Gestionnaire de programmes / Program Manager

Hybrid
Posted Oct 12, 2026
1 position

Opens an external site

Employment type: Full-time
Experience level: Mid-level · 2+ years
Minimum education: Bachelor’s degree
Posting language: English
Working hours: 40 hours per week

Job summary

The Program Manager will lead the end-to-end planning and execution of complex corporate meetings, incentive travel, and sporting events. They are responsible for managing client relationships, negotiating vendor contracts, and overseeing financial budgets and reporting.

Job details

Gestionnaire de programmes Réunions, sports, événements d’entreprise et voyages de motivation Type d’emploi Temps plein Mode de travail Télétravail, avec déplacements occasionnels au centre-ville de Montréal et de Toronto Déplacements Au Canada et à l’étranger, selon les programmes Avantages sociaux Admissibilité aux avantages sociaux collectifs LE POSTE Les services Direct Travel offrent une occasion stimulante à un ou une gestionnaire de programmes se spécialisant dans les sports, les événements d’entreprise, les voyages de motivation, la gestion des programmes d’accueil et l’organisation de réunions et d’événements. Ce poste allie la gestion stratégique des relations clients à la réalisation concrète des programmes. La personne retenue gérera et développera les relations avec des clients clés tout en dirigeant la planification et la réalisation de programmes complexes de voyages, d’événements et d’accueil, de la conception à la réconciliation financière du projet. En collaboration avec les gestionnaires des services à la clientèle, les gestionnaires de projets, les équipes opérationnelles internes et les fournisseurs partenaires externes, le ou la gestionnaire de programmes agit à titre de conseiller ou de conseillère de confiance et traduit les objectifs des clients en expériences sur mesure, conformes aux exigences, rentables et mémorables. VOS RESPONSABILITÉS STRATÉGIE ET GESTION DES RELATIONS CLIENTS * Établir des relations clients durables fondées sur la confiance et agir comme principale personne-ressource tout au long du cycle de vie des programmes. * Consulter les clients pour définir les objectifs des programmes, les besoins du public cible, les attentes en matière de service, les budgets, les échéanciers et les critères de réussite. * Repérer les possibilités de développer les relations existantes et contribuer à l’acquisition de nouveaux clients grâce à des concepts convaincants, à des présentations et à des recommandations concernant les programmes. * Tenir à jour les renseignements sur les clients, leurs exigences, les modèles de documents et les activités dans le système de gestion de la relation client (CRM), en veillant à leur exactitude. PLANIFICATION ET RÉALISATION DES PROGRAMMES * Diriger l’ensemble de la conception, de la planification, de la réalisation et de l’évaluation finale de programmes complexes de réunions, de voyages de motivation, d’accueil lors d’événements sportifs, de voyages de groupe et d’événements d’entreprise au Canada et à l’étranger. * Élaborer des plans de projet détaillés, des itinéraires, des chemins critiques, des conducteurs d’événements, des communications à l’intention des participants et des procédures opérationnelles. * Gérer l’ensemble du parcours des participants, notamment les invitations, l’inscription, le transport aérien, l’hébergement, le transport terrestre, les activités, la restauration et les boissons, les services audiovisuels et les expériences à l’extérieur du site. * Superviser les besoins technologiques des événements, notamment l’inscription dans Cvent, la production de rapports, les applications mobiles, les sondages et la gestion des données, selon les exigences du programme. * Assurer la direction sur place et gérer les changements de dernière minute, le rétablissement de la qualité du service et la résolution des problèmes avec professionnalisme et sang-froid. GESTION DES FOURNISSEURS, DES CONTRATS ET DES FINANCES * Rechercher et évaluer les lieux d’événements, les hôtels, les services à destination, les services de transport et de production, ainsi que les autres fournisseurs des programmes. * Négocier les conditions commerciales et vérifier les contrats des fournisseurs et leurs avenants en vue de leur examen juridique et de leur signature par une personne autorisée. * Gérer la création des dossiers fournisseurs, les bons de commande, l’état des contrats, les acomptes, les autorisations de paiement par carte de crédit, les paiements et les pièces justificatives. * Préparer et tenir à jour des budgets de travail détaillés et effectuer les rapprochements; surveiller les dépenses des programmes et repérer les risques financiers ou les écarts. * Examiner et approuver la facturation aux clients et les coûts des fournisseurs pour en vérifier l’exactitude avant l’émission des factures ou les paiements, conformément aux contrôles de l’entreprise. EXCELLENCE OPÉRATIONNELLE ET COLLABORATION AU SEIN DE L’ÉQUIPE * Travailler en étroite coordination avec les équipes internes des services, du soutien administratif, des finances, de l’inscription, du transport aérien et des opérations pour assurer le bon déroulement des programmes. * Communiquer en temps utile des renseignements clairs et complets aux clients, aux parties prenantes internes et aux fournisseurs partenaires au Canada et dans les destinations d’accueil. * Fournir des conseils, une aide à la résolution de problèmes et des recommandations pratiques aux collègues et aux clients. * Examiner continuellement les processus des programmes, les modèles de documents, la production de rapports et les flux de travail, et recommander des améliorations qui renforcent la qualité, l’efficacité, la conformité et l’expérience client. * Assurer constamment un haut niveau d’exactitude et de service tout en soutenant les valeurs de l’entreprise et ses objectifs globaux. VOTRE PROFIL * Diplôme collégial ou universitaire en gestion d’événements, en hôtellerie, en tourisme, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, de préférence. * De deux (2) à cinq (5) ans d’expérience comportant des responsabilités croissantes dans la planification et la réalisation de programmes complexes de réunions, de voyages de motivation, de voyages, d’accueil ou d’événements d’entreprise; une expérience à un niveau supérieur dans des programmes exigeant un accompagnement très personnalisé est fortement souhaitée. * Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit, pour soutenir les clients internationaux * Réussite démontrée dans la gestion de programmes, depuis le mandat initial jusqu’à la réalisation sur place, au rapprochement financier et à la production des rapports après l’événement. * Rigueur indispensable dans la gestion des données. * Expérience en facturation aux clients, en paiements aux fournisseurs, en gestion de budgets de travail et de bons de commande, ainsi qu’en rapprochement des opérations effectuées avec les cartes de crédit de l’entreprise. * Solides compétences en recherche de fournisseurs, en négociation et en examen des contrats, avec un bon jugement commercial et une attention particulière aux risques. * Connaissance des programmes d’accueil de luxe et capacité d’effectuer des recherches et d’élaborer des concepts créatifs pour une clientèle exigeante. * Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint et OneDrive; connaissance de Google Workspace, d’Adobe, de Zoom et d’autres outils de collaboration, un atout. * Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, en présentation et en gestion des relations avec les parties prenantes. Une maîtrise professionnelle du français et de l’anglais est requise. * Grand sens de l’organisation, autonomie et aisance dans la gestion de multiples priorités complexes, d’échéances serrées et d’exigences changeantes. * Calme, débrouillardise et souci du client sous pression, avec la capacité d’anticiper les difficultés et de prendre des décisions judicieuses. * Capacité et volonté de voyager au Canada et à l’étranger et de travailler selon un horaire prolongé, en soirée ou la fin de semaine lorsque la réalisation des programmes l’exige. * Autorisation légale de travailler au Canada et capacité de satisfaire aux exigences applicables en matière de passeport, de visa, de vaccination et d’entrée dans les pays de destination pour les voyages d’affaires. ATOUTS * Certification CMP (Certified Meeting Professional) ou autre certification reconnue dans le secteur. * Expérience au sein d’une entreprise de gestion de voyages, d’une agence de réunions et d’événements, d’une entreprise de gestion de services à destination ou d’une organisation offrant des services d’accueil lors d’événements sportifs. * Expérience de Cvent, notamment pour l’inscription et la production de rapports. * Expérience de la direction de programmes d’envergure, à forte visibilité, destinés à une clientèle privilégiée ou se déroulant dans plusieurs destinations. CONDITIONS DE TRAVAIL * Poste en télétravail exigeant un espace de travail professionnel à domicile et l’utilisation régulière d’outils de collaboration. * Déplacements occasionnels au centre-ville de Montréal et de Toronto, ainsi que déplacements au Canada et à l’étranger dans le cadre des programmes. * Utilisation fréquente d’un ordinateur et périodes en position assise, debout et en déplacement à pied; capacité de soulever et de déplacer du matériel pesant jusqu’à 20 lb (environ 9 kg). * Disponibilité selon les horaires convenus avec les clients et établis pour les programmes, y compris des journées de travail prolongées et, au besoin, les fins de semaine pendant la tenue des événements. POURQUOI CHOISIR LES SERVICES DIRECT TRAVEL Les services Direct Travel offrent un environnement d’équipe dynamique axé sur les résultats, ainsi qu’une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels, notamment une assurance maladie, des régimes de retraite, des jours fériés, des vacances et des congés de maladie. Entreprise mondiale de gestion de voyages et d’événements, Les services Direct Travel proposent des services de voyages d’affaires et de gestion d’événements, ainsi qu’une expertise propre à certains secteurs, grâce à un vaste réseau international. Portée du poste : Cette description de poste résume les principales responsabilités et exigences du poste. Elle n’est pas exhaustive, et les responsabilités peuvent évoluer selon les besoins des clients et de l’entreprise. English Program Manager Meetings, Sports, Corporate Events & Incentives Employment Full-time Work model Remote, with occasional travel to downtown Montreal and Toronto Travel Domestic and international; program-dependent Benefits Group benefits eligibility THE OPPORTUNITY Direct Travel has an exciting opportunity for a Program Manager specializing in sports, corporate events, incentives, hospitality program management, and meeting and event operations. This role combines strategic client leadership with hands-on program delivery. The successful candidate will manage and grow key client relationships while leading the planning and execution of complex travel, event, and hospitality programs from concept through reconciliation. Working collaboratively with Client Services Managers, Project Managers, internal operational teams, and external supplier partners, the Senior Program Manager acts as a trusted advisor who translates client objectives into tailored, compliant, cost-effective, and memorable experiences. WHAT YOU WILL DO CLIENT STRATEGY & RELATIONSHIP MANAGEMENT * Build trusted, long-term client relationships and serve as a senior point of contact throughout the program lifecycle. * Consult with clients to define program goals, audience needs, service expectations, budgets, timelines, and measures of success. * Identify opportunities to expand existing relationships and support new business development through compelling concepts, presentations, and program recommendations. * Maintain accurate and current client information, requirements, templates, and activity in the CRM. PROGRAM PLANNING & DELIVERY * Lead the end-to-end design, planning, execution, and post-program review of complex domestic and international meetings, incentives, sports hospitality, group travel, and corporate events. * Develop detailed project plans, itineraries, critical paths, run-of-show documents, delegate communications, and operating procedures. * Manage attendee journeys, including invitations, registration, air travel, accommodation, ground transportation, activities, food and beverage, audiovisual, and off-site experiences. * Oversee event technology requirements, including Cvent registration, reporting, mobile applications, surveys, and data management, as required by the program. * Provide on-site leadership and manage last-minute changes, service recovery, and issue resolution with professionalism and composure. SUPPLIER, CONTRACT & FINANCIAL MANAGEMENT * Source and evaluate venues, hotels, destination services, transportation, production, and other program suppliers. * Negotiate commercial terms and review supplier contracts and addenda in preparation for legal review and authorized signature. * Manage supplier setups, purchase orders, contract status, deposits, credit card authorizations, payments, and supporting documentation. * Prepare, maintain, and reconcile detailed working budgets; monitor program spends and identify financial risks or variances. * Review and approve client billing and supplier costs for accuracy before issuance or payment, in accordance with company controls. OPERATIONAL EXCELLENCE & TEAM COLLABORATION * Coordinate closely with internal service, back-office, finance, registration, air, and operations teams to ensure seamless program delivery. * Communicate clear, timely, and complete information to clients, internal stakeholders, and supplier partners in Canada and host destinations. * Provide guidance, problem-solving support, and practical recommendations to colleagues and clients. * Continuously review program processes, templates, reporting, and workflows, recommending improvements that strengthen quality, efficiency, compliance, and client experience. * Deliver a consistently high level of accuracy and service while supporting company values and overall business objectives. WHAT YOU BRING * College diploma or university degree in event management, hospitality, tourism, business, or related field preferred. * A minimum of 2-5 years of progressive experience planning and delivering complex meetings, incentives, travel, hospitality, or corporate events; senior-level experience with high-touch programs is strongly preferred. * Fluent in both French and English, written and oral, to support international customers. * Demonstrated success managing programs from initial brief through on-site execution, financial reconciliation, and post-event reporting. * Strong data discipline is essential. * Experience with client invoicing, supplier payments, working budgets, purchase orders, and corporate credit card reconciliation. * Strong supplier sourcing, negotiation, and contract review skills, with sound commercial judgment and attention to risk. * Knowledge of luxury hospitality programming and the ability to research and develop creative concepts for discerning clients. * Advanced proficiency with Microsoft 365, including PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint, and OneDrive; familiarity with Google Workspace, Adobe, Zoom, and other collaboration tools is an asset. * Excellent written, verbal, presentation, and stakeholder-management skills. Professional proficiency in French and English is required. * Highly organized, self-directed, and comfortable managing multiple complex priorities, tight deadlines, and changing requirements. * Calm, resourceful, and client-focused under pressure, with the ability to anticipate challenges and make sound decisions. * Ability and willingness to travel domestically and internationally and to work extended hours, evenings, or weekends when required by program delivery. * Must be legally authorized to work in Canada and able to meet applicable passport, visa, vaccination, and destination-entry requirements for business travel. ASSETS * Certified Meeting Professional (CMP) or another recognized industry certification. * Prior experience with a travel management company, meetings and events agency, destination management company, or sports hospitality organization. * Cvent experience, including registration and reporting; * Experience leading large, high-profile, VIP, or multi-destination programs. WORKING CONDITIONS * Remote position requiring a professional home-office environment and regular use of collaboration tools. * Occasional travel to downtown Montreal and Toronto, plus domestic and international program travel. * Frequent computer uses and periods of sitting, standing, and walking; ability to lift and move materials weighing up to 20 lbs. * Availability during agreed client and program hours, including extended workdays and possible weekends during live events. WHY DIRECT TRAVEL Direct Travel offers a dynamic, results-driven team environment and a competitive compensation and benefits package, including medical benefits, retirement programs, statutory holidays, vacation, and sick leave. As a global travel management and events business, Direct Travel delivers corporate travel, event management, and specialist sector expertise through a broad international network. Role scope: This job description summarizes the principal responsibilities and requirements of the position. It is not intended to be exhaustive, and responsibilities may evolve to meet client and business needs.

What you’ll do

Requirements

Candidates should have 2 to 5 years of experience in event or program management and possess strong skills in data management and financial reconciliation. A college or university degree in a related field is preferred, along with proficiency in Microsoft 365 and Cvent.