Description du poste
À titre d’administrateur d’immeubles principal, vous travaillerez depuis notre bureau de Montréal et vous rendrez compte au directeur de la gestion immobilière. L’administrateur d’immeubles principal soutient le gestionnaire immobilier lors des activités quotidiennes liées aux immeubles du portefeuille et l’aide à réaliser les projets annuels en respectant les montants budgétisés. Ses fonctions sont administratives et liées à la gestion immobilière et à l'analyse des baux.

Principales responsabilités

• Coordonner les tâches administratives et les activités liées aux besoins de l'équipe de gestion de projet, selon les directives du chef de projet, des directeurs, du vice-président, des responsables du fonctionnement des immeubles et des services internes et externes.
• Soutenir et guider les administrateurs de projets dans leurs tâches quotidiennes, répondre à leurs questions et les soutenir dans leurs tâches lorsque nécessaire.
• Analyser les états financiers et les indicateurs de performance immobilière pour aider les directeurs de la gestion immobilière et les directeurs des propriétés.
• Travailler avec les équipes internes et externes à rationaliser les processus, et communiquer les changements aux administrateurs de projets afin de s'assurer qu’ils en tiennent compte.
• Répondre aux demandes des directeurs, des chefs de projet et du vice-président
• Préparer, rédiger et actualiser les appels d’offres et les ententes-cadre de service, c'est-à-dire : tout ce qui concerne l'étendue des travaux, l'analyse des chiffres et des coûts, les lettres d'appel d'offres et les ententes.
• Préparer, coordonner et diriger des appels d'offres pour le déneigement, l'aménagement paysager et le système CVC.
• Communiquer avec l'équipe juridique lorsque nécessaire, par exemple pour les ententes-cadre de service, etc.
• Porter une grande attention aux détails afin que les dossiers soient précis et détaillés.
• Approuver les demandes de congés des administrateurs de projets, gérer les vacances des membres de l'équipe de projets.
• Faire une évaluation annuelle des administrateurs de projets.
• S'assurer que les formulaires et les procédures opérationnelles normalisées s'appliquant à la gestion immobilière sont à jour sur l'intranet.
• Aider dans le cadre de toute autre tâche sur demande.
• Gérer les relations avec les locataires, répondre à leurs préoccupations et résoudre les problèmes complexes dans tous les immeubles du portefeuille.
• Effectuer des recherches et recueillir les informations nécessaires aux prises de décisions.
• Soutenir l'équipe par des conseils sur la gestion financière, la budgétisation et les principes comptables généraux.
• S’engager fermement à donner un excellent service aux clients, résoudre leurs problèmes lorsqu’ils se présentent et maintenir avec eux de bonnes relations.

Compétences et expérience requises

• Minimum de 5 ans d'expérience dans le secteur de la gestion immobilière commerciale avec des portefeuilles de taille moyenne à grande.
• Solides compétences en communication verbale et écrite, en français et en anglais.
• Préférablement une expérience antérieure de leadership dans un rôle similaire.
• Préférablement un diplôme universitaire en commerce, en gestion ou dans une discipline liée à l’industrie.
• Capacité de travailler dans un environnement dynamique et de gérer plusieurs projets avec précision.
• Avoir l’esprit d'équipe, des qualités relationnelles et aptitudes pour la communication.
• Maîtrise de Microsoft Office et Yardi.
• Solides compétences analytiques et aptitudes à résoudre les problèmes.
• Compétences indéniables en matière de service à la clientèle.
• Capacité à honorer les projets assignés en temps voulu.
• Forte capacité à gérer son emploi du temps et à prioriser les tâches.

Ce sont nos collaborateurs qui nous distinguent. Chez Pure Industriel, nous nous engageons à favoriser la diversité et l'inclusion au sein de notre organisation; par conséquent, nous encourageons toutes les personnes qualifiées de tous les milieux à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation sont offertes, sur demande, à tous les candidats ayant un handicap tout au long du processus d'embauche. Les candidats retenus feront également l'objet d'une vérification de leurs antécédents.

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Role Summary
As Lead Property Administrator, you will be based out of our Montreal office reporting to the Director, Property Management. Provides support to the Property Manager in the day-to-day activities for buildings in the portfolio and assist in completing annual budgeted projects within budgeted amounts. The role pertains to administrative functions relating to property management and analysis of leases.

Core Responsibilities

• Coordinate admin duties and activities related to PM team needs as directed by PM, Directors, VP, Building Operators, internal and external departments.
• Support and guide P. Admins with daily tasks, assist with any questions and provide support as needed to complete tasks successfully.
• Ability to analyze Financial Statement and property performance metrics to assist the Directors of the property management and the directors of properties
• Work with internal and external teams to streamline processes and communicate changes to the P. Admins to ensure all are in line with the changes.
• Support Directors, PMs, VP; s with any special requests.
• Prepare, maintain and assist with RFPs, Master Service Agreements, i.e.: scope of work, analysis of numbers and costs, tender letters and agreements.
• Lead, coordinate, and prepare tender projects for snow removal, landscaping, and HVAC
• Correspond with legal team when required for i.e.: MSA, etc.
• Strong attention to details to ensure accurate record keeping.
• Approve P. Admin time off requests, track vacations for PM Team.
• Conduct annual Performance review for P. Admins
• Ensure Intranet is current with all forms and SOPs that apply to Property Management
• Assist with any other tasks as requested.
• Manage tenant relations, address tenant concerns and resolve complex issues across all portfolios.
• Conduct research and gather information to support decision making.
• Support the team by providing advice on financial management, budgeting and general accounting principles
• Strong commitment to providing excellent service to clients, Ability to resolve issues in a timely manner, and maintain a positive relationship

Required Skills and Experience

• Minimum of 5 years’ experience in the commercial property management industry with mid-large sized portfolio’s;
• Strong verbal and written communication skills in French and English is required.
• Previous leadership experience in a similar capacity is preferred.
• Bachelor’s degree in business, management or industry related education preferred;
• Able to work in a fast-paced environment and handle multiple projects while maintaining accuracy;
• Collaborative team player with strong interpersonal and communication skills;
• Proficiency in Microsoft Office and Yardi;
• Strong analytical and problem-solving skills;
• First class customer service skills;
• Ability to deliver on projects assigned in a timely manner;
• Strong ability to manage time and prioritize tasks.

Our people are what makes us different. At Pure Industrial we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization; therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process. Successful applicants will also be subject to a background check.