Administrative Assistant (Contract, Full-Time – 21 hrs/week)

Adjoint·e administratif·ve (Contrat, Temps partiel – 21 h/semaine)

Term / Durée : Aug 4, 2025 – Mar 31, 2026 (with potential extension / possibilité de prolongation)

Wage / Salaire : $20/hour — paid monthly (~$1,680/month | ~1 680 $/mois)

Schedule / Horaire : Mon/Wed/Fri, 10:30 a.m.–5:30 p.m. EST | Lundi, mercredi et vendredi, de 10 h 30 à 17 h 30 (HNE)

Remote / Télétravail : 80% remote, with occasional in-person sessions | 80 % à distance, avec quelques rencontres en personne au bureau

Training / Formation : Full training and support provided | Formation et accompagnement complets offerts

🌟 Opportunity

EN:

Join the Women’s Economic Council (WEC) in a pivotal support role across operations and programming. You’ll work closely with a broad partnership and client network, supporting compliance, client intake, volunteer onboarding, program tracking, and communications—working in service of advancing gender equity and economic opportunity.

WEC is dedicated to fostering a workplace and community grounded in diversity, equity, and inclusion (DEI). We believe diverse perspectives fuel innovation and deepen impact, particularly for groups historically underrepresented in economic participation. We encourage applicants from all backgrounds—including women, Indigenous peoples, Black, racialized and LGBTQIA2S+ communities, newcomers, and people with disabilities—and strive to ensure equity in pay, access, and opportunity.

FR :

Rejoignez le Women’s Economic Council (WEC) dans un rôle clé de soutien aux opérations et à la programmation. Vous collaborerez avec un large réseau de partenaires et de client·e·s, en appuyant les processus de conformité, l’accueil des client·e·s, l’intégration des bénévoles, le suivi des programmes et la communication — au service de l’équité des genres et de l’inclusion économique.

Le WEC s’engage à créer un milieu de travail et une communauté fondés sur la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI). Nous croyons que la diversité des perspectives favorise l’innovation et renforce notre impact, en particulier pour les groupes historiquement sous-représentés dans la participation économique. Nous encourageons vivement les candidatures de toutes origines, notamment les femmes, les peuples autochtones, les personnes noires, racisées, en situation de handicap, issues des communautés LGBTQIA2S+ ou nouvellement arrivées au Canada. Nous veillons à l’équité en matière de rémunération, d’accès et d’opportunités.

🔑 Responsibilities

• Perform clerical duties (typing letters, monthly reports, compliance/risk tracking, volunteer logs).
• Keep management and board committees informed of flagged issues/trends.
• Onboard new staff and volunteers, providing support, orientation, and training.
• Compile and submit statistical and narrative reports to funders.
• Help organize and attend program and community engagement events.
• Support funding proposals and budget preparation.
• Maintain program correspondence, including media/materials for promotion.
• Greet and assist clients and partners professionally; facilitate referrals and basic intake.
• Monitor compliance/risk inventories; summarize findings and suggest improvements.
• Contribute to a collaborative, cross-cultural workplace and support WEC policies and committees.
• Other duties as assigned.

FR :

• Effectuer des tâches administratives (rédaction de lettres, rapports mensuels, suivi de conformité et des risques, journal des bénévoles).
• Informer la direction et les comités du conseil d’administration des enjeux ou tendances repérés.
• Accueillir et intégrer les nouveaux·elles employé·e·s et bénévoles (soutien, orientation, formation).
• Compiler et soumettre des rapports statistiques et narratifs aux bailleurs de fonds.
• Participer à l’organisation et à la tenue d’événements communautaires et de programmes.
• Appuyer la rédaction de propositions de financement et la préparation budgétaire.
• Gérer la correspondance liée aux programmes, y compris les contenus promotionnels.
• Accueillir professionnellement les client·e·s et partenaires ; faciliter les références et l'accueil de base.
• Surveiller les registres de conformité/risques, résumer les constats et suggérer des améliorations.
• Contribuer à un milieu de travail collaboratif et interculturel ; soutenir les politiques et comités du WEC.
• Autres tâches connexes.

🎓 Qualifications

• Post‑secondary certificate in Office Administration; 2+ years admin experience—nonprofit/funded programs preferred.
• Familiarity with grants/proposal processes.
• Excellent spoken/written English; French or other language(s) an asset.
• Skilled at communicating with those with limited English proficiency.
• Typing: 50 wpm; proficient with MS Office, Google Workspace, social media.
• Comfortable with standard office equipment and communication tools.
• Professional, inclusive, and customer-focused communication style.
• Cross-cultural competency and experience working in diverse teams.
• Criminal Record Check required.

FR :

• Diplôme postsecondaire en administration de bureau ; 2 ans d’expérience en soutien administratif (expérience dans le secteur communautaire ou les programmes financés souhaitée).
• Connaissance des processus de subvention et de rédaction de propositions.
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé ; l’anglais ou d’autres langues sont un atout.
• À l’aise pour communiquer avec des personnes ayant un niveau d’anglais limité.
• Dactylographie : 50 mots/min ; maîtrise de MS Office, Google Workspace et des réseaux sociaux.
• À l’aise avec l’équipement et les outils de communication bureautiques standards.
• Style de communication professionnel, inclusif et axé sur le service.
• Compétence interculturelle et expérience au sein d’équipes diversifiées.
• Vérification du casier judiciaire requise.

🌍 DEI Commitments

EN:

Equitable Recruitment: We apply inclusive hiring practices and invite accommodations—contact info@womenseconomiccouncil.ca for requests during application.

Inclusive Environment: We strive for a workplace where every voice is valued, and individuals from diverse backgrounds can thrive in meaningful roles.

Removing Barriers: We continuously assess our policies, practices, and pay structures to ensure fairness and equitable opportunity across gender, race, disability, and other identity dimensions.

FR :

Recrutement équitable : Nous appliquons des pratiques d’embauche inclusives et offrons des mesures d’adaptation au besoin (écrivez-nous à info@womenseconomiccouncil.ca).

Milieu inclusif : Nous œuvrons à créer un environnement où chaque voix est entendue, et où chacun·e peut s’épanouir.

Suppression des obstacles : Nous révisons régulièrement nos politiques, pratiques et structures salariales pour assurer l’équité, quels que soient le genre, l’origine, les capacités ou d’autres identités.

📄 Application

Fill form below to submit your application

https://forms.gle/qcCH5RvKviBJCwJM9

Applicants must be legally entitled to work in Canada; WEC cannot sponsor work permits.

Applications are accepted until filled. Interviews will take place July 17–25, 2025. Start date is August 4, 2025.

FR :

Veuillez remplir le formulaire pour soumettre votre candidature

https://forms.gle/qcCH5RvKviBJCwJM9

info@womenseconomiccouncil.ca. Une courte série de questions vous sera également envoyée.

Les candidat·e·s doivent avoir le droit légal de travailler au Canada (le WEC ne peut pas parrainer de permis de travail).

Les candidatures sont acceptées jusqu’à ce que le poste soit comblé. Les entrevues auront lieu du 17 au 25 juillet 2025. Entrée en poste prévue : 4 août 2025.

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