Joining Eastern Quebec Learning Centre means seizing the opportunity to be part of a team dedicated to learning, inclusiveness, success and social, personal, academic and professional development. We're looking for a motivated, proactive and reliable admissions person to represent well our educational community during initial contacts with students and their families.

Job percentage: 80%, 4 days per week.

THE POSITION

The Eastern Québec Learning Centre is looking for a passionate and organized Admissions Secretary to join our dynamic team. As the first point of contact for our future students, you will play a key role in their educational journey by guiding them through the admissions process. Working with a number of educational resources, you'll coordinate activities related to admissions for future students.

THE RESPONSIBILITIES

• Warmly welcome visitors and act as the first source of information on the admission process for future students;

• Inform applicants and students about the various programs available and guide them to the services best suited to their needs;

• Revise and/or create forms, letters and any other documents (paper or electronic) related to the admissions process;

• Manage applicants' files in a confidential manner, from initial application to registration;

• Collect, verify and validate documents required to open files;

• Coordinate intake interviews, when required;

• Collate data on each future student in the pedagogical management software and verify student files;

• Coordinate follow-up (admission, refusal, revision, etc.);

• Ensure that official documents are integrated into the student's file and verify the information entered with the Ministry;

• Update information on admissions in the center's communications;

• Compile various statistics, as required, in order to produce and forward reports to the relevant stakeholders, for purposes of continuous improvement;

• Handle a variety of computer software with ease, manage email, telephone and in-person communications, and provide occasional assistance to staff on computer applications and systems specific to admissions and student records management;

• Work in collaboration with various educational, professional, technical and administrative resources;

• Perform any other related tasks.

Start Date: 2026-07-01
Apply Before: 2026-05-24
Hours per Week: 28 - 28
Shift: Day

The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

Rejoindre le Centre de Formation Eastern Québec, c'est saisir la chance de faire partie d'une équipe dédiée à l'apprentissage, à l'inclusivité, à la réussite et à l'épanouissement social, personnel, académique et professionnel. Nous cherchons une personne aux admissions motivée, proactive et fiable, afin de bien représenter notre milieu éducatif lors des premiers contacts avec les étudiants et leurs familles.

Pourcentage de la tâche: 80 %, 4 jours par semaine.

LE POSTE

Le Centre de Formation Eastern Québec est à la recherche d'un(e) secrétaire aux admissions passionné(e) et organisé(e) pour rejoindre notre belle équipe. En tant que premier point de contact pour nos futurs étudiants, vous jouerez un rôle clé dans leur parcours éducatif en les guidant à travers le processus d'admission. En collaboration avec plusieurs ressources du milieu éducatif, vous coordonnerez les activités reliées aux admissions des futurs élèves.

LES RESPONSABILITÉS

• Accueillir chaleureusement les visiteurs et oeuvrer comme première source de renseignements quant au processus d’admission pour les futurs élèves;

• Informer les candidats et étudiants sur les différents programmes disponibles et les guider vers les services adaptés aux besoins;

• Réviser et/ou créer les formulaires, les lettres et tout autre document (papier ou électronique) liés au processus d’admission;

• Gèrer les dossiers des requérants de manière confidentielle, de la demande initiale jusqu’à l’inscription;

• Recueillir, vérifiier et valider les documents requis pour l’ouverture des dossiers;

• Coordonner la passation des entrevues d’admission, lorsque nécessaire;

• Colliger les données de chaque futur élève au logiciel de gestion pédagogique et vérifier les dossiers-élève;

• Coordonner les suivis (admission, refus, révision, etc.);

• S’assurer d’intégrer les documents officiels au dossier de l’élève et vérifier les renseignements inscrits auprès du Ministère;

• Assurer la mise à jour des informations transmises dans les communications du centre, en ce qui a trait aux admissions;

• Comptabiliser différentes statistiques, selon les besoins, afin de produire et transmettre des des rapports aux intervenants concernés, à des fins d'amélioration continue;

• Manipuler avec aisance divers logiciels informatiques, assurer la gestion des communications par email, téléphone et en personne et fournir une assistance occasionnelle au personnel sur les applications et systèmes informatiques spécifiques à l'admission et à la gestion des dossiers élève;

• Travailler en collaboration avec diverses ressources du milieu éducatif, profesionnel, technique et administratif;

• Accomplir toute autre tâche connexe.

Date de début: 2026-07-01
Date limite: 2026-05-24
Heures par semaine: 28 - 28
Quart de travail: Jour

L'utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d'alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.