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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires)

N/A

Famille D’emplois

Admissions

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Services du logement, Assignations

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/08/03

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/08/13

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 07

Échelle Salariale

$62,027.00 - $78,349.00

À Propos Des Affaires Étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison D’être Du Poste

La personne titulaire du poste est le premier point de contact pour les services de Logement, de la Carte uOttawa et du laissez-passer U-Pass. À ce titre, elle offre des services à l'ensemble de la communauté universitaire, notamment aux étudiantes et étudiants, aux membres du personnel, au corps professoral ainsi qu'aux visiteurs de l'Université. Elle contribue à promouvoir l'expérience universitaire et les services offerts, tout en évaluant les besoins et les enjeux de la clientèle.

Elle répond aux demandes de renseignements d'ordre général et accompagne les clients dans les différentes démarches, tout en veillant au respect des politiques, des règlements et des procédures du secteur et de l'Université. Plus particulièrement, elle effectue le réapprovisionnement des fonds sur les cartes, gère les forfaits de repas, offre un soutien dans le processus d'attribution et de placement en résidence, autorise les accès de sécurité et fournit les autres services connexes relevant de son secteur.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes

Attribution Des Logements

Détermine l'admissibilité des étudiantes et étudiants à une place en résidence en analysant les données relatives aux demandes, à l'admission et à l'inscription. Évalue les attributions de chambres conformément aux principes, aux règlements et aux politiques du Service du logement et de l'Université, tout en respectant les échéances du calendrier d'admission et les modalités des ententes de résidence. Coordonne les changements de chambre autorisés ou demandés, les prolongations de séjour, l'acceptation et la résiliation des ententes, les remplacements temporaires ainsi que les transferts en situation de crise. Veille à offrir une expérience positive et professionnelle aux étudiantes et étudiants, rassure les parents au besoin, tout en assurant le respect de la confidentialité des renseignements personnels. Évalue les besoins des étudiantes et étudiants ainsi que de la clientèle à court terme et recommande le type d'hébergement le mieux adapté en fonction de la source de la demande, des disponibilités, des besoins particuliers et du budget. Vérifie l'admissibilité des occupants temporaires (étudiantes et étudiants de l'Université d'Ottawa et d'autres établissements), gère leur inscription et leurs ententes d'occupation dans un système centralisé de réservation. Veille au respect des conditions d'occupation et supervise la gestion des accès afin d'assurer la conformité aux protocoles de sécurité et de sûreté.

Services Liés Aux Cartes

Explique et/ou fait la promotion des forfaits repas, de l’utilisation des cartes, des dollars flexibles/restauration ainsi que des divers services associés aux cartes. Effectue le réapprovisionnement ou le remplacement des cartes (cartes étudiantes, cartes d’employés, cartes d’invités et cartes U-Pass), propose des forfaits additionnels au-delà des plans de base et explique les modalités et conditions qui s’y rattachent. Gère la réception des cartes perdues et communique avec les titulaires de cartes afin de parvenir à une résolution finale. Enregistre et détruit les cartes invalides ou expirées. Distribue ou imprime les cartes uOttawa et U-Pass de remplacement pour les nouveaux étudiants en vérifiant leur statut dans le système UO Campus. S’assure que les photos, les signatures et les pièces d’identité émises par le gouvernement sont validées ou téléversées conformément aux politiques de l’Université établies par le Bureau du registraire. Analyse et traite des renseignements personnels et confidentiels concernant les étudiantes et étudiants de l’Université et/ou les invités à court terme, et valide l’exactitude de leurs renseignements. Effectue les suivis requis et identifie les anomalies afin de maintenir la qualité et la confidentialité des informations reçues.

Gestion Des Comptes Et De La Clientèle

Interprète, explique et applique les politiques, règlements et procédures du secteur et de l’Université (recrutement, attribution, code de conduite, échéances financières, ententes, remboursements et retraits), et documente l’historique des dossiers afin de s’assurer qu’ils sont bien compris par les étudiantes et étudiants ainsi que par les membres des facultés et des services concernés. Vérifie les documents justificatifs fournis et apporte les modifications et prend les décisions appropriées relativement aux demandes des étudiants concernant les changements, les exemptions, les retraits et les mesures d’accommodement liées aux besoins particuliers. Analyse les dossiers étudiants afin de préparer la documentation officielle ou des renseignements spécifiques permettant de confirmer le statut de résidence des étudiants. La personne titulaire du poste participe aux réunions internes, aux événements organisés par l’Université d’Ottawa, aux conférences et à d’autres initiatives visant à promouvoir les résidences du Service du logement et l’expérience universitaire. Crée et tient à jour des fichiers de bases de données et des dossiers, compile et échange des renseignements avec les partenaires appropriés sur et hors campus, les étudiantes et étudiants, les invités et autres intervenants afin d’assurer l’intégrité des données dans les opérations quotidiennes. Prépare les devis initiaux et finaux, traite les paiements anticipés, prépare la facturation préliminaire et effectue le traitement des comptes afin d’assurer une gestion financière efficace. Produit des rapports d’occupation pour l’identification des étudiants et des invités, la gestion des accès, la sécurité et la planification des mesures d’urgence, ainsi que pour le transfert de données vers des systèmes complémentaires. Surveille et améliore les services offerts dans le secteur en produisant des rapports sur divers indicateurs de rendement et participe à l’élaboration de nouveaux outils permettant de mesurer la performance des différents secteurs.

Ce Que Vous Apportez

Connaissances en administration de bureau et en service à la clientèle, normalement acquises grâce à une formation postsecondaire. Au moins trois (3) années d’expérience en administration de bureau, en service à la clientèle ou dans un domaine connexe. Bilinguisme : français et anglais (à l’oral et à l’écrit). Pour être admissibles à ce poste, les candidates et candidats doivent obtenir une évaluation de niveau avancé faible ou supérieur en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. Le niveau de compétence est déterminé au moyen d’un test de compétence conçu par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme. Expérience dans l’analyse, l’interprétation et l’application de politiques et de procédures. Expérience et compétences en préparation, analyse et interprétation de rapports. Connaissance approfondie des fonctions, des produits et des services offerts par les différents secteurs et domaines connexes de l’Université. Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) en ce qui concerne la divulgation de renseignements sur les étudiants et la clientèle, ainsi que de la Loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et règlements applicables aux Services de vie en résidence. Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, les logiciels de traitement de texte, les tableurs, les logiciels de présentation, les bases de données, les logiciels de gestion de la clientèle, le courrier électronique et Internet. Capacité à pratiquer l’écoute active, à faire preuve d’empathie, de sens de la réconciliation, de patience et de bonnes habiletés interpersonnelles. Capacité à travailler de façon autonome et en équipe. Bonnes compétences organisationnelles et souci du détail. Capacité à travailler rapidement et sous pression. Autonomie et bon jugement.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.