Commis administrative ou commis administratif - Divers contrats à combler - 2025-A01
Top Benefits
About the role
Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans le territoire des Hautes-Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Par le biais de ses services universitaires et par ses nombreuses activités de recherches et innovations, l’UQAT constitue un moteur important du développement socioéconomique des territoires qu’elle dessert. Avec plus de 160 programmes d’études, l’Université réussit à accomplir sa mission grâce à l’engagement et à l’expertise de l’ensemble de son personnel à l’intérieur de plusieurs pôles d’excellence.
Votre rôle
Accueillir, renseigner et diriger la clientèle étudiante. Exécuter des tâches de nature administrative, académique et/ou de secrétariat inhérentes aux opérations, au fonctionnement des programmes d'études ou au fonctionnement du Bureau du registraire.
Vos responsabilités
Volet – Commis administrative ou administratif (commis aux études) :
- Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s'y rapportent. Transmettre l’information relative aux lieux des cours, les changements d'horaire, les annulations et les modifications des périodes de cours, lorsque requis;
- Participer aux opérations reliées à l’inscription (envoi de la documentation, séances d’inscription, modifications de choix de cours, mise à jour et classement des dossiers étudiants) selon les procédures en vigueur. Référer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pièces aux services concernés;
- Assurer le suivi administratif en lien avec la nature de ses fonctions;
- Assurer l'organisation matérielle du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en assurer le suivi;
- Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire, tel que les plans de cours. Rédiger de la correspondance d'ordre courant;
- Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques;
- Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer au VRER;
- Effectuer le classement relatif à son secteur selon les procédures en vigueur, s’assurer de la mise à jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d’activités;
- Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
- Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe de secrétariat.
Volet – Commis de bureau (commis à l’accueil) :
- Transmettre l’information appropriée au comptoir, au téléphone et par courrier électronique. Distribuer de la documentation et confier les demandes qui ne relèvent pas de sa compétence à la personne responsable;
- Transférer et distribuer l’ensemble des relevés de notes officiels aux autres établissements universitaires. Recevoir les relevés de notes officiels en provenance de ces derniers et en assurer la distribution;
- Effectuer certaines recherches relatives au dossier de l’étudiant. Rédiger, composer, vérifier et s’assurer de l’authenticité de divers documents tels que les demandes d’attestation, les relevés de notes et les diplômes, les officialiser et les acheminer;
- Recevoir les étudiants qui doivent fournir des pièces manquantes à leur dossier, vérifier l’authenticité des documents reçus, les officialiser et procéder à l’assermentation au besoin. Assurer la transmission des documents aux personnes concernées;
- Effectuer les changements d’adresse des étudiants sur le système informatique;
- Prendre connaissance de la correspondance et effectuer le tri en fonction des priorités;
- Préparer les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables;
- Répondre aux demandes relevant de sa compétence et effectuer le suivi de certains dossiers confiés par la personne supérieure immédiate;
- Effectuer le classement des dossiers relatifs à son secteur;
- Accueillir les visiteurs qui souhaitent rencontrer la personne responsable du Bureau du registraire, s’informer sur l’objet de l’entretien et préparer les documents nécessaires. Rediriger les demandes qui ne relèvent pas de sa compétence à la personne désignée;
- Organiser les rendez-vous à l’agenda de la personne responsable du Bureau du registraire et prendre les dispositions s’y rattachant;
- Effectuer de la mise en page et préparer des documents à l’aide d’outils informatiques;
- Voir à l’approvisionnement en fourniture relatif à son secteur;
- Effectuer la tenue de la petite caisse.
Profil recherché
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
- Avoir entre une (1) et cinq (5) années d’expérience pertinentes selon le poste;
- Maîtriser la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et être disposée à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la tâche (perfectionnement disponible au besoin);
- Posséder une excellente maîtrise du français écrit et parlé, avoir une facilité de rédaction et un esprit de synthèse;
- Avoir un bon sens de l’organisation et savoir établir ses priorités. Être reconnue pour offrir un service à la clientèle hors pair;
- Savoir faire preuve d’intelligence sociale et aimer collaborer au travail d’équipe;
- Faire preuve de discrétion et de jugement dans l’exécution de ses fonctions. Se distinguer par son autonomie, son initiative et sa capacité d’adaptation.
Statut: Plusieurs contrats de 6 mois. Temps plein - 35 h / semaine
Entrée en fonction : Août 2025
Date limite pour postuler: 4 août 2025 à 16h00
Pour postuler :
À partir de notre plateforme de gestion des candidatures, les personnes intéressées doivent faire parvenir leur lettre de motivation accompagnée de leur curriculum vitae ainsi que d'une copie de leur diplôme à l'attention de Marie-Pierre Maheux, CRHA, conseillère en gestion des ressources humaines.
Milieu inclusif
L’UQAT valorise l’équité, la diversité et l’inclusion (ÉDI) et, reconnaissant son rôle d’agent de changement, veille à garantir un milieu de vie inclusif pour tous et toutes. Ainsi, l’UQAT encourage les Autochtones, les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité à l’emploi auquel elle souscrit. Veuillez noter que des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
Les personnes intéressées peuvent remplir et faire parvenir, sur une base volontaire, le formulaire d’accès à l’égalité en emploi*.*
About Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue
HUMAINE, CRÉATIVE, AUDACIEUSE Voilà trois qualités qui décrivent bien l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue. En étudiant chez nous, vous découvrirez un monde où se côtoient savoir, expertise et leadership. Un monde accessible qui croit en vous, en vos compétences et qui vous mènera là où vous voulez aller. L’UQAT est une grande université de taille modeste où les relations humaines se font en toute simplicité. Les professeurs et les chargés de cours sont reconnus pour leur grande disponibilité et leur capacité à développer des liens privilégiés avec chacun de leurs étudiants. L’intégration et la réussite des étudiants sont au coeur des préoccupations de l’ensemble des employés de l’UQAT et, chaque jour, cela se traduit par une écoute attentive et un soutien personnalisé qui contribuent à rendre l’expérience uqatienne des plus agréables.
Première université à porter le nom d’une région, l’UQAT s’illustre par son attachement envers ses milieux avec lesquels elle a développé des relations durables lui permettant de poursuivre sa mission d’enseignement. Grâce à ses partenariats multiples avec d’autres institutions en Abitibi-Témiscamingue, dans les Hautes-Laurentides et dans le Nord-du-Québec, elle compte aujourd’hui une dizaine de campus, de centres et de points de service où s’offrent des cours qui répondent aux besoins en matière de formation universitaire.
Que ce soit pour la qualité de ses programmes ou pour la renommée internationale de certains professeurs, l’UQAT représente un premier choix pour plusieurs étudiants étrangers. En effet, chaque année, près de deux cents étudiants en provenance des cinq continents choisissent de suivre leur formation universitaire en Abitibi-Témiscamingue. La proximité des infrastructures de recherche de haut niveau et du terrain, principalement dans les domaines miniers et forestiers, fait de l’UQAT un milieu d’études exceptionnel.
https://uqat.ca/telechargements/mentions-legales-reseaux-sociaux.pdf
Commis administrative ou commis administratif - Divers contrats à combler - 2025-A01
Top Benefits
About the role
Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans le territoire des Hautes-Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Par le biais de ses services universitaires et par ses nombreuses activités de recherches et innovations, l’UQAT constitue un moteur important du développement socioéconomique des territoires qu’elle dessert. Avec plus de 160 programmes d’études, l’Université réussit à accomplir sa mission grâce à l’engagement et à l’expertise de l’ensemble de son personnel à l’intérieur de plusieurs pôles d’excellence.
Votre rôle
Accueillir, renseigner et diriger la clientèle étudiante. Exécuter des tâches de nature administrative, académique et/ou de secrétariat inhérentes aux opérations, au fonctionnement des programmes d'études ou au fonctionnement du Bureau du registraire.
Vos responsabilités
Volet – Commis administrative ou administratif (commis aux études) :
- Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s'y rapportent. Transmettre l’information relative aux lieux des cours, les changements d'horaire, les annulations et les modifications des périodes de cours, lorsque requis;
- Participer aux opérations reliées à l’inscription (envoi de la documentation, séances d’inscription, modifications de choix de cours, mise à jour et classement des dossiers étudiants) selon les procédures en vigueur. Référer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pièces aux services concernés;
- Assurer le suivi administratif en lien avec la nature de ses fonctions;
- Assurer l'organisation matérielle du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en assurer le suivi;
- Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire, tel que les plans de cours. Rédiger de la correspondance d'ordre courant;
- Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques;
- Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer au VRER;
- Effectuer le classement relatif à son secteur selon les procédures en vigueur, s’assurer de la mise à jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d’activités;
- Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
- Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe de secrétariat.
Volet – Commis de bureau (commis à l’accueil) :
- Transmettre l’information appropriée au comptoir, au téléphone et par courrier électronique. Distribuer de la documentation et confier les demandes qui ne relèvent pas de sa compétence à la personne responsable;
- Transférer et distribuer l’ensemble des relevés de notes officiels aux autres établissements universitaires. Recevoir les relevés de notes officiels en provenance de ces derniers et en assurer la distribution;
- Effectuer certaines recherches relatives au dossier de l’étudiant. Rédiger, composer, vérifier et s’assurer de l’authenticité de divers documents tels que les demandes d’attestation, les relevés de notes et les diplômes, les officialiser et les acheminer;
- Recevoir les étudiants qui doivent fournir des pièces manquantes à leur dossier, vérifier l’authenticité des documents reçus, les officialiser et procéder à l’assermentation au besoin. Assurer la transmission des documents aux personnes concernées;
- Effectuer les changements d’adresse des étudiants sur le système informatique;
- Prendre connaissance de la correspondance et effectuer le tri en fonction des priorités;
- Préparer les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables;
- Répondre aux demandes relevant de sa compétence et effectuer le suivi de certains dossiers confiés par la personne supérieure immédiate;
- Effectuer le classement des dossiers relatifs à son secteur;
- Accueillir les visiteurs qui souhaitent rencontrer la personne responsable du Bureau du registraire, s’informer sur l’objet de l’entretien et préparer les documents nécessaires. Rediriger les demandes qui ne relèvent pas de sa compétence à la personne désignée;
- Organiser les rendez-vous à l’agenda de la personne responsable du Bureau du registraire et prendre les dispositions s’y rattachant;
- Effectuer de la mise en page et préparer des documents à l’aide d’outils informatiques;
- Voir à l’approvisionnement en fourniture relatif à son secteur;
- Effectuer la tenue de la petite caisse.
Profil recherché
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
- Avoir entre une (1) et cinq (5) années d’expérience pertinentes selon le poste;
- Maîtriser la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et être disposée à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la tâche (perfectionnement disponible au besoin);
- Posséder une excellente maîtrise du français écrit et parlé, avoir une facilité de rédaction et un esprit de synthèse;
- Avoir un bon sens de l’organisation et savoir établir ses priorités. Être reconnue pour offrir un service à la clientèle hors pair;
- Savoir faire preuve d’intelligence sociale et aimer collaborer au travail d’équipe;
- Faire preuve de discrétion et de jugement dans l’exécution de ses fonctions. Se distinguer par son autonomie, son initiative et sa capacité d’adaptation.
Statut: Plusieurs contrats de 6 mois. Temps plein - 35 h / semaine
Entrée en fonction : Août 2025
Date limite pour postuler: 4 août 2025 à 16h00
Pour postuler :
À partir de notre plateforme de gestion des candidatures, les personnes intéressées doivent faire parvenir leur lettre de motivation accompagnée de leur curriculum vitae ainsi que d'une copie de leur diplôme à l'attention de Marie-Pierre Maheux, CRHA, conseillère en gestion des ressources humaines.
Milieu inclusif
L’UQAT valorise l’équité, la diversité et l’inclusion (ÉDI) et, reconnaissant son rôle d’agent de changement, veille à garantir un milieu de vie inclusif pour tous et toutes. Ainsi, l’UQAT encourage les Autochtones, les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité à l’emploi auquel elle souscrit. Veuillez noter que des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
Les personnes intéressées peuvent remplir et faire parvenir, sur une base volontaire, le formulaire d’accès à l’égalité en emploi*.*
About Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue
HUMAINE, CRÉATIVE, AUDACIEUSE Voilà trois qualités qui décrivent bien l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue. En étudiant chez nous, vous découvrirez un monde où se côtoient savoir, expertise et leadership. Un monde accessible qui croit en vous, en vos compétences et qui vous mènera là où vous voulez aller. L’UQAT est une grande université de taille modeste où les relations humaines se font en toute simplicité. Les professeurs et les chargés de cours sont reconnus pour leur grande disponibilité et leur capacité à développer des liens privilégiés avec chacun de leurs étudiants. L’intégration et la réussite des étudiants sont au coeur des préoccupations de l’ensemble des employés de l’UQAT et, chaque jour, cela se traduit par une écoute attentive et un soutien personnalisé qui contribuent à rendre l’expérience uqatienne des plus agréables.
Première université à porter le nom d’une région, l’UQAT s’illustre par son attachement envers ses milieux avec lesquels elle a développé des relations durables lui permettant de poursuivre sa mission d’enseignement. Grâce à ses partenariats multiples avec d’autres institutions en Abitibi-Témiscamingue, dans les Hautes-Laurentides et dans le Nord-du-Québec, elle compte aujourd’hui une dizaine de campus, de centres et de points de service où s’offrent des cours qui répondent aux besoins en matière de formation universitaire.
Que ce soit pour la qualité de ses programmes ou pour la renommée internationale de certains professeurs, l’UQAT représente un premier choix pour plusieurs étudiants étrangers. En effet, chaque année, près de deux cents étudiants en provenance des cinq continents choisissent de suivre leur formation universitaire en Abitibi-Témiscamingue. La proximité des infrastructures de recherche de haut niveau et du terrain, principalement dans les domaines miniers et forestiers, fait de l’UQAT un milieu d’études exceptionnel.
https://uqat.ca/telechargements/mentions-legales-reseaux-sociaux.pdf