Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois(pour les contrats et les affectations temporaires):

8

Famille d’emplois :

Service à la clientèle

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

InfoService

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/03/26

Les candidatures doivent être reçuesAVANT LE(AAAA/MM/JJ):

2026/04/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 10

Échelle salariale :

$80,942.00 - $102,245.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d’opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l’expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste :

Planifier, diriger, organiser, contrôler et évaluer l’offre d’un service à la clientèle de qualité supérieure ainsi que les activités liées aux dossiers financiers, à l’inscription des étudiants libres, aux statuts légaux, à l’immigration, à l’assurance maladie pour les étudiants internationaux et aux documents officiels pour l’ensemble de la population étudiante actuelle et éventuelle, la communauté universitaire et le grand public. Déployer les moyens nécessaires pour optimiser l’utilisation des ressources disponibles tout en assurant une interprétation et une application cohérentes des pratiques, processus et politiques. Mettre en œuvre des méthodes de travail visant à améliorer le travail d’équipe et la qualité des services offerts. Agir en tant que personne-ressource pour les questions complexes.

Le rôle de Superviseure associée, superviseur associé, Infoservice consiste à soutenir le superviseur et la direction en prenant en charge la gestion des tâches opérationnelles quotidiennes. Il supervise directement certaines équipes ou projets spécifiques et veille à ce que les directives et stratégies définies par la direction soient efficacement mises en œuvre, tout en assurant la coordination et le suivi des activités pour garantir l’atteinte des objectifs organisationnels.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

-**Gestion des activités opérationnelles.**Planifier, diriger, organiser, contrôler et évaluer les activités liées aux dossiers financiers, à l’inscription des étudiants libres, aux statuts légaux, à l’immigration, à l’assurance maladie pour les étudiants internationaux et aux documents officiels. -**Gestion du personnel.**Superviser, évaluer et former le personnel sous sa responsabilité, tout en mesurant la performance selon des indicateurs clés pour garantir l’alignement avec les objectifs. Planifier, prioriser et et répartir le travail du personnel, à court, moyen et long terme, afin de répondre aux exigences opérationnelles et administratives tout en respectant les délais établis pour divers processus. -**Amélioration continue.**S’assurer que les membres de l’équipe disposent de la formation et les outils nécessaires pour accomplir leur travail et encourager une culture d’amélioration continue. -**Résolution des conflits et soutien en gestion de cas complexes.**Agir en tant que personne-ressource pour les questions complexes, et aider les membres de l’équipe à résoudre des situations conflictuelles qui pourraient survenir avec la clientèle. Résoudre les plaintes et prendre des actions décisives pour garantir un règlement efficace et satisfaisant de ces conflits. Prendre des décisions rapides, justes et équitables. Conseiller et recommander la gestion sur les dossiers portés à leur attention. -**Innovation et assurance de la qualité.**Identifier, élaborer et mettre en œuvre des nouvelles procédures et initiatives afin d’améliorer l’excellence du service à la clientèle. Assurer le contrôle et l’évaluation de la qualité des procédures et du service à l’aide, entre-autres, de statistiques. -**Analyse de données et élaboration de recommandations.**Préparer des rapports complexes pour aider avec la planification et la prise de décision. Fournir des recommandations fondées sur des données. -**Continuité des services.**Assurer la continuité des services en cas d’absence, ce qui peut inclure exercer du service de première ligne ou à agir en tant que spécialiste, changement de programme. -**Contrôle de qualité.**Assurer le contrôle de la qualité des transactions liées à l’admission, à l’inscription, aux dossiers étudiants, aux comptes financiers, etc. Veiller à ce que les transactions soient effectuées dans le respect des règlements de l’Université et veiller au respect de l’éthique professionnelle et des normes de confidentialité au sein de son équipe. -**Rôle-conseil.**Agir comme expert-conseil auprès de ses partenaires afin de fournir les explications et recommandations aux clients. -**Contrôle des fonds.**Superviser et contrôler de manière stricte la gestion des fonds, incluant la vérification et l’exécution des dépôts financiers du groupe. Assurer une gestion des fonds en garantissant l’exactitude, la conformité aux procédures financières ainsi que la protection des actifs contre les risques d’erreurs ou de fraude.

Ce que vous apportez :

• Diplôme universitaire en gestion ou dans un domaine pertinent, ou une combinaison d’études et expérience équivalente.
• Trois années d’expérience en supervision de ressources humaines dans un milieu syndiqué
• Deux années d’expérience en gestion de la clientèle
• Bilinguisme (français et anglais) -expression orale et écrite.
• Expérience démontrée de l’utilisation des systèmes informatisés.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication, en négociation et en résolution de conflits et/ou problèmes.
• Aptitudes en gestion des priorités et capacité à prendre des décisions en vue d’optimiser l’utilisation des ressources à sa disposition en fonction d’échéanciers stricts.
• Expérience en analyse de dossiers académiques et expérience dans l’interprétation, la communication et l’application des règlements et procédures universitaires.
• Expérience à appliquer, interpréter, analyser, synthétiser et documenter des procédures.
• Capacité à exercer un grand jugement quant aux risques et à l’importance relative des opérations.
• Capacité reconnue à gérer son propre stress et d’offrir à d’autres des méthodes de gestion de leur propre stress (volume, interactions difficiles, etc.)
• Autonomie et souci du détail afin de traiter un volume important de transactions tout en assurant l’exactitude des données.
• Disponibilité pour travailler en soirée et fins de semaine au besoin.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa : Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

**Planification :**Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
**Initiative :**Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
**Souci du service à la clientèle :**Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
**Travail d’équipe et coopération :**Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.