Adjoint(e) de direction

Job summary

Provide high-level administrative, organizational, and confidential support to the general management team. Assist in the preparation of committee meetings, governance activities, and the drafting of administrative documents.

Job details

Avec plus de 1 000 municipalités et MRC membres, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a pour mission de défendre les intérêts politiques et économiques des régions. Vous collaborerez à faire du Québec de demain le Québec de toutes les régions en permettant aux municipalités du territoire d’offrir des milieux de vie dynamiques et prospères à leurs citoyens, en leur donnant accès à des services de qualité, dans le respect des réalités régionales. La FQM s’appuie sur une force de 7 000 élu(e)s provenant de toutes les régions du Québec. Ses structures décisionnelles et consultatives, dont son conseil d’administration, ses commissions permanentes, son Assemblée des MRC, sa Table sur le développement local et régional et ses différents comités lui permettent d’être un acteur politique de premier plan. La FQM met également de nombreux services à la disposition des organisations municipales du Québec. Nous sommes donc à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction pour supporter la responsable de la conformité et les directeurs généraux adjoints dans leurs quotidiens. Ce poste s’exerce principalement en présentiel et requiert une présence au bureau d’au moins quatre (4) jours par semaine. TON QUOTIDIEN À LA FQM La FQM connait une croissance soutenue depuis plusieurs années avec des défis stimulants et des occasions uniques à saisir. À titre d’adjoint(e) de direction, tu contribueras à fournir un soutien de haut niveau administratif, organisationnel et confidentiel à la direction générale de la FQM. Tu travailleras en étroite collaboration avec la responsable de la conformité dans la préparation des différentes réunions des comités et de différentes instances. De plus, tu effectueras diverses tâches administratives afin d’appuyer l’équipe de gestion dans ses nombreux mandats. LE RÔLE QUI T’ATTEND Appuyer les directeurs généraux adjoints dans la réalisation de différents mandats, projets, suivis de dossiers et de rencontres. Supporter et collaborer avec la personne responsable de la conformité dans l’organisation, la préparation et les suivis de l’ensemble des activités sous sa responsabilité en relation avec les différentes instances de gouvernance. Collaborer à la mise à jour des différentes politiques administratives et à la rédaction de procès-verbaux. Collaborer à l’organisation et participer aux activités de visibilité de la Fédération tels que congrès et colloques. Organiser des réunions, préparer des ordres du jour et rédiger des comptes rendus tout en assurant également le suivi des actions découlant des rencontres. Préparer, corriger et mettre en page des documents, contrats, ententes et autres documents juridiques ou administratifs. Assurer une gestion rigoureuse des priorités, des échéanciers et des informations confidentielles liées aux dossiers de la direction générale. Assurer, à l’occasion et selon les besoins, le remplacement de l’agente à l’accueil. POURQUOI TE JOINDRE À NOUS? Ce qui nous distingue : Rémunération concurrentielle Régime d’assurances collectives, incluant les protections dentaire et oculaire Régime de retraite avec participation de l’employeur (5 % employeur; 5 % employé), flexible et adapté à ton avenir grâce aux options REER, CELIAPP ou une combinaison des deux Un minimum de 3 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en fonction Banque de 6 congés personnels Congés payés entre Noël et le jour de l’An 13 journées fériées par année Et plus encore : Un horaire de travail estival condensé te permettant de terminer plus tôt le vendredi (selon le poste) Activités sociales et sportives Programme de reconnaissance pour souligner les évènements professionnels et personnels importants Accès à de la formation continue, notamment grâce à notre portail de formation pour les employés Un environnement collaboratif riche en expertises diversifiées LE PROFIL QU’ON RECHERCHE DEC en technique bureautique, administrative ou autre domaine connexe. Formation en secrétariat juridique, un atout. 5 à 8 ans d’expérience pertinente à la fonction. Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit. Très bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour la production de documents professionnels. Excellente organisation, rigueur et souci du détail, avec une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Discrétion, jugement et sens de la confidentialité, combinés à de fortes habiletés relationnelles et de communication. Autonomie, proactivité et capacité d’adaptation, avec aisance à gérer les imprévus et les dossiers complexes dans un environnement dynamique. *Toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente seront considérées.

What you’ll do

Provide high-level administrative, organizational, and confidential support to the general management team. Assist in the preparation of committee meetings, governance activities, and the drafting of administrative documents.

Requirements

Requires a college diploma (DEC) in office administration or a related field with 5 to 8 years of relevant experience. Candidates must possess excellent French communication skills and proficiency in the Microsoft Office suite.

Benefits

• Competitive salary • Group insurance plan • Dental insurance • Vision insurance • Retirement plan with employer contribution • Minimum 3 weeks vacation • 6 personal leave days • Paid leave between Christmas and New Year • 13 paid holidays • Summer work schedule • Social and sports activities • Recognition program • Continuing education

Listed skills

• Time management · Preferred
• document preparation · Preferred
• adaptability · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Communication Skills · Preferred
• Microsoft Office Suite · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Office management
• Microsoft Office Suite
• Document preparation
• Meeting coordination
• Minute taking
• Legal document drafting
• Confidentiality management
• Prioritization
• Communication skills
• Proactivity
• Adaptability
• Time management
• Relationship management
• Administrative Support
• Office Administration
• Relationship Management
• Professional Writing
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Management
• Communication
• Confidentiality
• Document Preparations
• French Language
• Governance
• Project Management
• Taking Meeting Minutes
• Microsoft Outlook
• Microsoft Office
• Office Management
• Microsoft PowerPoint
• Time Management
• Scheduling
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector
• Management & Leadership
• Unclassified
• Legal Support Specialist
• Legal Secretaries
• Legal Support Workers, All Other