for all lease-related system entries. Prepare and distribute lease summary communications to Property Accounting, outlining key terms, retroactive adjustments, security deposits, and special billing instructions. Respond to accounting inquiries related to tenant setup, billing, and lease data. Lead lease data onboarding for newly acquired properties, validating tenant, unit, lease, and charge information against rent rolls, leases, and acquisition documentation. Identify opportunities to improve lease administration processes and controls, assist in developing standardized procedures, and support audits and internal reviews by providing accurate lease data and documentation.

Qualifications & Experience

3–5 years of experience in lease administration, property accounting, or commercial property operations. Strong working knowledge of Yardi Voyager. Ability to read and interpret commercial lease documents. Solid understanding of rent structures, recoveries, and common lease clauses. Strong attention to detail with excellent written and verbal communication skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Preferred Skills

Experience with commercial or mixed-use real estate portfolios. Exposure to property acquisitions and lease data migrations. Advanced Excel skills.

Key Competencies

Accuracy and attention to detail Strong organizational skills Accountability and ownership mindset Cross-functional collaboration Systems proficiency

Why Join Leyad

At Leyad, you’ll join a collaborative and forward-thinking team that values integrity, innovation, and performance. This position provides an excellent opportunity to develop your accounting expertise and contribute to the success of a growing real estate organization.

À propos de Leyad

Leyad est une société d’investissement et de gestion immobilière basée à Montréal, avec un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles, commerciales et industrielles à travers le Canada. Depuis plus d’une décennie, nous nous concentrons sur la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables, ainsi qu’à un engagement envers l’excellence. Notre succès repose sur notre capacité à identifier des opportunités là où d’autres voient des défis et à obtenir systématiquement de solides résultats pour nos clients et locataires.

Résumé du poste

Le/la Administrateur(trice) de location agit comme principal lien entre les équipes de location et de comptabilité, en veillant à l’exactitude des données de bail dans Yardi Voyager à travers le portefeuille. Ce rôle consiste à maintenir des informations complètes et précises sur les locataires, les unités, les charges et la superficie brute louable (SBL), et à s’assurer que les termes des baux exécutés sont correctement reflétés dans le système. L’administrateur(trice) de location joue un rôle clé dans les acquisitions, l’intégration des locataires, les modifications de bail, les renouvellements, les expirations et les départs, soutenant une comptabilité immobilière précise et en temps opportun.

Responsabilités principales

Saisir, mettre à jour et maintenir toutes les données de bail dans Yardi Voyager, y compris les nouveaux baux, renouvellements, modifications, expirations et toutes les charges récurrentes et non récurrentes. Abstraire les baux afin de s’assurer que les données du système reflètent avec précision les documents de bail exécutés et les clauses clés, y compris les calendriers de loyer, les augmentations, les incitatifs, les loyers gratuits, les options et autres conditions particulières. Identifier et communiquer clairement tout ajustement rétroactif. Maintenir la précision des unités et de la SBL au niveau des propriétés dans Yardi Voyager et réconcilier les modifications résultant de reconfigurations, modifications de bail ou acquisitions. Être le principal point de responsabilité pour l’exactitude des données de location. Servir de principal point de contact entre les équipes de location et de comptabilité pour toutes les saisies liées aux baux. Préparer et distribuer des communications résumant les baux à la comptabilité immobilière, en indiquant les termes clés, les ajustements rétroactifs, les dépôts de garantie et les instructions de facturation particulières. Répondre aux questions comptables relatives à la configuration des locataires, à la facturation et aux données de bail. Diriger l’intégration des données de bail pour les propriétés nouvellement acquises, en validant les informations sur les locataires, les unités, les baux et les charges par rapport aux listes de loyers, aux baux et à la documentation d’acquisition. Identifier des opportunités pour améliorer les processus et les contrôles de gestion des baux, contribuer à l’élaboration de procédures standardisées et soutenir les audits et les examens internes en fournissant des données et une documentation précises sur les baux.

Qualifications et expérience

3 à 5 ans d’expérience en administration de baux, comptabilité immobilière ou opérations immobilières commerciales. Excellente connaissance de Yardi Voyager. Capacité à lire et interpréter des documents de bail commerciaux. Bonne compréhension des structures de loyer, des récupérations et des clauses courantes des baux. Grande attention aux détails et excellentes compétences en communication écrite et orale. Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Compétences souhaitées

Expérience avec des portefeuilles immobiliers commerciaux ou à usage mixte. Exposition aux acquisitions immobilières et aux migrations de données de baux. Compétences avancées en Excel.

Compétences clés

Précision et souci du détail Excellentes compétences organisationnelles Sens des responsabilités et esprit de propriété Collaboration interfonctionnelle Maîtrise des systèmes

Pourquoi rejoindre Leyad

Chez Leyad, vous rejoindrez une équipe collaborative et visionnaire qui valorise l’intégrité, l’innovation et la performance. Ce poste offre une excellente opportunité de développer votre expertise comptable et de contribuer au succès d’une organisation immobilière en pleine croissance.