Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi : Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Numéro de référence : 1920

Direction : Direction des affaires étudiantes et communautaires

Service : Résidences et Centre sportif

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi : Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat : Marie-Pier Anctil-Corneau

Lieu de travail : Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc.

Statut de l'emploi : Poste régulier à temps complet

Horaire de travail : lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30

Échelle salariale : Min : 25.86 $ Max : 31.65 $

Entrée en fonction prévue : Août 2025

AFFICHAGE

Début d'affichage : 2025-07-03

Fin d'affichage : 2025-08-03 23:59

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la coordonnatrice à la Direction des affaires étudiantes et communautaires, la personne titulaire du poste d’agent.e de soutien administratif classe principale contribue principalement à la gestion des opérations des résidences, du Centre sportif et du service des sports et est responsable de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, dépôts, suivi budgétaire, compilation de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, etc.) permettant de mener à bien les dossiers de ces services. De plus, elle apportera un soutien administratif au service des installations et équipements sportifs ainsi qu’au Centre sportif principalement au niveau des inscriptions aux activités et du service à la clientèle.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

La personne titulaire de ce poste, dans les limites de ses responsabilités, peut être appelée à :

• Coordination des travaux administratifs

• Assurer la supervision de l’opération de location des chambres des résidences :

• Production des baux et contrats de locations;

• Assignation des chambres et le suivi;

• Suivi budgétaire des transactions de revenus et dépenses;

• Mise à jour des listes et des taux d’occupation;

• Gestion des communications avec les résidents;

• Gestion du processus de facturation des locations estivales de groupe;

• Travailler en étroite collaboration avec le concierge et la coordonnatrice.

• Assumer la responsabilité des opérations administratives du Centre sportif et/ou du Service des sports:

• Suivi budgétaire des transactions de revenus et dépenses et effectuer les dépôts;

• Production des calendriers des équipes sportives, de la mosaïque et des photos d’équipes en collaboration avec le technicien en loisir;

• Préparation des alignements pour les matchs locaux;

• Participation à l’organisation du Mérite sportif;

• Participation à l’organisation des compétitions et événements sportifs ;

• Étroite collaboration avec le magasin sportif au niveau de la gestion des équipements remis aux étudiants-athlètes et des équipements destinés aux usagers.

• Assurer le service à la clientèle des usagers du centre sportif;

• Procéder aux inscriptions (MIA), paiements, reçus, dépôts, encaissements (CLARA);

• Répondre aux demandes d’informations pour les différents services.

• S’occuper de l’échéancier de la production des principaux documents :

• Faire respecter les échéanciers et effectuer les rappels aux personnes concernées.

• Faire des rapports et compte-rendu d’activité

• Agir à titre de répondant(e) des différentes unités sous sa responsabilité en matière de gestion des documents et effectuer les opérations qui en découlent.

• Gestion des communications internes et externes

• Produire et assurer le suivi des informations inhérentes aux activités et services par le biais des différents moyens de communication existants (interne ou externe);

• Produire, en collaboration avec les personnes concernées, divers documents dont la qualité de présentation requise nécessite une mise en page avancée telle que le Mérite sportif, le programme de football, etc.;

• Faire le suivi des impressions;

• Collaborer aux activités de promotion.

• Suivis budgétaires

• Préparer les demandes d’achat et les acheminer pour approbation selon la procédure en cours;

• Classer les pièces justificatives;

• Opérer la petite caisse selon la procédure établie : faire approuver les dépenses, rembourser, balancer avec les reçus et acheminer aux services administratifs.

• Effectuer les dépôts

• Tâches connexes

• Traiter et acheminer le courrier interne et externe aux personnes concernées;

• Voir à l’approvisionnement du bureau en matériel et fournitures diverses;

• Recueillir des informations nécessaires pour certains dossiers particuliers ou pour transmettre des avis ou messages aux clients ou aux fournisseurs;

• Planifier et organiser des réunions;

• Collaborer à la réalisation d’événements spéciaux;

• Toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

CONDITIONS EXIGÉES PAR LE COLLÈGE

• Satisfaire à la norme linguistique établie par le Collège.

• Maîtrise des outils de la suite Office (Word, Powerpoint et Excel).

• Connaissances de base en comptabilité.

• Aptitude à comprendre et opérer différents systèmes informatisés tels que les applications Skytech dont CLARA, MIA.

• Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de patience et de diplomatie.

• Avoir le sens de l’organisation et des responsabilités.

• Facilité à communiquer et capacité à travailler en équipe.

• Capacité à gérer les priorités et à mener à bien simultanément plusieurs dossiers de front dans le respect des échéanciers.

• Habileté à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers en période de pointe;

• Souci de la qualité du service à la clientèle.

Tests requis :

• Français

• Logiciels Word et Excel

REMARQUES

Notez que la lettre de présentation est obligatoire. Veuillez donc joindre votre lettre, SVP.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.