Calling all Administrative Professionals!

Are you an organized and detail-oriented professional committed to delivering exceptional administrative support? Do you excel at managing multiple priorities, maintaining accuracy, and fostering strong working relationships within a team environment? If you take pride in ensuring smooth operations and providing reliable service, we invite you to consider this opportunity.

Positions available: • 1 permanent full-time position in the Inspection Operations Support unit, Food Safety and Environment Division

• 1 temporary full-time position for 12 months with possible extension in the Policy Division

About the job In this role, you will provide a range of administrative support services to staff and clients. These services will include:

• providing client and program administration support for a range of programs

• leading and delivering unit level administrative projects

• managing calendars and correspondence for management and staff

• entering, tracking and manipulating data in various software programs

• planning and organizing unit meetings, tracking projects

• processing financial transactions related to staff expenses, branch spending, vehicle costs and procurement in the branch

What you bring to the team

Communication and customer service skills

You have:

• effective communication skills to explain policies, procedures and reporting requirements.

• the ability to present information to internal teams at meetings

• customer service skills to provide a variety of services to internal and external clients in a highly professional and responsive manner.

Organizational skills

You can:

• manage a heavy workload with multiple demands and conflicting deadlines.

• support management by tracking multiple projects, following up on action items, and providing status updates to team members.

• stay organized to efficiently complete tasks and meet deadlines.

• manage records, track and retrieve information and data.

Analytical and problem-solving skills

You can:

• support the development, implementation and tracking of new and/or updated administrative policies and procedures.

• review transactions for compliance with policies, procedures and guidelines.

• identify potential problems and make recommendations for potential solutions.

Computer skills • You are proficient with databases, Client Relationship Management (CRM) software (e.g., Siebel), common office equipment and software such as Microsoft Office applications.

Financial administration skills

You have:

• numeracy skills to support financial management, tracking and budgeting.

• the ability to interpret and apply financial policies, procedures and guidelines. How to apply:

1. You must apply online by visiting www.ontario.ca/careers. You must enter the job id number in the Job ID search field to locate the job ad.

Remember:

The deadline to apply is Monday, December 8, 2025 11:59 pm EST. Late applications will not be accepted.

We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

Appel à tous les professionnels de l'administration!

Vous êtes un professionnel organisé et soucieux du détail, déterminé à offrir un soutien administratif exceptionnel? Vous excellez dans la gestion de multiples priorités, le maintien de la précision, et l'établissement de solides relations de travail au sein d'un environnement d'équipe? Si le bon déroulement des activités et la fourniture d'un service fiable vous rendent fier, nous vous invitons à envisager cette possibilité.

Postes disponibles :

• 1 poste permanent à temps plein dans l'Unité du soutien aux services d'inspection, Division de l'environnement et de la salubrité des aliments

• 1 poste temporaire à temps plein pour 12 mois avec possibilité de prolongation au sein de la Division des politiques

Au sujet de l'emploi

Dans ce rôle, vous fournirez une gamme de services de soutien administratif au personnel et aux clients. Ces services consisteront en ceux-ci :

• fournir un soutien administratif aux clients et aux responsables de programmes pour un éventail de programmes

• diriger et réaliser des projets administratifs au niveau de l'unité

• gérer les calendriers et la correspondance pour la direction et le personnel

• saisir, suivre et manipuler les données dans divers logiciels

• planifier et organiser les réunions de l'unité, suivre l'avancement des projets

• traiter les opérations financières liées aux dépenses de personnel, aux dépenses de la direction, aux coûts des véhicules et aux achats de la direction

Ce que vous apportez à l'équipe

Compétences en communication et service à la clientèle

Qualifications :

• Compétences efficaces en communication pour expliquer les politiques, les procédures et les exigences en matière de rapports.

• Capacité à présenter de l'information aux équipes internes lors de réunions.

• Compétences en matière de service à la clientèle pour fournir une variété de services aux clients internes et externes, de manière très professionnelle et adaptée aux besoins.

Compétences en organisation

Capacité à : • gérer une lourde charge de travail comportant de multiples demandes et des délais conflictuels;

• aider l'équipe de direction à suivre de multiples projets, assurer le suivi des mesures à prendre, et fournir des mises à jour sur l'état d'avancement aux membres de l'équipe;

• rester organisé pour accomplir les tâches de manière efficace et respecter les délais;

• gérer les documents, suivre et extraire l'information et les données.

Compétences en analyse et résolution de problèmes

Capacité à :

• soutenir l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi de politiques et procédures administratives nouvelles ou actualisées;

• examiner les opérations pour vérifier la conformité aux politiques, procédures et directives;

• déterminer les problèmes éventuels et formuler des recommandations concernant des solutions possibles.

Compétences en informatique • Maîtrise des bases de données, des logiciels de gestion des relations avec la clientèle (p. ex. Siebel), de l'équipement de bureau courant et des logiciels tels que les applications Microsoft Office.

Compétences en administration financière

Qualifications :

• Compétences en calcul, pour soutenir la gestion financière, le suivi des opérations financières et la budgétisation.

• Capacité à interpréter et appliquer les politiques, procédures et lignes directrices en matière financière.

Comment postuler :

1. Vous devez postuler en ligne à www.ontario.ca/carrieres. Vous devez entrer le numéro du concours dans le champ Numéro du concours pour trouver l'offre d'emploi.

Rappel:

La date limite de candidature est le lundi 8 décembre 2025 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.