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Ce que vous ferez Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Qualité, il élabore et maintient tous les processus et procédures de gestion documentaire ainsi que les systèmes GED (ACONEX, SharePoint, Project Wise…) afin de permettre la mise en application la codification, la circulation, la validation et l`archivage de TOUS les documents du projet. Il reporte les dysfonctionnements et difficultés au Responsable Qualité.

RESPONSABILITÉ

• Il/Elle coordonne avec les chefs de départements pour s’assurer que le RDL contienne la liste de tous les documents à fournir et déjà fournis en fonction des exigences contractuelles.
• S`assurer lors d’une transmission de document, que la référence à l’item du RDL soit inscrite sur la fiche d’identification du document.
• Mettre à jour le RDL avant chaque réunion de coordination de Chantier et mensuellement tout au long du Projet, afin d’y inclure toute la documentation soumise et à soumettre selon les exigences contractuelles.
• Garantir lors d’une modification de l’échéancier détaillé des travaux, les jalons et les dates correspondant à l’émission des livrables doivent aussi être mis à jour dans le RDL.
• Respecter les exigences du Client lors de la remise des documents.
• En général s`assurer des exigences décrites dans les documents contractuels.
• Il/Elle rédige et met à jour la procédure générale de management « Gestion des documents codifiés ».
• Il/Elle rédige et met à jour la procédure générale de management « Charte graphique ».
• Il/Elle rédige et met à jour la procédure générale « Gestion des correspondances ».
• Il/Elle s’assure que les procédures ci-dessus sont distribuées à tout le projet, aux sous-traitants et contractants à chacune de leur révision.
• Il/Elle rédige et met à jour le document « Guide d’utilisation de la GED ».
• Il/Elle s’assure que les documents produits par la JV, ses sous-traitants, ses contractants, sont conformes à la procédure de gestion des documents codifiés, respectent la charte graphique et ont fait l’objet d’un contrôle interne avant enregistrement dans la GED.
• Il/Elle assure la distribution via la GED des documents techniques aussi bien en interne qu’à destination du Client et des parties prenantes.
• Il/Elle met en place et tient à jour la matrice de distribution des documents.
• Il/Elle assiste les utilisateurs en particulier dans la définition de la codification des documents.
• Il/Elle assure la sécurisation des accès et l’élaboration des droits d’accès des usagers de la GED.
• Il/Elle forme et accompagne les nouveaux utilisateurs sur la GED lors de sessions de formations.
• Il/Elle tient à jour un registre du personnel formé.
• Il/Elle évalue l’efficacité des formations dispensées auprès des participants.
• Il/Elle implante les différents circuits de validation (Workflow).
• Il/Elle contrôle la bonne application des procédures générales par les documentalistes dont a directement la charge et de ceux des sous-traitants et contractants.

AMÉLIORATION CONTINUE

• Il/Elle est le pilote du processus « maîtrise documentaire » dans le cadre de la certification ISO 9001-2015.
• Il/Elle rédige, pour proposition à sa hiérarchie, les rapports de non-conformité concernant les écarts sur la gestion documentaire, ainsi que les actions correctives associées.
• Il/Elle propose la mise en place d’actions d’améliorations continues concernant l’outil GED, ses fonctionnalités, et la bonne assimilation par les utilisateurs.
• Il/Elle prépare des « Notes Qualité » destinées à sensibiliser tout ou partie du projet sur les fonctionnalités de la GED, les bonnes pratiques, les nouvelles fonctionnalités.
• Il/Elle s’assure de la bonne diffusion de ces notes et / ou de leur affichage.

CLIENT

• Il/Elle s’assure de la bonne transmission au Client et parties extérieurs des documents qui leur sont destinés pour revue ou pour information.
• Il doit assurer la transmission au Client d`une documentation complète, claire, précise, rédigée dans un français de qualité.
• Il/Elle communique avec ses équivalents chez le Client afin de définir et/ou adapter la matrice de diffusion des documents.
• Il/Elle fournit à la demande des directions du Client les états statistiques des documents circulant dans la GED.

RELATIONS CHANTIER

• Il/Elle veille à la bonne distribution des versions contrôlées à destination du Client ou des équipes de la construction sur le chantier.
• Il/Elle édite et distribue un état navette des derniers indices des documents suivant une fréquence fixée.

ARCHIVAGE

• Il/Elle élabore les stratégies de sauvegarde et d’archivage électronique en fonction du cycle de vie des documents.
• Il/Elle veille à la mise à jour d’un classement papier des documents qui le nécessitent au dernier indice en vigueur.

Ce rôle est fait pour vous si vous avez

• Posséder une expérience de travail pertinente d’au moins 5 ans en gestion documentaire de grands projets au Canada ou à l’international.
• Maîtrises des logiciels ACONEX, SharePoint et Project Wise.
• Posséder un bon sens de l’organisation du travail, en identifiant les priorités et en s’assurant de respecter les délais.
• Posséder l’aptitude à communiquer de manière à être bien compris, et ce, dans un langage oral et écrit de qualité.
• Posséder l’habileté d’établir et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses.
• Faire preuve de leadership.
• Maîtrise du français à l’oral ainsi qu’à l’écrit.
• Une maîtrise de l’anglais est un atout.

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Qui nous sommes Nous sommes Pomerleau, un leader national dans l'industrie de la construction, spécialisé dans la construction, le génie civil, l'infrastructure et les projets majeurs à travers le Canada. Depuis plus de 60 ans, notre équipe travaille ardemment non seulement pour construire d'incroyables communautés, mais aussi pour créer un environnement où nos employés peuvent apprendre, se développer et, surtout, S’ÉPANOUIR !

Notre fondation se base sur nos 5 valeurs fondamentales qui prônent l'innovation, l'amour, l'authenticité, l'excellence et l'adaptabilité. Nous croyons que notre succès repose sur notre culture d'entreprise dynamique que nous cultivons. Chez Pomerleau, nous sommes plus qu'un simple lieu de travail ; nous sommes une organisation énergique qui prospère grâce à la collaboration, au développement professionnel et, surtout, au plaisir !

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