Adjoint division transplant

Job summary

The administrative assistant will manage daily operations for the transplant division, including customer communication, inventory tracking, and logistics coordination. They are also responsible for preparing technical reports, managing documentation for shipments, and supporting the team with administrative and IT needs.

Job details

Gen-V, c’est plus qu’une entreprise. C’est une vision. Celle d’une nouvelle génération qui choisit de cultiver autrement : avec respect pour les gens, la terre et l’avenir. Ici, le vert symbolise le vivant, le durable et le possible. Nous croyons qu’il est possible de mieux cultiver, de consommer selon nos valeurs et de bâtir une agriculture performante, innovante et humaine. 👉 Travailler chez Gen-V, c’est participer à un mouvement et contribuer à une agriculture moderne et responsable. Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) Adjoint (e) administratif division transplants dynamique, persévérant(e) et rigoureux(se) afin de se joindre à notre équipe ! Principales Responsabilités * Assurer le premier contact avec les clients de transplants et répondre aux courriels, appels et demandes du département. * Assurer le soutien administratif : gestion des dossiers, documents, classement, archivage et agenda du département. * Préparer les documents, présentations et rapports requis et soutenir l’équipe dans ses besoins informatiques. * Participer à la coordination de projets et à la mise en place de procédures internes. * Assurer la saisie, le suivi et la gestion des données techniques liées à la production. * Préparer les rapports sur les volumes transplantés, les livraisons et les retours de cabarets et de racks. * Gérer les inventaires, les commandes, la réception du matériel et le suivi des stocks du département. * Coordonner les commandes des clients internes et externes, de leur réception jusqu’à leur confirmation et leur traitement dans les systèmes. * Planifier et coordonner les livraisons avec les clients, transporteurs, chargeurs et chauffeurs, en collaboration avec la cheffe de culture. * Préparer les documents requis pour les transports vers les États-Unis. * Collaborer avec les services de l’approvisionnement et de la comptabilité pour assurer le suivi des achats, de la facturation, des dépôts et des paiements en retard. * Agir comme personne-ressource pour les besoins en équipements et en matériel auprès des travailleurs. *** Toutes autres tâches connexes. Compétences & aptitudes requis Formation * Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe. * Maîtrise des outils informatiques : Suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), logiciels de gestion et bases de données. Expérience * 5 à 8 ans d’expérience en soutien administratif ou coordination. Compétences : * Capacité à gérer un agenda, planifier des réunions et coordonner la logistique. * Aptitude à organiser, classer et archiver électroniquement des documents. * Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec précision. * Respect des délais et des procédures. * Anticiper les besoins et résoudre les problèmes rapidement. * Capacité à travailler avec peu de supervision. * Maintenir une attitude professionnelle et confidentielle. * Contribuer à une culture d’entreprise positive. Atouts supplémentaires * Connaissance du logiciel SAGE * Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec des délais serrés. * Sens de la confidentialité et de la rigueur administrative. * Trilinguisme (français/anglais/espagnol) pour la communication avec clients, travailleurs et transporteurs * Expérience en gestion d’agenda, organisation de réunions et préparation de documents. * Expérience en suivi des inventaires, gestion des bases de données et traitement des commandes. * Familiarité avec les processus d’exportation et de transport (ex. documents pour les États-Unis).

What you’ll do

The administrative assistant will manage daily operations for the transplant division, including customer communication, inventory tracking, and logistics coordination. They are also responsible for preparing technical reports, managing documentation for shipments, and supporting the team with administrative and IT needs.

Requirements

Candidates must hold a college diploma (DEC) in administration or a related field and possess 5 to 8 years of experience in administrative support or coordination. Proficiency in the Microsoft Office suite and strong organizational skills are essential for this role.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• Customer service · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Reporting · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred
• Inventory management · Preferred
• scheduling · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Logistics coordination
• Inventory management
• Data entry
• Microsoft Office
• Project coordination
• Customer service
• Supply chain coordination
• Reporting
• Document management
• Scheduling
• Problem solving
• Time management
• Attention to detail
• Communication
• Document Management
• Administrative Support
• Supply Chain
• Record Keeping
• Organizational Skills
• Supply Chain Planning
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Agriculture
• Customer Support
• Billing
• Customer Service
• Procurement
• Customer Communications Management
• Data Entry
• Inventory Management
• Problem Solving
• Microsoft Project
• Operations
• Microsoft PowerPoint
• Time Management
• Coordinating
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Agriculture
• Logistics
• Management & Leadership
• Unclassified
• Logistics Coordinator
• Transport Clerks
• Logisticians