Keolis provides mobility to over 3.4B passengers a year in 15 countries, operating every mode from commuter trains and automated metros to shared bicycles. The almost 1,000 employees of Keolis Canada operate light rail vehicles, urban buses, intercity coaches and airport shuttles. For over 12M passengers a year, they make reaching their destination a safe, reliable and pleasant experience.

Under the direction of the HRIS Manager, the Senior HRIS Analyst supports the ongoing digitalization of Keolis Human Resources systems and processes through the maintenance, configuration, and enhancement of HR technology tools. This role focuses on ensuring data accuracy, improving system efficiency, supporting integrations, and providing analytical insights to drive informed decision-making across the organization. The Senior HRIS Analyst works under the direction of the HRIS Manager and collaborates with HR, leadership, and other critical business partners to deliver effective, compliant, and user-friendly HRIS solutions.

Key Accountabilities:

System Configuration and Maintenance

• Support HRIS configuration, integrations and setup of workflows, business rules, and data tables
• Assist with testing, validation, and deployment of HRIS system updates and releases
• Perform regular data audits to maintain system accuracy and compliance
• Support with the maintenance and troubleshooting of integrations between HRIS and external systems

Collaborate with IT and internal partners when needed to ensure system security and data integrity

Data Management and Security

• Maintain master data tables (locations, job codes, cost centers, earnings/deductions tables)
• Support in the management of user access rights and security in compliance with data protection guidelines
• Conduct routine data quality checks and resolve discrepancies
• Developing and implementing new processes and systems for efficient HR management, while managing auditing efforts on HR processes and documents to ensure data integrity
• Propose HRIS design, application, and processes based on functional requirements from the Centers of Excellence

Process Improvement and Support

• Collaborate with HR and business units to identify and support process improvement opportunities
• Assist with system enhancements, testing, and training related to new processes
• Document configuration changes, system processes, and standard operating procedures
• Support HRIS setup during acquisitions or new site mobilizations.

Maintenance and Development Solutions

• Able to perform root cause analysis and propose HRIS design improvements, policies, and procedures with support of the HCM Manager
• Test HRIS application development against HR and business requirements
• Define, document, and upgrade HRIS application system processes and systems to comply with changes in working conditions and regulations
• Update, maintain, create non-employee specific data value tables.

Knowledge and Experience:

• 4+ years of HR systems experience, preferably with UKG Pro, UTA, or Workforce Management (WFM)
• Working experience as an HRIS Administrator or similar role
• Experience in HRIS configuration, data auditing, and reporting
• Strong technical aptitude with HR software, preferable UKG Pro and database management
• Strong proficiency in Microsoft Excel (pivot tables, VLOOKUP, data analysis)
• Hands-on experience with integrations between HR and vendor systems
• Self-motivated and highly analytical, with keen attention to detail and a strong aptitude for working with numbers.
• Knowledge of Canadian data privacy and HR compliance standards
• Bilingual French/English written and spoken.

Preferred:

• Experience in HR Systems implementations and maintenance
• Experience in company acquisitions, building integrations between systems, building processes, training users on new systems/processes, and an understanding of project management and change management processes
• Knowledge of case management systems (ServiceNow, Salesforce)
• Bachelor’s degree or equivalent experience
• Experience working with transportation.

Skills:

• Strong analytical and problem-solving skills with high attention to detail
• Strong verbal and written communication skills
• Cross-functional collaborator with proven ability to partner with all levels of the organization and leverage networks and an overall great team player
• Strong understanding or aptitude to understand HR Systems, integrations, reporting and metrics
• Strong understanding of project management processes to maintain system integrity, including the ability to independently research and resolve issues using resources such as UKG's customer support and internal teams.

Work Requirements

• This position is hybrid and will be a part of the Keolis Canada office and can be based in Edmonton or Terrebonne.

******In French *******

Sous la direction du Responsable SIRH, l'Analyste SIRH Senior contribue à la digitalisation continue des systèmes et processus RH de Keolis par la maintenance, la configuration et l'amélioration des outils technologiques RH. Ce rôle consiste à optimiser l'efficacité du système, à faciliter les intégrations et à fournir des analyses pertinentes pour une prise de décision éclairée au sein de l'organisation. L'Analyste SIRH Senior travaille sous la direction du Responsable SIRH et collabore avec les RH, la direction et d'autres partenaires clés pour fournir des solutions SIRH efficaces, conformes et conviviales.

Responsabilités principales

Configuration et maintenance du système

• Assurer la configuration SIRH; l'intégration et la mise en place des processus de travail, des règles métier et des tableaux de données.

• Participer aux tests, à la validation et au déploiement des mises à jour et des nouvelles versions du système SIRH.

• Réaliser des audits de données réguliers afin de garantir l'exactitude et la conformité du système.

• Assurer la maintenance et le diagnostic des anomalies de l’intégrations entre le SIRH et les systèmes externes.

• Collaborer avec l'équipe TI et les partenaires internes afin de garantir la sécurité du système et l'intégrité des données.

Gestion et sécurité des données

• Maintenir les tableaux de données de référence à jour (lieux, codes de poste, centres de coûts, gains/déductions).

• Contribuer à la gestion des droits d'accès et de la sécurité des utilisateurs, conformément aux directives de protection des données.

• Effectuer des contrôles de qualité des données proactivement et résoudre les anomalies.

•Développer et mettre en œuvre de nouveaux processus et systèmes pour une gestion RH efficace, tout en pilotant les audits des processus et des documents RH afin de garantir l'intégrité des données.

•Proposer des solutions de conception, d'application et de processus SIRH en fonction des besoins fonctionnels des centres d'excellence.

Amélioration et soutien des processus

• Collaborer avec les RH et les unités opérationnelles afin d'identifier les opportunités et assurer le soutien des axes d'amélioration des processus.

• Contribuer à l'amélioration des systèmes, aux tests et à la formation relative aux nouveaux processus

• Documenter les modifications de configuration, les processus système et les procédures opérationnelles standard.

• Assurer la mise en place du SIRH lors de l’acquisition ou du déploiement de nouveaux sites.

Maintenance et développement des solutions

• Capacité à réaliser des analyses de causes approfondies et à proposer des améliorations de conception, de politiques et de procédures SIRH avec l'appui du responsable HCM.

• Tester le développement des applications SIRH en fonction des exigences RH et des besoins de l’entreprise.

• Définir, documenter et mettre à niveau les processus et les systèmes SIRH afin de garantir leur conformité avec l'évolution des conditions de travail et de la réglementation.

• Mettre à jour, maintenir et créer des tableaux de données non spécifiques aux employés.

Connaissances et Expérience

• Plus de 4 ans d’expérience avec les systèmes RH, idéalement avec UKG Pro, UTA ou Workforce Management (WFM)

• Expérience professionnelle en tant qu’administrateur SIRH ou dans un poste similaire

• Expérience en configuration SIRH, en audit de données et en confection de rapports

• Fortes aptitudes techniques avec les logiciels RH, de préférence UKG Pro, et en gestion de bases de données

• Excellente maîtrise de Microsoft Excel (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV, analyse de données)

• Expérience d’intégration entre les systèmes RH et les systèmes fournisseurs

• Compétences clés: Autonomie, esprit d’analyse aiguisé, rigueur, grand souci du détail et une aptitude marquée pour le travail avec les chiffres.

• Connaissance des normes canadiennes en matière de protection des données et de conformité RH

• Bonne capacité de communication à l’écrit et à l’oral en français et en anglais.

Atouts :

• Expérience dans la mise en œuvre et la maintenance de systèmes RH

• Expérience en acquisitions d'entreprises, intégration de systèmes, élaboration de processus et en formation d’utilisateurs aux nouveaux systèmes/processus

• Bonne compréhension des processus de gestion de projet et de gestion de changement

• Connaissance des systèmes de gestion de cas (ServiceNow, Salesforce)

• Baccalauréat ou expérience équivalente

• Expérience dans le secteur du transport

Compétences

• Excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes, avec un grand souci du détail.

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.

• Capacité avérée à collaborer avec tous les niveaux de l'organisation, à mobiliser les réseaux et à travailler efficacement en équipe.

Exigences du poste

• Le poste est hybride et sera localisé à Terrebonne ou Edmonton