NOTRE CABINET

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est l'un des principaux cabinets

d'avocats d'affaires du Canada. Conseillant de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des parties américaines et internationales ayant des intérêts importants au Canada, nos plus de 1 000 membres sont basés dans les bureaux de Toronto, Montréal, Ottawa, Vancouver, Calgary et New York. Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

Osler est fier d’attirer et de conserver certains des plus grands talents dans

le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

SOMMAIRE DU POSTE

Contribue à la gestion des pratiques de professionnels du droit par le biais de

soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

Travail de secrétariat varié notamment révision et correction de correspondance

et de documents.

Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.

Soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment

quant à leur participation aux comités internes et externes.

L’adjoint.e travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au

vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES

-             Procéder aux enregistrements fiscaux dans la province de Québec pour l’ensemble des bureaux d’Osler, fournir une assistance pour les demandes auprès de l’ARC, les avis de fusion et assurer la bonne gestion de l’accès des clients aux plateformes de l’ARC et de Revenu Québec;

-             Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);

-             Transcrire des documents à partir de notes manuscrites et/ou de messages téléphoniques;

-             Comparer des documents avec Litera Compare;

-             Mettre à jour des listes de clients;

-             Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;

-             Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons;

-             Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);

-             Ouvrir des nouveaux dossiers;

-             Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;

-             Initier des appels conférence;

-             Gérer l’agenda du professionnel du droit;

-             Gérer des courriels;

-             Rechercher, saisir et mettre à jour des données dans OnePlace;

-             Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;

-             Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;

-             Commander des repas, breuvages et autres ;

-             Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;

-             Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;

-             Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;

-             Préparer la facturation mensuelle;

-             Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;

-             Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;

-             Aider d’autres professionnels du droit ainsi que des adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis;

-             Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis;

-             Assermenter des avocats et clients.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE

-             Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent ;

-             Posséder de 3 à 5 années d’expérience en pratique privée pour un ou des professionnels du droit incluant, idéalement, un.e associé.e.

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• Posséder une expérience ou un intérêt pour les procédures administratives auprès de l’ARC et de Revenu Québec;
• Posséder une aptitude à gérer des informations confidentielles ainsi que des échéanciers réglementaires.
• Posséder une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint et Excel);
• Connaissance du logiciel iManage serait un gros atout;
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et à respecter des échéanciers serrés;
• Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;
• Le bilinguisme (oral et écrit) est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe nationale desservant une clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, localisée dans l’ensemble du Canada et à l’international;
• Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
• Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
• Connaissance des procédures et pratiques légales;
• Connaissances des logiciels bureautiques;
• Capacité de travailler en équipe;
• Souci du détail.

Les personnes intéressées à se joindre à Osler dans l’un de nos différents

secteurs sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation à l’adresse rhmtl@osler.com [rhmtl@osler.com].

Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler.

Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est

un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des

antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emploi et de formation.

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